A importância do controle de estoque na hotelaria

Um bom controle de estoque na hotelaria é essencial para evitar consumos internos excessivos e prejuízos com perdas de produtos, bem como para garantir a qualidade dos itens e a satisfação dos hóspedes. Além disso, é a melhor forma de assegurar que não haja o desvio de nenhum artigo.

Afinal, o estoque é parte importante no orçamento de um negócio do ramo hoteleiro. Logo, a gestão adequada reflete direta e positivamente no desempenho financeiro do empreendimento.

Um certo nível de perda é aceitável — por exemplo, a quebra de garrafas ou de copos e taças. Porém, é fundamental um acompanhamento periódico do uso dos produtos para entender como é o consumo no seu hotel ou pousada.

Quais são os itens mais usados e que precisam de uma reposição constante? E os menos utilizados? E os mais caros e que o nível de perda tem que ser zero? As compras são em quantidades menores para evitar desperdício e gastos extras? Essas são respostas que você precisa ter.

Siga a leitura e entenda como fazer o controle de estoque na hotelaria da maneira correta e quais sistemas usar para ajudar nesse gerenciamento.

Qual a importância do controle de estoque no hotel?

A importância do controle de estoque no hotel está diretamente relacionada à garantia de uma operação eficiente, ao abastecimento contínuo de insumos no momento e nas quantidades certas, à redução de desperdícios, à qualidade do serviço que o negócio oferece ao hóspede e ao gerenciamento financeiro.

Ao aprender como organizar o estoque de um hotel ou pousada, os hoteleiros e pousadeiros obtêm diversas vantagens, como:

• melhor organização dos depósitos e definição clara dos responsáveis por essa tarefa;
• identificação e eliminação de perdas, principalmente de itens de valor mais relevante e com uso mais frequente;
• entendimento dos padrões de consumo de cada produto, de acordo com diferentes parâmetros, como o número de hóspedes, quantidade de reservas e refeições servidas em um determinado período;
• possibilidade de estudar esses padrões para reduzir os custos com os itens, principalmente os mais caros;
• determinação da quantidade de insumos ideal em estoque, conforme a ocupação prevista — baixa temporada, alta temporada e feriados;
• redução do capital de giro, ou seja, do valor investido em estoque sem o risco de desabastecimento.

Além disso, o controle de estoque na hotelaria é uma forma de aumentar o lucro do negócio, pois evita compras em excesso, reduz perdas por vencimento ou deterioração e melhora a negociação com fornecedores ao oferecer dados mais precisos sobre a necessidade de abastecimento.

Com uma gestão bem estruturada, você consegue gerenciar seu negócio com mais previsibilidade, minimizar desperdícios e otimizar o uso de recursos financeiros, o que afeta a lucratividade da operação.

Dica de leitura: “Redução de custos: confira como economizar na gestão do hotel”

Como organizar o estoque de um hotel?

O primeiro passo para aprender como organizar o estoque de um hotel consiste em separar os produtos em cinco grupos:

1. enxoval;
2. itens de compra direta pelos hóspedes (alimentos e bebidas sem preparo e alguns produtos de conveniência);
3. ingredientes para preparo de café da manhã e refeições; e
4. amenities; e
5. itens de uso interno.

Em seguida, você deve adotar medidas para gerenciar cada um, conforme a natureza, forma de uso e impacto no funcionamento do negócio.

Entenda melhor.

1. Itens de enxoval

O gerenciamento desse grupo envolve o controle da quantidade de lençóis, fronhas, cobertores e toalhas em uso nos quartos e demais áreas, as quantidades que o hotel ou pousada enviou para a lavanderia, as quantidades que já estavam lá e as quantidades de cada peça que retornaram para o estoque.

É preciso considerar o custo unitário de cada peça e quantas vezes houve alguma perda, principalmente quando o envio é para lavanderias terceirizadas.

Para controlar o estoque do enxoval com precisão, o ideal é:

• criar um inventário detalhado com a quantidade total de cada item;
• registrar todas as movimentações de saída e retorno da lavanderia, com data e quantidade;
• estabelecer uma rotina de conferência ao enviar e receber peças da lavanderia para evitar extravios;
• colocar etiquetas ou códigos de identificação em cada peça para rastreamento;
• classificar por tipo, tamanho e estado de conservação para facilitar substituições;
• monitorar a vida útil de cada item com base no número de lavagens e no custo unitário;
• manter uma margem de segurança no estoque para cobrir perdas, danos ou picos de demanda.

O artigo “Tudo para você administrar bem o enxoval do seu hotel” tem dicas que ajudarão você no gerenciamento desse grupo de itens. Não deixe de conferir!

2. Itens de compra direta pelos hóspedes

São todos os produtos disponíveis na recepção ou no frigobar dos quartos para os hóspedes comprarem, por exemplo:

• bebidas engarrafadas/enlatadas;
• petiscos que não precisam de preparo e são oferecidos em pacotes fechados, como chocolate, saquinhos de amendoim, bolachas e biscoitos;
• produtos de conveniência como escovas de dentes, cremes dentais, absorventes, etc;
• produtos típicos da região.

