Como controlar as compras e classificar as despesas de seu Hotel

A atividade é fundamental para entender quais os tipos de despesa que mais consomem sua receita e reduzem o seu lucro. De nada adianta ter uma boa ocupação e tarifas que proporcionam um margem saudável, se o trabalho de gestão dos gastos não é feito de forma adequada. Empreendimentos de sucesso, normalmente, são aqueles que conseguem gerenciar adequadamente as despesas, garantindo um ganho maior do que os gastos.

Como todo empreendedor sabe (ou deveria saber) identificar suas principais despesas é o primeiro passo para reduzir custos. E esse é um momento em que a redução de custos supérfluos é bem importante. Saber avaliar o que realmente é importante ou não é um dos segredos para não se cometer erros. Categorizar o tipo de despesa de cada compra ou contratação e consolidar esses valores, permitirá que você se atente ao mais relevante. E, nesse artigo, você terá várias sugestões para atacar suas principais despesas.
Afinal, como controlar melhor as compras? A estratégia inclui estabelecer os objetivos, monitorar os produtos e a necessidade de compra, listar os fornecedores, negociar com eles, gerir o estoque e analisar as vendas. E para fazer tudo isso bem feito, você vai precisar de um sistema de gestão se não quiser perder tempo e dinheiro. Afinal, boas ferramentas de gestão ajudam a evitar perdas e despesas desnecessárias. Os artigos a seguir também podem ajudar: Como prevenir perdas na gestão hoteleira e Como reduzir custos em seu Hotel, Pousada ou Hostel.

Não sabe onde buscar um bom software? A gente dá a dica: plataformas como o FastHotel permitem ao hoteleiro registrar todos os detalhes das compras do estabelecimento – como fornecedor, preço, data de entrega e forma de pagamento. Com isso, todos as informações estarão em um só lugar, ao alcance de um clique, melhorando a produtividade por meio de um gerenciamento mais eficaz.

Mais que isso, o sistema permite a classificação de despesas originada pelas compras. O gestor pode criar classes de custos de acordo com as suas necessidades – dividindo-as por tipo: produtos para revenda, operacionais fixos, operacionais variáveis, marketing, mão de obra, consumo do próprio negócio, entre outros. Cada produto cadastrado no sistema receberá uma dessas classes e, ao comprá-lo, o sistema atribuirá os valores à classe especificada.

Uma forma completa de controlar os gastos que permite ao hoteleiro avaliar o cenário sem grande esforço e tomar decisões mais assertivas para o controle dos gastos.

Tudo isso ligado diretamente ao setor de contas a pagar que, como falamos aqui, também precisa de controle próximo e organizado. Cada parcela gerada já passa a constar automaticamente no registro de valores que sairão do caixa dentro de determinado período – permitindo um acompanhamento adequado.

O estoque

Outro benefício de fazer o controle das compras em um sistema de gestão é a possibilidade de alimentar o estoque automaticamente – um ganho e tanto para um processo tão importante (leia mais sobre estoque aqui.) Integrado ao módulo de compras, o FastHotel pode ser configurado para controlar também o estoque. A partir dessa funcionalidade, a cada compra recebida, o estoque aumenta automaticamente. Por outro lado, cada produto que entra na conta do hóspede também reduz o estoque imediatamente, a partir do registro no sistema. No FastHotel ainda é possível fazer transferência dos estoques de produtos entre depósitos o que é muito importante para Hotéis ou Pousadas que possuem mais de um depósito.

Comece já

Só é possível reduzir custos em um negócio e não entrar no vermelho quando temos clareza dos gastos, percebendo exatamente por onde o dinheiro se esvai. Ao controlar as despesas em seu hotel assegura benefícios não só ao processo de compras em si, mas também nos processos de contas a pagar e de estoque. Enfim, se você ainda não gerencia detalhadamente suas despesas, está na hora de começar. Você perceberá rapidamente que já deveria estar fazendo isso há muito tempo.

Bônus

Em 03/03/2020, foi publicado um vídeo sobre redução de custos! Clique aqui e assista no Youtube.

