Importância de um software de gestão hoteleira para o seu hotel

O uso de tecnologia para otimizar as operações na hotelaria já deixou de ser uma tendência e consolidou a importância de um software de gestão hoteleira para o crescimento sustentável dos empreendimentos nesse segmento.

Foi o que mostrou o levantamento da Mordor Intelligence. Segundo a pesquisa, o mercado de softwares para hotéis — avaliado em US$ 1,62 bilhão em 2025 — deve ultrapassar a marca dos US$ 2,2 bilhões até 2030.

Independentemente do tamanho do hotel, seja uma pequena pousada ou uma grande rede, esses sistemas oferecem soluções fundamentais para uma boa administração, como controle financeiro, vendas, marketing, geração de relatórios detalhados e análise de desempenho.

Quer entender como funciona e por que investir nesse tipo de ferramenta? Então, continue a leitura e confira:

• o que é um software de gestão hoteleira;
• qual a importância de um software de gestão hoteleira;
• quais são as funções de um software de gestão hoteleira;
• quais as vantagens de um software de gestão hoteleira.

Acompanhe!

O que é um software de gestão hoteleira?

Também conhecido como sistema de gestão hoteleira ou PMS (Property Management System), um software de gestão hoteleira é um programa que centraliza operações como gestão de reservas, check-in, consumos dos hóspedes, check-out, governança, gestão financeira, controle de estoque e outras tarefas comuns na rotina de um hotel ou pousada.

Ao reunir diferentes funções em uma única plataforma, o software hoteleiro proporciona um acompanhamento completo das operações. Esse recurso torna a tomada de decisões mais ágil e precisa, ideal para otimizar os processos e elevar a qualidade dos serviços que seu estabelecimento entrega aos hóspedes.

Qual a importância de um software de gestão hoteleira?

Um software hoteleiro é importante porque registra os dados dos clientes, controla reservas, check-in e contas (o que inclui consumos de A&B), coordena tarefas das camareiras e manutenção, ajusta tarifas, verifica disponibilidade de quartos, administra o estoque e mantém as finanças em ordem para garantir eficiência e melhores resultados.

O PMS também agrega funcionalidades que ampliam as possibilidades de crescimento. Ferramentas como motor de reservas, campanhas de marketing, pontos de venda e programas de fidelidade ajudam a atrair mais hóspedes, fidelizar clientes e aumentar a receita.

Não é à toa que 80% dos líderes do setor hoteleiro entrevistados no Hotel Property Management System Guide reconhecem a importância de um software de gestão hoteleira e classificam o PMS como a tecnologia mais essencial para a operação eficiente de hotéis.

Entenda melhor, a seguir, o que torna essa tecnologia indispensável para hoteleiros e pousadeiros.

Quais são as funções de software de gestão hoteleira?

Dentre as principais funções de um software de gestão hoteleira, destacam-se:

• 1 – Gestão de reservas;
• 2 – Recepção (Front Desk);
• 3 – Gestão de compras e estoque;
• 4 – Controle financeiro;
• 5 – Relatórios e análises.

A seguir, confira as características de cada uma delas.

1 – Gestão de reservas

Gerenciar reservas pode virar uma dor de cabeça se você não tiver as ferramentas certas. Na verdade, a gestão de reservas inicia-se na área comercial definindo e registrando no todas as regras da venda de reservas como:

• tarifas (e restrições de estadia) com base na demanda, sazonalidade e no comportamento da concorrência e definindo como será a flutuação de tarifas;
• criando pacotes promocionais que chamam a atenção dos clientes; e
• definindo quando e em quais canais de venda cada tarifa ou pacote deve ser ofertado.

As tarifas definidas para cada data e tipo de quarto devem ser cadastradas. Mas cadastrar e atualizar tarifas manualmente em várias plataformas de venda é um trabalho que ninguém merece, concorda?

Por isso, uma das funções de um software de gestão hoteleira também é automatizar esse processo. Com a integração com gestores de canais, ao cadastrar as tarifas e pacotes, o sistema distribui os preços para todas as OTAs (Online Travel Agencies) de uma vez, como Booking.com, Airbnb e muitas outras.

A partir daí, você controla todas as solicitações de forma prática. Recebe automaticamente as reservas vendidas no Motor de Reservas FastHotel e em outros canais de venda.

