A importância do controle de estoque na Hotelaria

Para a realização das atividades típicas de um Hotel ou Pousada, faz-se uso dos mais diversos produtos, seja para uso interno, seja para uso dos hóspedes. Para fazer a gestão desses produtos é importante ter um controle de estoque eficiente. Sendo o estoque parte muito importante no orçamento de um Hotel, fica claro que uma gestão adequada refletirá positivamente no desempenho financeiro do negócio.

A gestão de estoque de Hotéis e Pousadas controla a quantidade de produtos no seu empreendimento e é primordial para evitar consumos internos excessivos e prejuízo com perdas de produtos, bem como evitar a insatisfação dos hóspedes pela falta de determinado produto. Além disso é a melhor forma de garantir que não haja desvios de nenhum item.

Um certo nível de perda é considerado aceitável, por exemplo uma quebra de garrafa, mas é importante fazer o acompanhamento do uso dos produtos em estoque para entender como é o consumo do seu Hotel ou Pousada. Quais os itens mais usados e que precisam de uma reposição constante? E os itens menos usados? Você está comprando quantidade menores para evitar perdas?

Na gestão de estoque é importante considerar itens de 5 grupos:

• os itens do Enxoval (pelo seu custo unitário e também pelo número de vezes em que está exposto ao risco de perda, principalmente quando são enviados para lavanderia externas ;
• os itens que são vendidos para os hóspedes na recepção ou no frigobar (em geral A&B ou Alimentos e Bebidas, mas incluem-se também os produtos vendidos em lojinhas);
• os itens que são ingredientes para preparo de café-da-manhã, lanches e refeições (ingredientes de A&B);
• amenities (itens oferecidos aos hóspedes com reposição direta, nos quartos ou piscinas); e
• os itens de uso interno como produtos de limpeza.

No caso do Enxoval, você precisar controlar a quantidade de lençóis, fronhas, toalhas que foram enviadas ao seu fornecedor e a quantidade retornada por ele. As reclamações de “sumiço” de itens são constantes, já que uma lavanderia em uma cidade turística normalmente tem vários hotéis como clientes.

Entre os itens de compra direta pelo hóspede, temos bebidas engarrafadas/enlatadas, petiscos que não precisam de preparo e são oferecidos em pacotes fechados (chocolate, saquinhos de amendoim, bolachinhas, etc.) e produtos vendidos em lojinhas. Sempre que um item desses for lançado na conta do hóspede, o FastHotel reduzirá automaticamente o estoque na quantidade consumida. No caso de estorno do item na conta, o movimento de estoque também é estornado automaticamente.

Para os itens que são ingredientes, ao fazer um controle do estoque, o hoteleiro pode fazer um comparativo de quantidade de produtos que saíram do estoque de acordo com a quantidade de refeições vendidas. Com esse comparativo, é possível verificar qual o custo real com as refeições e criar padrões de consumo para esses ingredientes, por exemplo.

Os amenities são itens de consumo (sem venda) muito frequente assim como os produtos de uso interno como produtos usados em limpeza. Ambos são diretamente relacionado ao número de hóspedes. O custo dos amenities é relevante! Você sabe quanto seu hotel ou pousada gasta em amenities por hóspede? E os itens de consumo próprio do Hotel ou Pousada, que tem relação indireta com os hóspedes mas, ainda assim, é possível fazer uma relação. Qual a quantidade de insumos da lavanderia gastos versus a quantidade de reservas num determinado período?

Com essa análise, é possível também determinar os padrões de consumo dos produtos do estoque como sendo por hóspede ou por reserva. Por exemplo, os itens de amenidades são contados por hóspede, já os insumos de lavanderia por reserva, uma vez que a roupa de cama de uma cama de casal será lavada e terá o mesmo custo independentemente da hospedagem ser para uma pessoa ou para um casal, por um ou dois dias…

Você deve ter percebido que as vantagens do controle de estoque são inúmeras:

• Organização do estoque em depósitos e determinação de responsáveis por esses depósitos.
• Identificação e eliminação das perdas dos itens de estoque, principalmente os itens de valor mais relevante e com uso mais frequente).
• Entendimento dos padrões de consumo por item como número de hóspedes, número de reservas, refeições servidas num determinado período, etc…
• Possibilidade de estudar esses padrões de consumo para reduzir o custo com esses itens, principalmente os mais caros.
• Determinação da quantidade de insumos ideal em estoque conforme a ocupação prevista: baixa temporada, alta temporada e feriados.
• Redução do capital de giro, ou seja, do valor investido em estoque sem o risco de desabastecimento.

Para um controle eficiente dos estoques é necessário o uso de um bom Sistema de Gestão Hoteleira. O FastHotel atende essa necessidade com seu módulo de estoque e as diversas funcionalidades disponíveis como: entradas de produtos nos recebimentos de compras, baixa automática de produtos consumidos pelos hóspedes, ajustes de inventário, movimentação de produtos entre depósitos, relatórios com informações em tempo real, dentre outras.