Como escolher o melhor motor de reservas para seu hotel?

Descobrir como escolher o melhor motor de reservas ajudará você a otimizar a experiência dos seus clientes e, com isso, aumentar a taxa de conversão de venda direta. Afinal, trata-se de um sistema online, disponível 24×7, por meio do qual os futuros hóspedes fazem reservas diretamente pelo site, whatsapp e redes sociais do hotel ou pousada, sem intermediários.

A otimização do atendimento, vendendo reservas 24 horas por dia e 7 dias por semana, automação de confirmações de pagamento e redução da dependência de OTAs (Online Travel Agencies — agência de viagem online) são algumas das vantagens do uso desse software.

Contudo, para obter esses benefícios para o seu negócio, é fundamental analisar a solução antes de contratá-la.

Neste artigo, explicaremos o que é um motor de reservas e o que você deve considerar para escolher o melhor. Siga a leitura e descubra agora mesmo!

O que é um motor de reservas?

Um motor de reservas é um sistema online que permite aos futuros clientes de hotéis, pousadas, hostels e resorts reservar hospedagem diretamente pelo site,, redes sociais ou WhatsApp do estabelecimento, sem a necessidade de intermediários, como agências e plataformas de terceiros.

Esse tipo de software hoteleiro viabiliza a realização de reservas diretas, automatizando a dinâmica da contratação da hospedagem e ajuda a evitar overbooking e garantir mais controle e lucratividade aos hoteleiros.

Além disso, a integração com plataformas externas, como as redes sociais do estabelecimento comercial, amplia as oportunidades de negócio.

Em linhas gerais, o motor de reservas funciona da seguinte maneira:

1. O potencial hóspede acessa o site do hotel e insere desejada da data da viagem.
2. Em seguida, ele analisa os quartos disponíveis para o período e os preços.
3. Ao clicar sobre a opção mais viável, ele receberá ofertas adicionais e opcionais para sua escolha.
4. Depois, preenche as informações necessárias para a reserva.
5. Após essa etapa, realiza o pagamento diretamente no site.
6. Com a transação financeira aprovada, ele recebe a confirmação automática da reserva na tela, em seu WhatsApp e no seu e-mail, sem ter que enviar comprovante algum.

Do ponto de vista do meio de hospedagem, o motor de reservas funciona assim:

1. O hoteleiro define as tarifas, políticas e regras diretamente no sistema.
2. A disponibilidade baseia-se no número de quartos disponíveis para venda no seu PMS.
3. Quando o cliente finaliza contratação, a reserva aparece no Sistema de Gestão Hoteleira.
4. A disponibilidade é atualizada automaticamente conforme novas reservas são feitas ou canceladas.
5. Os preços também são atualizados automaticamente quando o hotel dispõe de tarifas dinâmicas.
6. Todas as reservas ficam organizadas em um único Painel ou Mapa de Reservas, o que facilita o controle pela equipe.
7. O sistema gera dados sobre vendas, ocupação e desempenho dos canais de reserva, o que otimiza a gestão e o controle financeiro.

Como você viu, é prático para o cliente e dinâmico para o hotel. Inclusive, o fluxo otimizado é um dos motivos pelos quais você precisa descobrir como escolher o melhor motor de reservas e adotar a solução quanto antes!

Dica! Aproveite e leia também: Como escolher um bom sistema de gestão hoteleira

Quais as vantagens de um motor de reservas?

As principais vantagens de um motor de reservas para os hotéis e pousadas são:

• possibilidade de oferecer descontos e promoções diretamente no site e, assim, aumentar o poder de atração;
• melhora da experiência dos futuros hóspedes;
• automatização de processos;
• redução do tempo de contratação da hospedagem;
• aumento da eficiência operacional;
• ampliação da visibilidade do estabelecimento;
• diminuição da dependência de OTAs;
• crescimento da margem de lucro decorrente da eliminação de intermediários, para os quais o hotel paga porcentagens sobre cada reserva.

Entenda melhor este último tópico no artigo: Como um motor de reservas pode aumentar a rentabilidade do seu hotel?

Como escolher o melhor motor de reservas? 5 passos!

O passo a passo de como escolher o melhor motor de reservas para o seu hotel inclui:

1. Levantar as necessidades do hotel;
2. Analisar as funcionalidades do sistema;
3. Confirmar a integração com outros sistemas;
4. Confirmar o modelo de suporte técnico; e
5. Verificar a reputação do fornecedor;

Entenda os detalhes!

1. Levantar as necessidades do hotel

Ao identificar as necessidades do seu hotel, fica mais fácil escolher o motor de reservas ideal, pois você terá parâmetros para comparar o que é necessário no dia a dia com o que o sistema oferece.

Aqui é importante considerar diferentes critérios, como:

• quantidade de quartos e capacidades (número médio de hóspedes que pode receber);
• perfil do seu público-alvo;
• tipos de reservas vendidas (hospedagem, day use, ingressos para festas e eventos públicos ou privados);
• necessidade de funcionalidades específicas como a possibilidade de venda de uma ampla gama de ofertas, venda de produtos, serviços e experiências como adicionais, recuperação de carrinho para conversão de clientes que não finalizaram a compra, etc…

2. Analisar as funcionalidades do sistema

Um bom motor de reservas deve ser intuitivo e fácil de usar, tanto pela equipe do hotel quanto pelos clientes.