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Dados da Publicação

Criação: 8 de fevereiro de 2019 | Última atualização: 17 de julho de 2022
Programa de Hotel, Programa para Pousada
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Fluxo de Caixa: a importância de acompanhar o contas a receber

É unânime entre os gestores: diante de uma concorrência cada vez mais acirrada no setor hoteleiro e de um cenário econômico instável, o Hotel ou Pousada que investe na organização e no controle financeiro de suas contas sempre sai na frente dos concorrentes. Um fluxo de caixa bem feito vai muito além do controle do dinheiro que entra e do que sai. O fluxo de caixa permite um raio X da saúde do caixa de seu estabelecimento, além de permitir uma administração mais eficaz – já que possibilita uma melhor avaliação do cenário financeiro para a tomada de decisões sobre os rumos do negócio.

É fácil imaginar que um Hotel ou Pousada possui uma infinidade de valores a receber, para uma infinidade de datas de recebimento – já que a maioria desses itens não cai de imediato na conta do estabelecimento. E para não perder o controle, só há uma solução: controle próximo e disciplinado. Com tantas variáveis, quem não gerencia prazos, não prioriza as atividades, não estabelece os critérios de controle e não coloca a mão na massa diariamente, vai aprender da pior forma que valor faturado não é valor recebido.

Dentre os controles existentes para um fluxo de caixa bem feito estão:

Contas a receber

E engana-se o gestor que pensa que este é um controle fácil de ser feito. Não são poucas as contas a receber em negócios de hotelaria. Elas referem-se aos valores das diárias e demais despesas dos hóspedes e que ainda não foram pagas por eles.

Os exemplos mais comuns são:

  • valores de diárias em reservas não-confirmadas
  • valores de diárias em reservas confirmadas com pagamento inicial parcial
  • valores dos consumos dos hóspedes durante a estadia

Em outras palavras, se existe uma conta e o hóspede ainda não pagou integralmente, então existe uma “conta a receber”. O hoteleiro deve ter a previsão desses valores, mas sabendo que ainda não há garantia de que serão recebidos.

Quando o contratante é uma pessoa jurídica, em geral, há uma etapa que é a consolidação das despesas da empresa e geração de uma fatura (com explicação detalhada das despesas dos funcionários da empresa). Para a cobrança desta conta a receber, a fatura normalmente é enviada à empresa acompanhada da Nota Fiscal de prestação de serviço e boleto de cobrança.

Recebimento (Prazo de Compensação)

Mesmo após o pagamento realizado pelos hóspedes ou empresas, ainda há um período em que os valores ainda não estão disponíveis. Isso ocorre devido ao fato que algumas formas de pagamento possuem um prazo entre a realização do pagamento e o recebimento do valor.

Em geral, temos os seguintes prazos por forma de pagamento:

  • dinheiro: imediato
  • transferência entre contas do mesmo banco: imediato
  • transferência via pix: imediato
  • transferência via ted: imediato
  • transferência via doc: em geral, 1 dia útil
  • cartão de débito: em geral, 1 dia útil
  • boleto: de 1 a 2 dias úteis
  • cheque (cada vez mais raro): de 1 a 3 dias úteis (a partir do depósito do cheque no banco). No caso dos pré-datados, o depósito só é realizado após a data indicada pelo emissor de forma manuscrita no próprio cheque após texto “bom para”
  • cartão de crédito: em geral, 30 dias, mas pode haver antecipação de recebível com pagamento de juros

Em outras palavras, se existe um pagamento e o valor ainda não está disponível na sua conta, então existe um processo de compensação a ser realizado. O hoteleiro deve ter a previsão desses valores com as datas estimadas de efetivação. Ainda há um pequeno risco de que esses valores não sejam recebidos, mas é um risco muito menor que o anterior.

Entrada Real (Crédito em Conta)

Após a realização do processo de compensação, os valores passam a estar disponíveis na conta do Hotel ou Pousada. Neste momento, os valores aparecem no caixa físico (em dinheiro) ou no extrato bancário.

Em outras palavras, o dinheiro está no caixa da empresa! Disponível para pagamento de contas. Como sempre, ainda há um pequeníssimo risco de que parte desses valores devam ser devolvidos por razão de chargeback de cartão de crédito por exemplo. Mas é um risco ínfimo se foram tomados todos os cuidados necessários no momento do pagamento.

Não sabe por onde começar?

Há quem ainda use o caderninho de anotações ou planilhas eletrônicas de excel, mas o melhor caminho para o hoteleiro que quer organizar seu contas a receber de maneira mais prática e rápida é contratar um programa de hotel para gestão hoteleira completa como o FastHotel. O software permite mais controle e segurança na gestão financeira de Hotéis e Pousadas já que disponibiliza a você:

  • acompanhamento das contas a receber devido a reservas não-confirmadas, valores em reservas confirmadas com pagamento inicial parcial e consumos dos hóspedes durante a estadia
  • criação de faturas detalhadas para cobranças de empresas conveniadas
  • gestão do caixa físico
  • conciliação bancária
  • extrato de caixa e banco e, claro,
  • fluxo de caixa

Assim, é possível controlar e visualizar de maneira clara e objetiva toda a evolução do caixa do Hotel e auxiliar no controle dos recebimentos. É garantia de mais controle e também de mais produtividade, já que a plataforma é otimizada para agilizar boa parte do trabalho.

O uso deste tipo de ferramenta é, ainda, uma alternativa mais precisa afinal, qualquer erro na previsão de prazos dos recebimentos, reflete na falta de recursos para pagar as contas que estão por vir.

Conduzir um negócio com excelência passa, necessariamente, pelo acompanhamento do fluxo de caixa. E, se esse processo fica meio de lado no seu negócio ou se mistura a outras atividades, é hora de repensar a estratégia. O FastHotel vai te ajudar a controlar o contas a receber e contas a pagar (saiba mais aqui). É dele que o seu estabelecimento depende para prosperar.

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Dados da Publicação

Criação: 8 de fevereiro de 2019 | Última atualização: 17 de julho de 2022
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Fluxo de Caixa: a importância de acompanhar o contas a pagar

O controle que evita multas por atraso e desequilíbrio no caixa do negócio

É impossível ter um negócio financeiramente saudável sem uma boa gestão financeira. E esse processo passa, necessariamente, pelo controle do fluxo de caixa – uma ferramenta de negócio que projeta, em detalhes, todos os valores que irão entrar ou sair (ou já entraram e saíram) da empresa, gerando uma previsão do saldo das contas bancárias e dinheiro disponível em caixa ao longo do tempo. Em outras palavras, ele indica qual será o saldo em caixa no final do mês atual ou qualquer outro do período pré-estabelecido pelo próprio gestor.

Só com esse acompanhamento completo e bem planejado é possível prever movimentações futuras e se preparar para o período de baixa temporada turística, para gastos que não estavam programados e para novos investimentos no Hotel. É por isso que, o empreendedor do ramo hoteleiro que domina o fluxo de caixa do seu estabelecimento, sai na frente da concorrência.

Conta a Pagar

Comece a utilizar a ferramenta de acompanhamento do contas a pagar do FastHotel para organizar seus pagamentos. Você pode programar contas a pagar por até 12 meses.

Ou seja, hoje mesmo você pode programar suas despesas mensais com água, luz, gás, contabilidade, impostos, salários, etc… por até 12 meses. Ao receber o boleto de cobrança, você apenas corrige o valor do próximo vencimento para tornar o Fluxo de Caixa mais preciso.

Compras de insumos, por exemplo, são registradas em pedidos de compras e os pagamentos devidos são registrados conforme o parcelamento informado no pedido de compras. Saiba mais sobre o módulo de compras aqui.

São tantos gastos dentro de um Hotel ou Pousada que o acompanhamento dos valores, datas de vencimento e status torna-se fundamental. E, quando não há um controle, os riscos de desequilibrar o caixa são grandes – seja porque não há valor disponível no dia do vencimento ou por conta dos altos juros e multas por atraso de pagamento.

