O que é um motor de reservas e por que usar esse sistema?

Se você quer se livrar da dependência de plataformas terceiras, eliminar gastos com pagamento de comissões, aumentar a eficiência operacional do seu negócio hoteleiro e melhorar a experiência dos potenciais clientes, precisa saber o que é um motor de reservas.

O motor de reservas é um sistema online que permite aos futuros hóspedes reservar quartos diretamente do site, aplicativo ou redes sociais do hotel, pousada, hostel ou resort, sem precisar de intermediários, como as OTAs (agências de viagem online), para concluir a operação.

Por meio desse software, a pessoa escolhe o quarto, as datas, informa a quantidade de pessoas e efetiva o pagamento da reserva, tudo de maneira direta, rápida, prática e, o mais importante, segura.

Para os hoteleiros, é a melhor alternativa para aumentar as vendas diretas, faturar mais, gastar menos com comissões e ter um relacionamento direto com os futuros hóspedes.

Achou interessante? Então, siga a leitura e entenda o que é um motor de reservas, como funciona, vantagens e como escolher o melhor.

O que é um motor de reservas?

O motor de reservas é um sistema de autoatendimento, no qual o futuro hóspede pesquisa por quartos disponíveis e tarifas em diferentes datas, escolhe a melhor opção, reserva o (tipo de) quarto que deseja pela quantidade de dias que necessita, quase sempre já faz o pagamento diretamente para o meio de hospedagem, como hotel, pousada, resort e hostel.

O software dispensa intermediários, a exemplo das OTAs — como Booking.com e AirBnb —, e, por esse motivo, melhora a experiência do cliente e o faturamento dos empreendimentos hoteleiros, pois elimina custos com comissões.

Ao usar essa solução, o hotel ou pousada aumenta sua produtividade operacional. Claro que esta não é a única forma, existem outras para conquistar sete vezes mais produtividade nas atividades da recepção, atividades administrativas, restaurante e bar do negócio.

Além disso, o sistema oferece total controle sobre a gestão de reservas, otimiza o atendimento e gera um aumento sustentável da receita. Investir nessa tecnologia não é somente uma escolha estratégica, mas uma necessidade para se manter competitivo no mercado.

Dica de leitura: “Preciso mesmo de um motor de reservas?”

Como funciona um motor de reservas?

Saber como funciona um motor de reservas também é crucial, pois deixa mais claro os motivos pelos quais o sistema é tão útil para o seu negócio.

O motor de reservas se integra ao seu sistema de gestão hoteleira e apresenta a disponibilidade de quartos em tempo real. Assim:

• o futuro hóspede verifica os quartos desocupados e as tarifas disponíveis para as datas de seu interesse e quantidade de pessoas (pode-se repetir esse processo inúmeras vezes, até o cliente encontrar a opção mais adequada);
• ele escolhe o quarto e tarifa que atende às suas preferências ou necessidades (o hoteleiro pode definir quais tarifas quer disponibilizar, por exemplo, tarifa padrão, tarifa não reembolsável, tarifa flexível, tarifa para mínimo de 3 noites);
• em seguida, pode incluir “adicionais”, que geralmente são serviços e experiências oferecidos no momento da compra da diária, como café da manhã na cama, piquenique, decoração especial e traslados;
• ao incluir pedidos especiais, deve dar o “de acordo” às políticas e termos e condições;
• após, seleciona o meio de pagamento online, como o FastPIX ou cartão de crédito;
• com o pagamento aprovado, recebe uma mensagem de confirmação da reserva na tela e por e-mail e até no WhatsApp (no caso do Motor de Reservas FastHotel).

A partir desse ponto, o motor de reservas entrega para o hotel uma série de facilidades operacionais:

• o software registra a contratação do quarto no sistema de gestão, o que facilita o gerenciamento e acompanhamento das vendas;
• atualiza automaticamente o calendário de ocupação, o que evita conflitos de reserva;
• entrega para a equipe de recepção uma visão completa e confiável das reservas, em tempo real, o que agiliza o atendimento;
• também envia os dados do hóspede diretamente para o cadastro e otimiza o check-in;
• gera dados para relatórios financeiros com base nas vendas confirmadas e aprimora o controle de receita.