Para gerenciar corretamente esses itens, você precisa:

• manter um inventário atualizado com entrada e saída de cada produto;
• estabelecer uma rotina de conferência diária ou semanal;
• organizar os produtos por categoria e validade;
• definir limites mínimos e máximos de estoque para evitar falta ou excesso de mercadoria;
• registrar as vendas automaticamente no sistema do hotel;
• capacitar a equipe para anotar corretamente as retiradas e identificar produtos danificados ou vencidos.

3. Ingredientes para preparo de refeições

Nesta categoria, estão os ingredientes de A&B (alimentos e bebidas), aqueles para preparo interno de refeições pela cozinha do hotel.

Há algumas formas de se realizar este controle:

• comparar a quantidade de itens que saiu do estoque e o número de cafés da manhã que serviu e refeições que vendeu. Com esse comparativo, consegue-se verificar qual é o custo real dos pratos preparados e criar padrões de consumo para esses ingredientes;
• criar fichas ou listas técnicas de ingredientes de cada A&B preparado no Restaurante ou no Bar, assim, ao levar algo para o salão do café da manhã (e lançar esse movimento no sistema) ou lançar uma venda, não haverá baixa de estoque deste item, mas sim de seus ingredientes.

Também é indicado:

• registrar diariamente a entrada e saída dos ingredientes, com base nas fichas técnicas dos pratos;
• fazer inventários periódicos (semanais ou quinzenais) para conferir saldos e detectar desvios ou perdas;
• controlar a validade e as condições de armazenamento para garantir a segurança e a qualidade dos alimentos;
• treinar a equipe da cozinha para seguir as porções estabelecidas e, assim, evitar desperdícios e variações no custo.

4. Amenities

Os amenities são itens de consumo sem venda, aqueles que o hotel oferece aos hóspedes gratuitamente e com reposição direta nos quartos ou piscinas, como shampoo, condicionador, sabonete, chinelo e sachês de chá e café.

A aquisição desses produtos impacta diretamente o controle de estoque na hotelaria, principalmente no que se refere aos custos. Portanto, é fundamental saber quanto o negócio gasta com esses itens, a fim de garanti-los e, assim, garantir hospitalidade e boa experiência dos clientes.

Para o controle correto dos amenities, os hoteleiros devem:

• registrar a quantidade que cada setor distribui — governança, recepção, piscina, por exemplo;
• acompanhar a frequência de reposição nos quartos e nas áreas comuns para prever a demanda com mais precisão;
• realizar inventários regulares e comparar o consumo real com o número de hóspedes para identificar extravios;
• estabelecer limites por quarto/tipo de acomodação, para evitar excessos e desperdícios;
• padronizar os kits para facilitar o controle e a reposição;
• incluir os custos de amenities no planejamento financeiro, para mensurar o impacto real no orçamento operacional.

5. Itens de uso interno

São produtos de limpeza, materiais de manutenção, papelaria e insumos de uso exclusivo da equipe do hotel. Para organizá-los corretamente:

• classifique cada item por categoria e local de uso — por exemplo, limpeza, manutenção e setor administrativo;
• defina responsáveis por cada área para solicitar, receber e registrar o uso dos produtos;
• mantenha um controle rigoroso de entrada e saída, com fichas ou sistemas integrados;
• estabeleça um ponto de reabastecimento mínimo, para evitar a falta de materiais essenciais;
• confira periodicamente os estoques físicos e cruze as informações com os registros de uso;
• armazene corretamente os produtos, de acordo com normas de segurança, especialmente no caso de substâncias químicas e inflamáveis.

Por que usar sistemas para controle de estoque na hotelaria?

Sistemas para controle de estoque na hotelaria automatizam tarefas, reduzem falhas humanas e oferecem uma visão precisa e em tempo real dos insumos disponíveis.

Com esses softwares, fica muito mais fácil acompanhar entradas e saídas, gerenciar validades, calcular o custo por produto ou por setor — como A&B, enxoval e amenities — e integrar vendas e reservas.

O controle de estoque na hotelaria, com ajuda da tecnologia, facilita a tomada de decisões estratégicas, evita desperdícios, melhora a negociação com fornecedores e garante que nenhum item essencial falte. O resultado é uma operação mais eficiente, econômica e com foco na experiência do hóspede.

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Com o FastHotel FastHotel, sempre que a equipe lança um item na conta do hóspede, o sistema reduz automaticamente o produto do estoque. Em casos de estorno, o movimento inverso acontece — e sem a necessidade de intervenção manual.

O nosso módulo de estoque oferece diversas funcionalidades, como:

• entradas de produtos nos recebimentos de compras;
• baixa automática de itens vendidos ou seus ingredientes;
• alerta de estoque baixo;
• movimentação de produtos entre depósitos, inclusive por código de barras;
• ajustes de inventário;
• relatórios com informações em tempo real.

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