Despesa e custo na hotelaria: veja diferenças e otimize a gestão

Para manter a saúde financeira de hotéis e pousadas, entender a diferença entre despesa e custo na hotelaria é fundamental. Isso porque, apesar de parecerem semelhantes, esses conceitos impactam o negócio de maneiras diferentes — e saber separá-los faz toda a diferença na gestão.

De forma simples: custos estão ligados diretamente à operação hoteleira, como lavanderia e refeições. Já as despesas envolvem contas e tributos a pagar, bem como investimentos em estratégias de marketing, por exemplo.

Em outras palavras, os custos mantêm o serviço em funcionamento; já as despesas sustentam a estrutura do negócio.

Esse tipo de conhecimento ganhou ainda mais importância no cenário atual. Segundo o estudo Hotelaria em Números 2024, da JLL, a diária média dos hotéis brasileiros em 2023 subiu quase 35% em relação ao ano anterior. Apesar disso, o lucro operacional, devido ao aumento de custos e despesas, não cresceu no mesmo ritmo.

Ou seja, ganhar mais não basta — é preciso gerenciar melhor os empreendimentos hoteleiros.

É por isso que, neste guia, você vai entender como identificar e administrar custos e despesas na hotelaria para mais controle e eficiência para a sua gestão. Acompanhe!

Qual a diferença entre despesa e custo na hotelaria?

As despesas representam gastos necessários para o hotel em funcionamento, mas que não estão diretamente ligados à prestação dos serviços oferecidos e à presença de hóspedes. Exemplos incluem contas de energia elétrica, campanhas de marketing e salários de equipes administrativas. São classificadas como gastos gerais que sustentam a estrutura do negócio.

Os custos, por outro lado, dizem respeito à produção ou à prestação dos serviços principais do hotel. Incluem, por exemplo, os valores gastos na compra de alimentos para o café da manhã, amenities (produtos disponibilizados aos hóspedes) e lavanderia para higienização do enxoval (roupas de cama e banho). Esses gastos têm relação direta com a operação e variam de acordo com o volume de serviços prestados, ou seja, de acordo com o número de hóspedes-noite.

Portanto, a principal diferença entre despesa e custo está no vínculo que cada tipo de gasto tem com a atividade principal do negócio. Reconhecer essas diferenças ajuda a priorizar ações de gestão e identificar oportunidades para otimizar o orçamento.

Por que separar despesas e custos na hotelaria?

Esta é uma reflexão super pertinente. O que você prefere: R$1.000 de custo ou R$1.000 de despesa?

As despesas existem independentemente da quantidade de hóspedes, enquanto os custos só existem (ou têm uma componente mais relevante) quando existem hóspedes.

Então, quanto maior o número de hóspedes, maiores os custos. Já as despesas permanecem praticamente constantes mesmo que o número de hóspedes cresça.

Para alguns, pode parecer que as despesas são melhores porque variam menos com a quantidade de hóspedes. Mas, na verdade, a gestão financeira sempre tem como um dos objetivos reduzir as despesas porque os R$1.000 de despesas terão que ser pagos com ou sem hóspedes. Por outro lado, os R$1.000 de custos só existirão se existirem hóspedes e a receita trazida por eles.

Vale lembrar que embora tenhamos dito “hóspedes” várias vezes neste artigo, os clientes não hospedados, como clientes de Day Use ou clientes do restaurante, também fazem com que os custos aumentem.

Quais são as principais despesas de um hotel?

As principais despesas na hotelaria incluem:

• Salários dos funcionários: os salários dos funcionários que atuam em áreas administrativas, como recepção, governança e gestão de reservas e gestão financeira, representam uma parcela fixa das despesas mensais. Mesmo em períodos de baixa ocupação, esses pagamentos precisam ser feitos em dia.
  Exceção: já trabalhadores temporários, se contratados para momentos de maior demanda, devem ser considerados custos.
• Manutenção e reparos: a manutenção preventiva e corretiva em áreas comuns, como jardins, piscinas e elevadores, e nos sistemas de climatização garante a preservação dos espaços, a redução de gastos emergenciais e a satisfação dos hóspedes.
  Exceção: alguns equipamentos e estruturas exigem mais manutenção conforme a intensidade de utilização aumenta. Estes casos devem ser considerados como custos.
• Marketing e publicidade: campanhas digitais, anúncios em redes sociais, parcerias com plataformas de reservas e ações promocionais compõem as despesas de marketing. Um investimento bem planejado é essencial para atrair hóspedes, manter a ocupação alta e fortalecer a imagem do hotel no mercado.
• Tributos e taxas: o pagamento de certos impostos, como o IPTU, é obrigatório para a operação legal do hotel. Essas despesas precisam ser previstas no orçamento para evitar penalidades e manter a regularidade fiscal do negócio.
  Exceção: impostos como o ISS, que claramente varia de acordo com a quantidade de hóspedes, devem ser considerados custos.
• Seguros: contratar seguros patrimoniais, contra incêndio e de responsabilidade civil são despesas essenciais para garantir a segurança e a legalidade da operação hoteleira. Apesar de não serem recorrentes (mensais), exigem planejamento financeiro para os períodos de vencimento.