Do ponto de vista de quem deseja reservar um quarto, é essencial que a experiência de compra (ou o fluxo de contratação) da reserva seja clara, simples, rápida e livre de complicações, desde a escolha do quarto até a finalização do pagamento.

Mais do que uma experiência de compra intuitiva, o Motor de Reservas da FastHotel supervaloriza sua propriedade pela aparência inovadora e pelo design que alavanca as vendas, estimulando up selling (mudança para tipo de quarto ou tipo de tarifa mais caro) e cross selling (venda de produtos, serviços e experiências adicionais).

Além disso, apresenta integração direta com os principais adquirentes de cartão de crédito (Pagarme, PagSeguro, Cielo, GetNet) e com o FastPIX, o PIX automatizado da FastHotel. Com isso, você consegue vender por essas adquirentes sem os custos dos gateways de pagamento e com taxas competitivas.

Já do ponto de vista do negócio, o ideal é oferecer um painel administrativo bem organizado, com funções claras cadastrar e modificar tarifas e restrições de estadia e para gerenciar reservas (modificar e cancelar).

Mais uma vez, o Motor da FastHotel excede as expectativas. Com ele, você poderá fazer o básico que qualquer motor de reserva permite e fazer check-ins e check-outs, controlar a conta dos hóspedes, organizar a governança e a manutenção, enviar comprovantes e links do Fast Check-in por WhatsApp e muito mais.

3. Confirmar a integração com outros sistemas

O terceiro passo de como escolher o melhor motor de reservas consiste em confirmar se é fácil integrar o Motor de Reservas a outros sistemas que você já utiliza no seu hotel, como outros softwares para hotelaria (PMS, Gestores de Canais e Revenue Management, principalmente).

O Motor de Reservas da FastHotel é construído no próprio PMS da FastHotel, não necessitando nem de integração. Também já vem com flutuação de tarifas. E está integrado aos melhores Gestores de Canais do país como Omnibees, HSystem e Bukly.

Essa é uma característica importante porque a integração de sistemas otimiza atividades, aumenta a produtividade e evita erros.

4. Confirmar o modelo de suporte técnico

Neste passo, você deve avaliar a oferta de suporte técnico. Verifique, por exemplo:

• se tem atendimento 24/7 ou apenas em horário comercial;
• quais são os canais de contato, como chat ao vivo, telefone, e-mail;
• tempo de respostas às solicitações.

Lembre-se de que, quanto mais eficiente o suporte, menos problemas você terá caso o sistema apresente alguma falha no fluxo de reserva.

5. Verificar a reputação do fornecedor

O último passo de como escolher o melhor motor de reservas consiste em analisar a reputação do fornecedor do sistema.

Para tal, leia as avaliações de outros contratantes no site e nas redes sociais do provedor do software e pesquise em plataformas como o Reclame e fóruns especializados como Capterra, GetApp e Software Advice (sendo os dois últimos não disponíveis em português).

O Motor de Reservas FastHotel é reconhecido, desde 2023, como o melhor valor de compra, o mais fácil de usar, as melhores funcionalidades, o melhor suporte e o mais bem recomendado.

O que analisar para contratar um motor de reservas?

Para acertar na escolha, você também precisa saber o que analisar para contratar um motor de reservas certo. Estes são os principais pontos de análise:

• características do seu hotel: como tamanho e necessidades, a fim de encontrar um sistema realmente compatível e capaz de acompanhar o crescimento do seu negócio;
• capacidade de integração do sistema: para facilitar a gestão e gerar um melhor aproveitamento e compartilhamento de dados;
• suporte ao cliente: fundamental para não perder vendas devido a falhas no sistema, o que também afeta a credibilidade e imagem do seu hotel;
• reputação do fornecedor: a fim de garantir a contratação de uma empresa idônea, confiável e que não trará riscos operacionais e financeiros para o seu hotel;
• relação custo-benefício: por meio da análise do valor da mensalidade para uso do motor de reservas, necessidade de contratação de módulos e funcionalidades à parte, e existência de demais taxas, como as comissões sobre as vendas.

Qual é o melhor motor de reservas?

Agora que você aprendeu como escolher o melhor motor de reservas, saiba que o do Motor de Reservas da FastHotel atende a todos os critérios citados — e vai além, pois só ele conta com:

• experiência de compra intuitiva para os clientes;
• supervalorização da propriedade pela aparência inovadora;
• design superior que alavanca as vendas, estimulando up selling (mudança para tipo de quarto ou tipo de tarifa mais caro) e cross selling (venda de adicionais);
• desconto por forma de pagamento e acréscimo por número de parcelas;
• cupom de desconto com desconto por % ou valor, por tipo de tarifa, por data de reserva, por data de entrada e por data de saída;
• integração diretas com adquirentes de cartões de crédito (Pagarme, PagSeguro, Cielo, GetNet); e
• o Fast PIX.

O Fast Pix é uma funcionalidade exclusiva do nosso motor de reservas que garante pagamentos rápidos, práticos e com confirmação automática da reserva (sem a necessidade do cliente ter que enviar comprovante). Confira no vídeo!

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