Como funciona a diária de hotel? Confira como calcular e contar

Se você faz parte do universo da hotelaria, provavelmente já teve dúvidas sobre a diária de hotel. Não é para menos. Afinal, esse é o sistema mais utilizado para determinar o período e o custo de uma estadia.

Logo, entender como funciona a diária de um hotel pode fazer toda a diferença para você, hoteleiro, que, além de organizar sua operação, precisa explicar esse mecanismo de cobrança da estadia para o seu hóspede, quando necessário.

Além disso, hotéis e pousadas utilizam a diária para definir os horários de check-in e check-out. Essa medida visa equilibrar uma oferta conveniente — e atraente — para o cliente com a disponibilidade de tempo necessária para deixar a acomodação pronta para o próximo hóspede.

Neste post, você confere o que é e como funciona a diária de hotel, as regras mais comuns e as dicas para tornar a experiência do hóspede ainda mais tranquila e prazerosa.

Vamos começar?

O que é e como funciona a diária de hotel?

A diária de hotel organiza o uso das acomodações e estabelece o valor de cada estadia. Diferente do que muitos imaginam, nem todas as diárias equivalem a 24 horas completas.

Isso porque, na maioria dos casos, em uma hospedagem de uma diária, o período de utilização varia entre 16 e 22 horas, conforme as regras do local. Se o tempo de hospedagem se prolongar, as demais diárias terão, sim, as 24 horas.

Ou seja, em uma estadia, o hóspede tem sua acomodação disponível pelo número de diárias (24 horas), menos 2 a 8 horas reservadas para as atividades internas do hotel.

Por exemplo: se o hóspede ficou no hotel por 3 dias (72 horas), ele pode utilizar o quarto por 70 horas, caso a política do hotel estabeleça um prazo de 2 horas para limpeza da acomodação para o próximo visitante.

Como se vê, essa estrutura organiza as transições entre hóspedes. Após o check-out, que geralmente ocorre até às 11hs ou 12hs, a equipe limpa o quarto e organiza tudo para receber o visitante seguinte nocheck-in, às 14h.

Os hóspedes escolhem a quantidade de diárias conforme suas necessidades, mas devem seguir os horários de entrada e saída estabelecidos. Caso o tempo de permanência ultrapasse o limite, o hotel pode cobrar uma taxa extra proporcional ou até mesmo o valor de uma nova diária.

Para ampliar a estadia sem contratempos, o melhor caminho é informar a recepção com antecedência. Esse cuidado permite que o hotel ajuste sua logística e apresente as condições comerciais para a utilização do período adicional, o que proporciona maior tranquilidade na programação da viagem.

Leia também: o que é RevPAR na hotelaria?

Como calcular o preço das diárias de hotel?

Precificar as diárias exige métodos bem definidos que equilibrem custos, lucro e a percepção de valor do cliente. Cada estratégia ajuda a entender como calcular diária de hotel e busca garantir a viabilidade financeira do negócio, bem como atender às expectativas do público. As formas mais comuns de calcular incluem:

1 – preços com base na concorrência;

2 – método de custo + margem de lucro;

3 – estratégia de precificação dinâmica;

4 – valor percebido pelo cliente;

5 – fórmula Hubbart.

Agora, confira em detalhes cada uma das formas de precificação de diárias de hotel!

1 – Preços com base na concorrência

Os hotéis analisam as tarifas dos concorrentes diretos para ajustar seus preços. Essa abordagem considera estabelecimentos com características semelhantes na mesma região e deve incluir informações sobre a estrutura, os serviços e o público-alvo.

Os gestores podem definir valores iguais, menores ou ligeiramente superiores aos da concorrência, de acordo com a estratégia do negócio. Essa análise garante competitividade e ajuda a entender os padrões do mercado.

No entanto, confiar apenas nesse método pode trazer riscos, já que os preços da concorrência nem sempre refletem os gastos reais do próprio hotel.

Ao combinar a análise do mercado com critérios internos, como despesas operacionais e diferenciais de serviço, os hotéis garantem maior segurança e equilíbrio nos preços.

2 – Método de custo + margem de lucro

O cálculo do preço das diárias considera a soma dos custos totais esperados, a margem de lucro desejada e uma previsão de ocupação (ou número de diárias vendidas no período). A fórmula utilizada é:

Preço da diária = Custos operacionais * (1 + Margem de lucro) / estimativa de número de diárias no período.

Essa estratégia considera despesas, como salários, manutenção, impostos e energia, por exemplo. Então, para aplicar esse método, é fundamental que o hotel registre todas as despesas com precisão em um software de gestão de hotéis.

Esse modelo cobre os custos e garante lucro, desde que a estimativa de diárias para o período seja confirmada. Se forem vendidas mais diárias, o lucro aumentará; caso contrário, será reduzido.

Além desse risco, o método deixa de lado fatores externos, como a concorrência e a percepção de valor. Complementar essa abordagem com ajustes que refletem o mercado pode trazer melhores resultados.

Você também pode se interessar: como reduzir os custos em sua pousada ou hotel?

3 – Estratégia de precificação dinâmica

Esse sistema reflete diretamente o equilíbrio entre oferta e procura, já que os hotéis ajustam os preços das diárias de acordo com fatores como demanda, ocupação e eventos locais.

Por exemplo, durante uma atividade importante na região, a alta demanda por hospedagem aumenta a relevância das acomodações disponíveis. Nesse cenário, os gestores podem elevar os preços sem considerar apenas os custos operacionais.

Logo, o método possibilita o aumento dos lucros em momentos de maior procura.