Pagamento

Representa o ato de pagar, mas não necessária a baixa dos valores no caixa físico ou na conta bancária.

Em geral, a maioria das formas de pagamento debitam os valores no momento do pagamento. A exceção mais comum é o pagamento com cartão de crédito do Hotel ou da Pousada que gerará uma saída real dos valores no dia do pagamento da fatura (e em meses consecutivos no caso das compras parceladas).

Saída Real (Débito na conta)

Após os pagamentos de boletos, eventuais transferências e pagamento da fatura da cartão, é realizado o débito na conta do Hotel ou Pousada. Neste momento, os valores saem do caixa físico (em dinheiro) ou a baixa aparece no extrato bancário.

Fluxo de Caixa do FastHotel, o melhor Programa de Hotel

Para facilitar todo esse processo, esqueça também o caderninho e as planilhas de excel. Já existem diversos softwares de hotelaria, como o FastHotel, que oferecem muito mais controle e segurança para a gestão financeira de Hotéis e Pousadas. Afinal, qualquer número a mais ou a menos pode causar estragos no planejamento. O FastHotel permite uma visão completa das receitas e despesas e um acompanhamento detalhado das contas a pagar – além de oferecer funcionalidades de gestão do caixa físico, conciliação bancária, visão classificada de Receitas e Despesas e Fluxo de Caixa.

Uma dica importante para quem quer manter um Fluxo de Caixa ordenado é nunca misturar os gastos da empresa com gastos pessoais. O erro, embora comum, principalmente em estabelecimentos menores, é o primeiro passo para perder o controle financeiro do negócio.

Por fim, tenha em mente que o contas a pagar é um processo dinâmico e devem ser mantido em dia, o tempo todo. Portanto, nunca deixe de alimentar os controles financeiros sob pena de esquecer algum registro importante que representará uma quebra no fim do mês. Mantenha os dados sempre atualizados e garanta um negócio saudável.

Com as informações de contas a pagar em mãos, somado ao valor de contas a receber (leia mais sobre esse tema aqui), é possível ter uma visão macro das finanças, analisar com mais clareza o fluxo de caixa e corrigir o planejamento financeiro. Informações que ajudam na tomada de decisão tanto no período de dificuldade, quanto na bonança.

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Como programar a transferência de hóspedes de um quarto para outro

A situação pode acontecer em qualquer estabelecimento do setor hoteleiro e é preciso estar preparado para evitar piorar a situação

A necessidade de transferir hóspedes de quarto não é algo raro no setor de hotelaria. Estar preparado para essa situação é fundamental. Em alguns casos, talvez até seja um pouco mais fácil se organizar para executar a transferência de hóspedes de um quarto para outro pois é uma atividade programada mas, em outros, pode acontecer de maneira imprevisível.

Qual é o caso imprevisível?

Trata-se da mudança de quarto por conta de uma reclamação do hóspede a respeito de problemas na acomodação. O atendimento inicial deve ser pautado pela atenção e respeito às críticas feitas. Em nenhum momento seja resistente ao relato ou à necessidade da troca de quarto e proceda da mesma maneira: com cuidado e atenção.

É importante salientar que um bom trabalho de conferência antes do check-in (check-list das acomodações) e um planejamento de manutenções preventivas podem evitar essa situação.

Como programar a transferência de hóspedes de um quarto para outro

Quais são os casos previsíveis?

Pousadas e Hotéis dispõem, em geral, de várias unidades de cada um dos diferentes tipos de quarto e, no ato da reserva, nem sempre uma mesma acomodação estará disponível durante todo o período programado pelo hóspede. Para não perder o cliente, a única possibilidade é planejar a transferência de quarto (sempre avisando aos hóspedes que isso irá acontecer).

Outra situação em que isso pode acontecer é quando, em uma estadia, foi contratado mais de um tipo de quarto. Isso geralmente acontece quando há um tipo de quarto muito exclusivo, concorrido e caro e, por inúmeras razões, o hóspede decide passar alguns dos dias da estadia nesse tipo de quarto especial.

Então, como fazer?