Quais são os principais custos de um hotel?

Como você já sabe, os custos de um hotel são os gastos relacionados à operação e variam de acordo com a taxa de ocupação e com o volume de hóspedes. Confira os principais a seguir.

• Alimentos e bebidas: a compra de alimentos, bebidas e insumos para o café da manhã, Restaurante e Bar, frigobar e serviço de quarto representa um dos principais custos operacionais. É importante monitorar o consumo, evitar desperdícios e negociar com fornecedores para garantir qualidade e manter os custos sob controle.
• Produtos de limpeza e lavanderia: sabão, desinfetantes, serviços de lavanderia para roupas de cama, toalhas e uniformes são custos operacionais essenciais. Esses itens garantem a higiene e o conforto dos hóspedes e impactam diretamente a experiência do cliente e a reputação do hotel.
• Amenities e itens de reposição: shampoos, sabonetes, toucas de banho, sachês de chá e café e outros mimos oferecidos nos quartos. O consumo deve ser calculado de forma inteligente para evitar tanto a falta quanto o excesso no estoque.
• Contas de serviços: as contas de energia elétrica, água e internet variam conforme o porte do empreendimento e a taxa de ocupação. Medidas de consumo consciente e renegociação de contratos podem ajudar a manter essas contas sob controle.
  Exceção: gastos de serviços com áreas administrativas, se identificáveis, devem ser tratados como despesas.

Para calcular despesas e custos na hotelaria de forma eficiente, mantenha tudo registrado em um sistema de gestão hoteleira. Aliás, a assinatura desse tipo de serviço também conta como uma despesa, mas, na verdade, é um investimento — e você já vai entender por que.

Melhores práticas para gerenciar despesas e custos na hotelaria

Gerenciar despesa e custo na hotelaria de forma eficiente é fundamental. Aplicar boas práticas ajuda a manter as finanças equilibradas, otimizar recursos e garantir a competitividade no mercado. Confira algumas estratégias essenciais para alcançar esses objetivos.

1. Utilize um sistema de gestão financeira

Adotar um sistema de gestão hoteleira completo é uma das melhores decisões que você pode tomar para organizar as finanças do seu hotel.

Mais do que simplesmente registrar despesas e custos, esse tipo de software integra informações de diferentes setores — reservas, recepção, governança, estoque e relacionamento com o cliente — em um único ambiente.

Apesar de constar como uma despesa, a assinatura desse tipo de ferramenta representa um verdadeiro investimento na saúde financeira e operacional do hotel. Um bom software proporciona mais controle, mais produtividade, mais eficiência e, no longo prazo, mais lucratividade — fatores essenciais para quem quer crescer de forma sustentável no mercado hoteleiro.

Com um sistema modular, como o FastHotel, você pode contratar apenas os serviços que atendem às suas necessidades — e de acordo com o porte do seu empreendimento —, o que ajuda a gerenciar ainda melhor as finanças do seu hotel.

2. Invista em treinamento da equipe

Capacite os funcionários para utilizarem recursos de forma eficiente e evitar desperdícios. Uma equipe bem treinada contribui para a redução de custos operacionais e para a melhoria do atendimento.

3. Classifique despesas e custos com precisão

Divida os gastos entre fixos, variáveis, diretos e indiretos para entender em qual setor ocorrem os maiores impactos financeiros. Essa ação permite criar estratégias específicas para cada categoria.

4. Transforme despesas em custos

Como vimos, é melhor ter R$1.000 de custos que R$1.000 de despesas. Então, sempre que você conseguir transformar despesa em custos, melhor será.

5. Negocie com fornecedores

Renegocie contratos e busque parcerias com fornecedores que ofereçam melhores condições e qualidade nos produtos e serviços. Esse processo reduz os custos variáveis e melhora a margem de lucro.

6. Monitore indicadores financeiros

Acompanhe métricas como taxa de ocupação, custo por hóspede e margem de contribuição. Os indicadores ajudam a avaliar o desempenho financeiro e identificar áreas de melhoria.

7. Realize auditorias frequentes

Faça revisões periódicas das despesas e custos para identificar excessos e possíveis desperdícios. Essa prática ajuda a corrigir desvios antes que impactem negativamente o orçamento.

Controlar despesas e custos na hotelaria de forma eficiente garante a sustentabilidade e o sucesso de hotéis e pousadas. Com uma gestão financeira bem estruturada, é possível maximizar a lucratividade, otimizar recursos e tomar decisões estratégicas que beneficiam tanto o negócio quanto os hóspedes.

Se você deseja aumentar seus lucros e melhorar a produtividade do seu hotel, o FastHotel, sistema para hotel completo, é a solução ideal.

Com o módulo Compras e Estoque, Finanças e Inteligência de Negócios, você terá:

• identificação de itens com necessidade de reposição;
• compras com acompanhamento do histórico dos preços;
• controle de itens de estoque;
• classificação de despesas e custos;
• plano de contas;
• DRE (demonstrativo dos resultados do exercício);
• Taxa de ocupação e muito mais.

Solicite uma demonstração personalizada gratuita e descubra como simplificar suas operações.