Como controlar as compras e classificar as despesas de seu Hotel
A atividade é fundamental para entender quais os tipos de despesa que mais consomem sua receita e reduzem o seu lucro. De nada adianta ter uma boa ocupação, com uma receita que proporcione uma margem saudável, se o trabalho de gestão dos gastos não é feito de forma adequada.
Empreendimentos de sucesso, normalmente, são aqueles que conseguem gerenciar adequadamente as despesas, garantindo um ganho maior do que os gastos.
Como todo empreendedor sabe (ou deveria saber) identificar suas principais despesas é o primeiro passo para reduzir custos. E esse é um momento em que a redução de custos supérfluos é bem importante. Saber avaliar o que realmente é importante ou não é um dos segredos para não se cometer erros. Identificar toda saída de dinheiro (contratações de serviços, compras, caixinha), categorizar seu tipo de despesa e consolidar esses valores, permitirá que você comece a identificar seus padrões de gastos, as variações de um mês para outro e, principalmente, as oportunidades de redução de custos no seu hotel ou pousada.
Fast Resumo
Controlar as compras e classificar as despesas mostra quais gastos mais consomem a receita e onde estão as oportunidades de redução de custos — afinal, de nada adianta ter boa ocupação e tarifas saudáveis se os gastos não são bem geridos. O processo começa por identificar toda saída de dinheiro, categorizá-la e consolidar os valores para enxergar padrões e variações.
Para controlar melhor as compras, é preciso definir objetivos, monitorar produtos e necessidades, listar e negociar com fornecedores, gerir o estoque e analisar as vendas. Um sistema de gestão registra todos os detalhes das compras, atribui cada despesa à sua classe, gera as parcelas no contas a pagar e alimenta o estoque automaticamente.
Sumário
Como controlar melhor as compras do hotel?
Como classificar as despesas originadas pelas compras?
O estoque
Bônus: vídeo sobre redução de custos
Perguntas Frequentes (FAQ)
Controle compras e despesas do seu hotel com o FastHotel
Como controlar melhor as compras do hotel?
A estratégia inclui estabelecer os objetivos, monitorar os produtos e a necessidade de compra, listar os fornecedores, negociar com eles, gerir o estoque e analisar as vendas. E para fazer tudo isso bem feito, você vai precisar de um sistema de gestão se não quiser perder tempo e dinheiro. Afinal, boas ferramentas de gestão ajudam a evitar perdas e despesas desnecessárias. Os artigos a seguir também podem ajudar: Como prevenir perdas na gestão hoteleira e Como reduzir custos em seu Hotel, Pousada ou Hostel.
Não sabe onde buscar um bom software? A gente dá a dica: plataformas como o FastHotel permitem ao hoteleiro registrar todos os detalhes das compras do estabelecimento – como fornecedor, preço, data de entrega e forma de pagamento. Com isso, todos as informações estarão em um só lugar, ao alcance de um clique, melhorando a produtividade por meio de um gerenciamento mais eficaz.
Como classificar as despesas originadas pelas compras?
Além de registrar as compras, o sistema permite a classificação de despesas originada pelas compras. O gestor pode criar classes de custos de acordo com as suas necessidades – dividindo-as por tipo: produtos para revenda, operacionais fixos, operacionais variáveis, marketing, mão de obra, consumo do próprio negócio, entre outros. Cada produto cadastrado no sistema receberá uma dessas classes e, ao comprá-lo, o sistema atribuirá os valores à classe especificada.
Uma forma completa de controlar os gastos que permite ao hoteleiro avaliar o cenário sem grande esforço e tomar decisões mais assertivas para o controle dos gastos.
Tudo isso ligado diretamente ao setor de contas a pagar que, como falamos aqui, também precisa de controle próximo e organizado. Cada parcela gerada já passa a constar automaticamente no registro de valores que sairão do caixa dentro de determinado período – permitindo um acompanhamento adequado.
O estoque
Outro benefício de fazer o controle das compras em um sistema de gestão é a possibilidade de alimentar o estoque automaticamente – um ganho e tanto para um processo tão importante (leia mais sobre estoque aqui.) Integrado ao módulo de compras, o FastHotel pode ser configurado para controlar também o estoque. A partir dessa funcionalidade, a cada compra recebida, o estoque aumenta automaticamente. Por outro lado, cada produto que entra na conta do hóspede também reduz o estoque imediatamente, a partir do registro no sistema. No FastHotel ainda é possível fazer transferência dos estoques de produtos entre depósitos o que é muito importante para Hotéis ou Pousadas que possuem mais de um depósito.
Bônus: vídeo sobre redução de custos
Em 03/03/2020, foi publicado um vídeo sobre redução de custos! Clique aqui e assista no Youtube.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Por que classificar as despesas do hotel?
Porque a classificação permite identificar padrões de gastos, variações de um mês para outro e as principais oportunidades de redução de custos.
Como controlar melhor as compras do hotel?
Estabelecendo objetivos, monitorando produtos e necessidades de compra, listando e negociando com fornecedores, gerindo o estoque e analisando as vendas, de preferência com um sistema de gestão.
Quais classes de despesa usar em um hotel?
O gestor pode criar classes conforme suas necessidades, como produtos para revenda, operacionais fixos, operacionais variáveis, marketing, mão de obra e consumo do próprio negócio.
Controle compras e despesas do seu hotel com o FastHotel
Só é possível reduzir custos e não entrar no vermelho quando se tem clareza dos gastos. No FastHotel, compras, despesas, contas a pagar e estoque trabalham juntos, para que você perceba exatamente por onde o dinheiro se esvai.
Como o FastHotel ajuda:
- Registro completo das compras → fornecedor, preço, data de entrega e forma de pagamento, inclusive por importação do XML da nota fiscal;
- Classes de despesa personalizadas → cada produto recebe sua classe e as compras são classificadas automaticamente;
- Parcelas no contas a pagar → cada compra gera as parcelas no fluxo de caixa, com alertas de vencimento;
- Estoque alimentado automaticamente → entrada a cada compra recebida, baixa a cada consumo e transferência entre depósitos;
- Resultado por classes e centros e DRE → descubra qual área gera cada custo e onde estão as maiores oportunidades de economia.
Experimente grátis o FastHotel e comece a controlar suas despesas hoje