Um painel integrado ou mapa de reservas, mostra, em formato de calendário, a taxa de ocupação, as reservas alocadas e os quartos disponíveis. Você cria as reservas vendidas pela Recepção ou Central de Reservas com poucos cliques.

Altera datas e cancela reservas com a mesma facilidade. Você ainda pode oferecer serviços extras, como um late check-out ou hospedagem para pets, e aumentar sua receita enquanto agrada aos hóspedes.

2 – Recepção (Front Desk)

A recepção é o coração do hotel, e o software da FastHotel, por exemplo, simplifica todo o processo. Em um painel criado especialmente para o trabalho dos recepcionistas, além de ver todas as reservas, sua equipe registra reservas e aloca quartos com a função prática de “arrastar e soltar”.

A ferramenta também registra preferências e históricos de cada cliente, o que ajuda a oferecer um atendimento mais personalizado.

Assim, você consegue:

• realizar check-ins, registrando os dados dos hóspedes, cobrando, deles, os valores a receber e registrando a FNRH;
• criar bloqueios comerciais;
• lançar consumos realizados durante a hospedagem;
• realizar check-outs sem complicação, cobrando dos hóspedes o valor das despesas;
• monitorar o status de cada quarto, seja livre, ocupado, em limpeza ou manutenção ou bloqueado;
• contabilizar o número de cafés da manhã a servir;
• gerar lista de hóspedes;
• oferecer um atendimento com informações personalizadas sobre os hóspedes.

3 – Gestão de compras e estoque

Uma das fontes de receita mais importantes de um hotel são os A&B (alimentos e bebidas). Garantir a disponibilidade de ingredientes e de bebidas é fundamental para não comprometer as receitas.

A gestão de compras e estoque também é responsável por gerenciar as compras de produtos de limpeza e itens de manutenção fundamentais para a governança exercer seu papel no dia a dia do hotel.

Um bom programa de hotel torna essas atividades muito mais produtivas e eficazes com funcionalidades como:

• estoque mínimo (ou ponto de reposição de estoque);
• baixa automática de estoque por venda de A&B estocáveis (como salgados e doces industrializados e bebidas prontas) ou de alimentos e bebidas preparados (como entradas, porções, pratos, sucos e drinks);
• histórico do preço de compra.

4 – Controle financeiro

Cuidar das finanças do hotel fica bem mais fácil com um programa para hotelaria.

Você não precisa se preocupar com erros ao calcular comissões de agências e taxas de administração dos meios de pagamento, já que o sistema automatiza essas tarefas, evitando que você seja cobrado incorretamente.

Também controla as faturas a serem emitidas para agências e clientes corporativos para que você não perca nenhuma receita.

A ferramenta controla e classifica receitas e despesas em um plano de contas, para que você identifique exatamente onde utiliza seu dinheiro, e organiza todas as contas a pagar e a receber do seu hotel, gerando alertas sobre prazos de pagamento.

O software para hotelaria ainda mostra as entradas e saídas no fluxo de caixa e permite que você acompanhe as oscilações do caixa com antecipação.

5 – Relatórios e análises

Quem não gosta de tomar decisões com base em dados confiáveis? Um PMS gera relatórios completos para você acompanhar o que acontece no seu estabelecimento.

Com essa função do programa para hotéis, você pode acompanhar:

• indicadores financeiros como receitas e despesas classificadas num plano de contas definido por você;
• indicadores básicos da hotelaria como a taxa de ocupação, diária média e receita por quarto;
• indicadores avançados da hotelaria como receita, diária média, número de diárias, número de reservas, duração média e antecedência de compra por várias dimensões de análise como canais de marketing, canais de venda, tipo de quarto, recorrência do cliente e até UF (estado) de origem dos hóspedes, para embasar, em dados, as principais decisões das áreas de marketing e comercial e melhorar suas estratégias.

Além disso, os relatórios ajudam a entender o comportamento dos hóspedes e planejar ações futuras. Você pode personalizá-los conforme a sua necessidade, seja para vendas, marketing hoteleiro ou sua operação hoteleira.

Quais as vantagens de usar um software de gestão hoteleira?

As vantagens de usar um software de gestão hoteleira incluem:

• 1 – Minimização dos Erros;
• 2 – Mais controle;
• 3 – Aumento da produtividade;
• 4 – