Early check-in: o que é e como beneficia o seu hotel?

Early check-in é a entrada antecipada em hotéis. Consiste em permitir que o hóspede ocupe o quarto antes do horário padrão de check-in, com ou sem cobrança de taxa pela antecipação. Essa prática é uma ótima maneira de melhorar a experiência do cliente, além de ser um diferencial competitivo para o estabelecimento.

Para completar, ao oferecer essa opção, o hotel demonstra flexibilidade e atenção às necessidades dos viajantes, o que fortalece a percepção de valor da marca.

Para quem se hospeda, o early check-in garante mais conforto e elimina o tempo de espera após a chegada, especialmente depois de voos noturnos ou viagens longas. Já para quem oferece hospedagem, essa antecipação otimiza a ocupação, gera receita extra e aumenta as chances de fidelização.

Essas são apenas algumas das vantagens dessa prática. Siga a leitura para conhecer outras, entender melhor o que é early check-in e como implementar no seu hotel.

O que é early check-in?

Early check-in é a possibilidade de o hóspede entrar no quarto do hotel antes do horário padrão. Esse serviço oferece mais conforto e flexibilidade para quem chega cedo ao local, e permite ao cliente descansar ou se preparar para os compromissos que tem.

Permitir a entrada antecipada em hotéis também é uma maneira de melhorar a experiência de quem se hospeda, pois demonstra atenção às necessidades individuais e cria uma percepção positiva logo no início da estadia.

Em vez de esperar por horas no hall ou carregar malas pela cidade, o hóspede tem acesso imediato ao quarto, o que transmite acolhimento e eficiência.

Do ponto de vista do hotel, o early check-in pode se tornar uma fonte de receita adicional, quando oferecido como serviço à parte, com taxa extra para realização.

Além disso, diminui o volume de chegadas em horários de pico, o que facilita o trabalho da recepção e evita filas.

Em destinos com voos noturnos, por exemplo, liberar o quarto logo antes do horário evita o desconforto da espera e causa uma boa primeira impressão, o que eleva o poder de fidelização do lugar.

Qual a diferença entre o check-in tradicional e o early check-in?

O horário tradicional de check-in varia entre 14h e 15h, conforme as regras e dinâmica de funcionamento do estabelecimento. Já o early check-in consiste em liberar o quarto para check-in ainda de manhã, logo após o café, ou até mesmo nas primeiras horas do dia, se houver disponibilidade.

Se um hóspede chega ao hotel às 9h da manhã após um voo noturno, por exemplo, e o quarto reservado já estiver limpo e desocupado, com o early check-in os recepcionistas podem liberar a entrada sem taxas adicionais ou mediante pagamento pelas horas extras de ocupação.

Em viagens corporativas, a entrada antecipada em hotéis permite que o hóspede se prepare com calma para reuniões ou eventos agendados para o início do dia.

Essa prática é benéfica tanto para quem viaja a lazer quanto a trabalho e, quando bem gerenciada, também ajuda o hotel a organizar melhor o fluxo de hóspedes e gerar receita adicional com um serviço que agrega valor e melhora a experiência dos clientes.

Dica de leitura: “Veja como a hospitalidade transforma a experiência do hóspede”

7 vantagens de oferecer o early check-in

Existem muitas vantagens de oferecer o early check-in, tanto para os hotéis quanto para os hóspedes. Essa prática, além de proporcionar comodidade, funciona como uma estratégia para melhorar a experiência dos clientes e fortalecer a imagem do estabelecimento no mercado.

Veja, a seguir, os principais pontos positivos da entrada antecipada em hotéis.

Para o hóspede

1. Conforto imediato após a chegada

Após longas viagens, como voos noturnos ou deslocamentos cansativos de carro ou ônibus, o early check-in permite acesso imediato ao quarto. Essa dinâmica elimina a espera e proporciona descanso assim que o cliente chega ao hotel.

2. Melhora na organização da viagem

Poder deixar as malas no quarto, tomar um banho ou trocar de roupa antes dos compromissos faz toda a diferença para quem se hospeda, principalmente em viagens a trabalho ou com agenda apertada para visitar os pontos turísticos.

3. Redução do estresse e aumento da satisfação

Evitar o tempo ocioso na recepção ou na rua transmite ao hóspede a sensação de cuidado e eficiência, o que impacta diretamente a percepção que ele tem do atendimento e da estrutura do hotel.

Para o hotel

1. Diferencial competitivo no mercado

Oferecer early check-in torna o hotel mais atrativo, principalmente para quem valoriza flexibilidade, como clientes frequentes e hóspedes corporativos, e destaca o local como uma opção mais conveniente que os concorrentes.

