Possíveis status (situações) de uma reserva
O status (ou situação) da reserva variará a partir do momento da sua criação, confirmação (por pagamento ou outro forma), check-in e check-out dos hóspedes (que é o fim da hospedagem). Eventuais cancelamentos também alteram o status da reserva. É importante conhecer e entender bem o significado cada um dos estágios dela.
- Reserva Preliminar ou Pré-Reserva
- Reserva Confirmada
- Reserva Checked-in
- Reserva Checked-out
- Reserva Cancelada
Todos sabem que a reserva é a representação da venda, ou seja, do acordo comercial realizado entre o cliente (provavelmente, um dos hóspedes) e o hotel ou pousada. Para que esse acordo comercial seja devidamente registrado no programa hoteleiro é necessário indicar algumas informações no momento da criação da reserva, como:
- Data da reserva;
- Dados de identificação do contratante (nome, CPF, email, número do celular e do telefone fixo);
- Dados de identificação de, pelo menos, um dos hóspedes;
- Datas contratadas para hospedagem;
- Tipo de quarto contratado;
- Valor total; e
- Condição comercial que inclui parcelamento e prazo de pagamento; regra de confirmação e regra de cancelamento.
Agência de viagem, número da reserva na agência de viagem, usuário responsável pela entrada da reserva no sistema, são alguns dos outros dados que também estão presentes na reserva.
A Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) que deve ser preenchida e assinada no momento do check-in, segundo o Ministério do Turismo, exigirá a coleta de informações mais completas de todos os hóspedes e da viagem. O Pré Check-in Online é uma forma mais modern e prática de se obter tais dados.
FastHotel Painel de Reservas com indicador de ocupação: os status das reservas são representados por cores configuráveis no Painel de Reservas FastHotel Sistema de Gestão HoteleiraReserva Preliminar ou Pré-Reserva
Vimos acima que, quando uma venda é feita, definem-se as condições comerciais do contrato estabelecido entre o cliente e o Hotel ou Pousada. A partir dessa informação, determina-se qual o valor a ser pago na primeira parcela (que normalmente ocorre no ato da reserva, com tolerância de um ou dois dias). As reservas preliminares ou pré-reservas são aquelas em que esse pagamento inicial ainda não foi registrado.
Reserva Confirmada
Ao contrário das reservas preliminares, as reservas confirmadas são aquelas em que o sinal combinado já foi pago. Uma reserva pode “nascer” confirmada ou pode ter sido confirmada a partir do pagamento de uma reserva confirmada.
A partir deste estágio, entende-se que a reserva é firme. O Hotel ou Pousada, portanto, deve reservar um quarto ao cliente para evitar o overbooking (venda de reservas acima da capacidade real do empreendimento).
Por este mesmo motivo, as regras de cancelamento podem ser aplicadas e geradas multas se for o caso. Veja quando aplicar a multa por cancelamento ou noshow.
O FastHotel tem funcionalidades muito úteis para facilitar a gestão do seu Hotel ou Pousada, como por exemplo:
- administração das disponibilidade de quarto dia-a-dia para evitar overbooking;
- flexibilidade na alocação de reservas aos quartos;
- possibilidade de fazer o Check-in Online, com Pagamento Online; e
- gestão automática da aplicação de multas conforme regra comercial configurada nos diversos tipos de tarifa.
Reserva Checked-in
Enfim, o dia inicial da hospedagem chegou. Os hóspedes irão para o Hotel ou Pousada, preencherão o longo e moroso Formulário Nacional de Registro de Hóspedes, o recepcionista avaliará se alguma parcela deverá ser paga no check-in (ou mesmo se há algum valor pendente de parcelas anteriores), indicará o quarto alocado ao hóspede, fornecerá forma de acesso ao mesmo e finalizará o check-in. Com isso, o status da reserva será atualizado para Checked-in. A hospedagem do(s) hóspede(s) está oficialmente iniciada.
Mas lembre-se que seus hóspedes viajaram algum tempo, provavelmente estão cansados e querendo um bom banho, uma boa cama. Mas não podem usufruir desse prazer imediatamente porque há uma fila na recepção para que os check-ins sejam executados. O FastHotel facilita tudo pra você e oferece o Pré Check-in Online. Funcionalidade envia automaticamente um e-mail para o hóspede principal da reserva com um link, ele acessa o link do e-mail e preenche as informações da FNRH. No momento da chegada ao Hotel ou Pousada, o procedimento de check-in se resumirá a conferir os dados dos documentos informações, avaliar eventuais pendências financeiras e desejar uma ótima hospedagem aos seus clientes. Essa é mais uma das vantagens de contar com um software hoteleiro prático e moderno.
Reserva Checked-out
O status checked-out indica que a hospedagem já foi encerrada. Portanto, o hóspede já liberou o quarto, devolveu as chaves do mesmo e quitou todas as pendências financeiras. A partir desse momento, o hóspede deixa de ter direito a usufruir de todos os serviços oferecidos pelo Hotel ou Pousada.
Reserva Cancelada
Sabemos que imprevistos acontecem. Os clientes podem, a qualquer momento, solicitar o cancelamento da reserva. Esse cancelamento pode significar a aplicação de multa conforme estabelecido no acordo comercial (sempre que bem comunicado ao cliente no momento da contratação e que respeite o Código de Defesa do Consumidor). Esse status indica que a reserva não está mais válida e que os quartos em questão, nas datas da reserva, voltam a ficar disponíveis para venda, alocação e check-in.
O FastHotel foi desenvolvido para simplificar essa atividade também. Ele identifica se é necessário aplicar multa, qual o valor e mostra tudo isso em destaque para o recepcionista. Ainda é possível abonar a multa ou transformar o valor em créditos para o cliente utilizar até uma data combinada. Mais uma vez, o software para hotéis e pousadas FastHotel se mostra prático, flexível e moderno para garantir economia de tempo na operação e no gerenciamento do seu Hotel ou Pousada. Conheça todas as funcionalidades que irão facilitar muito o seu dia-a-dia.
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