4 – Valor percebido pelo cliente

Neste caso, define-se o preço das diárias com base nos serviços oferecidos e na forma como os clientes percebem esse valor. Esse processo considera a experiência do hóspede, os benefícios únicos do hotel e a imagem da marca.

A abordagem prioriza o que os clientes valorizam, como localização, conforto e serviços adicionais. Além disso, é ideal para destacar o hotel no mercado e personalizar a experiência do cliente.

5 – Fórmula Hubbart

A fórmula Hubbart calcula o preço das diárias ao incluir variáveis como o retorno sobre o investimento (ROI) e a depreciação dos bens e instalações, além de custos operacionais e margem de lucro.

Os gestores começam o cálculo ao definir o lucro esperado para o ano. Eles somam os custos operacionais e subtraem outras receitas, como as de restaurantes ou eventos.

Em seguida, dividem o total pelo número de quartos disponíveis e consideram a taxa média de ocupação.

Esse método funciona bem em hotéis maiores, mas exige planejamento detalhado e não considera a percepção de valor dos hóspedes.

Como contar as diárias de um hotel?

Os hotéis contam as diárias com base nas datas de entrada e saída e nos períodos de hospedagem. A diária começa no momento do check-in e termina no check-out. Logo, o dia de chegada inicia a contagem, enquanto o de saída encerra a estadia.

O cálculo considera apenas as noites em que o hóspede permanece no hotel. Por exemplo, se alguém entra no dia 10 e sai no dia 15 de novembro, a hospedagem inclui as noites de 10, 11, 12, 13 e 14, o que resulta em 5 (cinco) diárias. Inclusive, o valor da hospedagem será o valor das diárias desses mesmos dias somadas.

Fazer o dia de saída menos o dia de entrada também funciona: 15 – 10 = 5 diárias.

O que não funciona é contar 10, 11, 12, 13, 14 e 15. Isso daria 6 diárias, o que seria um erro. Ou seja, não se paga pelo dia de saída.

O último dia da hospedagem conta como uma nova diária apenas quando o hóspede ultrapassa o horário limite para o check-out. Nesse caso, o estabelecimento cobra uma taxa adicional, que varia conforme sua política interna.

Vale lembrar que hotéis e pousadas podem estruturar suas operações de forma autônoma, mas devem cumprir normas, leis e diretrizes específicas do setor.

Neste caso, a Lei 11.771/2008, chamada Lei Geral do Turismo, estabelece regras claras para regulamentar o funcionamento dos meios de hospedagem e assegurar o cumprimento dos padrões exigidos.

Como os hotéis cobram diárias por períodos parciais?

Os hotéis aplicam diferentes cobranças para períodos que não se encaixam em uma estadia completa. Quando o hóspede chega antes do horário de check-in ou sai após o check-out, o estabelecimento pode cobrar uma taxa adicional. Esse valor varia entre um percentual do preço padrão e o custo total de uma nova diária.

Alguns hotéis oferecem a modalidade de day use, que permite ao cliente usufruir das instalações por algumas horas e, em alguns casos, usar também os quartos, sem pernoite.

Essa opção é ideal para quem precisa descansar, trabalhar ou aguardar um compromisso, e a tarifa costuma ser menor do que uma diária regular.

Outra alternativa é a cobrança proporcional ao tempo de uso. Hotéis econômicos ou próximos a aeroportos costumam cobrar por hora e atendem quem precisa de estadias rápidas sem pagar o valor de uma diária completa.

Em casos específicos, como atrasos de voos ou chegadas fora do horário convencional, hotéis e pousadas podem ajustar as cobranças. Se houver disponibilidade, alguns locais oferecem flexibilidade com taxas reduzidas ou até sem custo adicional.

É possível ajustar o horário do check-in ou check-out em hotéis?

Sim, muitos hotéis permitem ajustar os horários, caso haja disponibilidade. No check-in, os hóspedes têm a opção de solicitar o Early Check-in ou Check-in Antecipado, que é a entrada antes do horário padrão.

Se o quarto estiver pronto, o hotel pode liberar sem custo, mas, em situações de alta ocupação, pode cobrar uma taxa adicional.

No check-out, quem precisa sair mais tarde consegue solicitar o Late Check-out ou Check-out tardio, que são as horas extras de uso após o horário padrão de saída. Alguns hotéis oferecem flexibilidade gratuita em horários próximos ao limite, mas para períodos mais longos, cobram uma taxa proporcional ou uma nova diária.

Avisar o hotel com antecedência aumenta as chances de conseguir ajustes nos horários. Quando não é possível, os hotéis costumam oferecer alternativas como guarda-volumes e sugestões de pacotes curtos para o entretenimento dos hóspedes enquanto a acomodação não estiver disponível.

Como um sistema de gestão hoteleira pode ajudar?

Agora que você sabe o que é e como contar as diárias de um hotel, que tal transformar a gestão do seu negócio em um processo mais ágil, organizado e eficiente com a ajuda de um sistema completo?

O FastHotel é um sistema de gestão completo que facilita o gerenciamento das diárias e otimiza o controle de check-in e check-out.

Com módulos como Motor de Reservas, Integração com Gestores de Canais, Relacionamento com o Cliente e Gestão Financeira, você vende mais reservas on-line, melhora a experiência dos hóspedes e ainda reduz o tempo gasto em tarefas administrativas.

Agende uma demonstração gratuita e descubra como o FastHotel pode transformar a gestão do seu negócio, aumentar sua produtividade e melhorar o atendimento.