Idealmente, a transferência de hóspedes de um quarto para outros idealmente não deveria existir mas, como já foi dito, não é algo raro. O principal ponto de atenção é que essa é uma atividade que preocupa, e muito, os próprios hóspedes pois outras pessoas manusearão seus pertences particulares.

Mas uma reserva que exige a troca de quartos não precisa ser necessariamente um problema (ou um problema adicional, dependendo do motivo pelo qual a troca está sendo realizada). Esse procedimento deve estar considerado no treinamento e na lista de atividades das camareiras, mas indica-se que a melhor camareira sempre a responsável por executá-la. Lembre-se que a transferência precisa ser meticulosa e cercada de cuidados; afinal, o hóspede espera encontrar seus bens exatamente no mesmo lugar deixado na acomodação de origem.

Finalmente, sabemos que a programação das atividades de camareira é um desafio que exige muita atenção para que não haja erros. É claro que, quando você conta com um Sistema de Hotel como o FastHotel, a tarefa fica mais fácil. Nos casos previsíveis, o software cria automaticamente uma atividade para a camareira, que consiste justamente em retirar os pertences de um quarto e levar para a nova acomodação. Ao confirmar a execução da atividade planejada, o FastHotel passará a apresentar o hóspede no quarto de destino.

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Controles que você nem imagina com poucos cliques!

Segurança do check-out saldo zero

Saiba como evitar prejuízos no procedimento de saída dos hóspedes.

Quanto mais prático e ágil um processo, melhor para seu hóspede. Mas a simplificação excessiva de processos, como o do Check-out, pode acabar trazendo riscos para o seu negócio. Afinal, nem sempre o hóspede preza pela honestidade e o empreendimento acaba acumulando muitos calotes e fraudes. A solução é buscar estratégias que permitam a redução da burocracia e, ao mesmo tempo, garantam a segurança para o hoteleiro durante o Check-out.

Nesse sentido, a tecnologia surge como a melhor aliada. Com o FastHotel, o Check-out não é realizado caso existem valores pendentes a serem pagos e, ainda assim, manter a agilidade – poupando tempo do recepcionista e do cliente.

Com o apoio de uma plataforma online, é hora de dizer adeus a inúmeras comandas de consumação de papel – que geram um processo desorganizado, e é possível controlar os consumos do quarto diariamente (durante o serviço de limpeza das acomodações) e acabar com os erros de matemática no fechamento das contas.

Ao adquirir um Software Hoteleiro capaz de assegurar um Check-out Saldo Zero, o hoteleiro tem mais segurança, garantias de faturamento real e lucro efetivo no final de cada mês.

Outras vantagens do sistema

Adotar em um Programa de Gestão Hoteleira, como o FastHotel, ainda permite usufruir de funcionalidades que contribuem para uma gestão completa da conta do hóspede. O sistema permite lançar arredondamentos, tanto para cima quanto para baixo, quando o empreendedor oferece algum tipo de desconto ao hóspede como cortesia ou devido à falta de troco. Possibilita, ainda, o lançamento de acréscimo financeiro quando o hóspede gera, por exemplo, prejuízos por mau uso da estrutura ou de qualquer serviço extra oferecido pelo negócio, como o aluguel de bicicletas.

Mais que isso, oferece uma função específica para empresas, com a possibilidade de lançamento de pagamentos a faturar posteriormente ao Check-out.

O FastHotel, ainda podem ter Motor de Reservas e Gestor de Canais, fazer a Gestão Financeira, Controlar estoque e muito mais.

Conclusão

Com tantas vantagens, é difícil hoje pensar na rotina de um empreendimento do setor hoteleiro, sem um Sistema de Gestão completo. Na atualidade, hoteleiros que entregam agilidade ao cliente e controlam bem as finanças saem na frente dos concorrentes. Por isso, cada vez mais será preciso contar com a tecnologia para oferecer facilidades e menos burocracia.
Pense nisso e comece já!

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Dados da Publicação

Criação: 25 de janeiro de 2019 | Última atualização: 17 de julho de 2022
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