2. Oportunidade de receita adicional

Ao cobrar uma taxa pelo early check-in, há a chance de gerar receita extra com um serviço de baixo custo operacional. Essa é uma forma de monetizar quartos disponíveis fora do horário padrão.

3. Fidelização de clientes

A boa experiência logo na chegada aumenta as chances de fidelização. Um hóspede satisfeito tende a retornar e a recomendar o hotel a outras pessoas, fazer boas avaliações nas OTAs e redes sociais do hotel.

4. Gestão mais eficiente de reservas

Em alguns casos, permitir early check-in ajuda a equilibrar o fluxo de hóspedes ao longo do dia, evitar concentração de pessoas na recepção no horário tradicional de entrada e otimizar a rotina da equipe de recepcionistas.

Aproveite e leia também: “check-in online em hotéis: mais agilidade e satisfação”

Como oferecer o early check-in em hotéis?

Entender como oferecer o early check-in em hotéis é essencial para transformar essa oferta em um diferencial competitivo real. A implementação dessa prática exige planejamento, ajustes operacionais e, principalmente, uma comunicação transparente com os hóspedes.

Descubra como adotar a entrada antecipada em hotéis de forma eficiente.

1. Avalie a disponibilidade da estrutura

Antes de oferecer o serviço, analise a capacidade de acomodar hóspedes antes do horário padrão. Lembre-se de que é preciso verificar se há quartos limpos e prontos nas primeiras horas do dia. Essa tarefa exige alinhamento com o setor de governança para antecipar a limpeza e a arrumação, quando necessário.

2. Defina regras e condições claras

Estabeleça políticas claras para o early check-in, por exemplo:

• a partir de que horário será permitida a entrada antecipada;
• o valor cobrado pelo serviço (ou gratuidade, se for o caso);
• condições para ter acesso ao serviço (no dia de chegada ao hotel, de acordo com a disponibilidade de quartos ou por solicitação com antecedência).

Apresente essas regras no site do hotel, nas plataformas de reserva e no momento do contato direto com o cliente.

3. Implemente a cobrança opcional com estratégia

Você pode oferecer o early check-in como cortesia em baixa temporada ou cobrar uma taxa em períodos de alta demanda. Além disso, a tarifa pode ser fixa ou proporcional ao horário solicitado e, assim, funcionar como uma nova fonte de receita e um serviço valorizado pelo hóspede.

4. Inclua a opção nas plataformas de reserva

Ao adicionar a entrada antecipada como item extra nas plataformas de reserva online, como o Motor de Reservas FastHotel, o hotel facilita a escolha do cliente e organiza melhor a gestão de quartos. A confirmação antecipada facilita a programação da equipe e diminui o improviso no momento do check-in.

5. Treine a equipe de recepção

A equipe da recepção precisa estar preparada para explicar as regras com clareza, avaliar a possibilidade de liberação antecipada e registrar corretamente os casos no sistema. O atendimento cordial e ágil fortalece a imagem de eficiência do hotel.

6. Comunique de forma transparente

A comunicação precisa ser direta e sem margem para dúvidas. Informar com antecedência sobre a possibilidade, ou não, da entrada antecipada evita frustrações. Use recursos como e-mails, mensagens automáticas e avisos no site para informar as condições do serviço.

Ao adotar essa prática com transparência e organização, o hotel reforça seu compromisso com a hospitalidade e conquista um diferencial que influencia a decisão de reserva do possível cliente.

7. Adote um bom sistema de gestão hoteleira

Um sistema de gestão hoteleira facilita o controle de ocupação dos quartos, organiza os horários de check-in e check-out e permite o planejamento antecipado da disponibilidade.

Com essa ferramenta, a equipe identifica rapidamente quais unidades estão disponíveis para receber hóspedes antes do horário padrão. Além disso, o software automatiza a cobrança de taxas adicionais e integra todas as reservas em um único lugar, o que agiliza o atendimento e reduz falhas operacionais.

FastHotel é um sistema para hotel e motor de reservas completo que entrega todas essas funcionalidades e recursos como o FastPix, que otimiza a cobrança com o envio de um QR Code para os clientes via WhatsApp.

Comece agora a oferecer entrada antecipada no seu Hotel ou Pousada!

Oferecer early check-in vai além de uma simples gentileza. Trata-se de uma estratégia para melhorar a experiência do cliente e destacar o seu hotel no mercado. Com essa prática, o hóspede se sente valorizado logo na chegada, e o seu negócio ganha em reputação, fidelização e até em receita.

Se você quer transformar a experiência de seus hóspedes e aprimorar a gestão do seu hotel com muito mais eficiência, experimente agora o FastHotel e tenha resultados muito melhores!