Conhecer o funcionamento facilita entender o que é um motor de reservas. Agora, se essa informação não for suficiente para você tomar a sua decisão de contratação, veja abaixo os principais benefícios que terá ao utilizar uma solução desse tipo.

Quais as vantagens de um motor de reservas?

As principais vantagens de um motor de reservas são:

1. Aumento das reservas e da receita: por permitir que os futuros hóspedes reservem os quartos sem a necessidade de intermediários, como as OTAs;
2. Crescimento da margem de lucro: também por conta da eliminação de terceiros para fazer as reservas, o que dispensa a obrigatoriedade de pagamento de comissões sobre as vendas;
3. Ganho de eficiência operacional: ao automatizar o fluxo de reservas, reduzir o trabalho manual das equipes e diminuir erros;
4. Melhoria na experiência do cliente: ao oferecer uma dinâmica de reserva simples, rápida e segura;
5. Atualização em tempo real da disponibilidade: essencial para evitar overbooking e garantir informações sempre corretas para os futuros clientes;
6. Mais controle sobre preços e promoções: permite ajustar tarifas, criar ofertas e aplicar descontos estratégicos conforme a demanda;
7. Geração de relatórios e análise de desempenho: fornece dados valiosos sobre reservas, receita e comportamento dos clientes que ajudam a aperfeiçoar estratégias de vendas.

Percebe por que vale a pena entender o que é um motor de reservas? Então, confira no próximo tópico como escolher o melhor sistema para o seu negócio hoteleiro. Antes, fique com esta dica de leitura: “Como um motor de reservas pode aumentar a rentabilidade do seu hotel?”

Como escolher um motor de reservas?

O segredo de como escolher um motor de reservas confiável e eficiente é considerar os critérios certos, principalmente estes:

• custo-benefício: avalie taxas fixas, se há gastos com implementação e valores ocultos, a exemplo da contratação de funcionalidades extras, para garantir que o sistema se encaixe no orçamento do seu negócio;
• facilidade de uso: o software precisa ser intuitivo tanto para os futuros clientes quanto para os funcionários, com fluxos de reserva e acompanhamento simples e rápidos;
• contabilização de disponibilidade em tempo real: crucial para evitar problemas de overbooking e deixar claro para os clientes em potencial quais quartos estão livres em cada data;
• suporte técnico: verifique os contatos, se há atendimento 24 horas por dia, 7 dias da semana e tempo de resposta às solicitações, a fim de evitar paradas nas suas vendas por falhas no motor de reservas;
• integração com outros sistemas: deve conectar-se aos softwares que o seu negócio já usa para garantir a atualização constante dos dados;
• diferentes meios de pagamento: o sistema precisa receber diferentes métodos de pagamento e contar com uma solução automática e confiável, como o FastPIX, pois quanto mais opções, menos chances de o hóspede em potencial desistir da reserva justamente na última etapa;
• recursos adicionais: a exemplo de personalização da tela para combinar com a identidade visual da marca, suporte em múltiplos idiomas, otimização para uso em dispositivos móveis e emissão de relatórios, como o funil de conversão de vendas, valor da diária média, tempo médio de estadia e antecipação média de compra.

Qual o melhor motor de reservas do mercado?

Agora que você sabe o que é um motor de reservas e a importância do sistema para o sucesso de seu negócio hoteleiro no mundo digital, saiba que o FastHotel é a melhor opção do mercado.

Somente com o nosso motor de reservas, você tem:

• de 30% a 100% de vendas pelo Motor de Reservas;
• recebimento por FastPix, a maneira mais rápida, prática, econômica e segura, de receber automaticamente pagamentos de seus futuros hóspedes;
• o motor de reserva com o melhor design do mercado, que valoriza sua propriedade e aumenta a taxa de conversão;
• integração com o Google Hotels; e
• um motor de reservas premiado como o “melhor valor de compra”, o “mais fácil de usar”, as “melhores funcionalidades”, o “melhor suporte” e o “mais bem recomendado” por alguns dos melhores sites de comparação de sistemas do mundo como Capterra e GetApp.

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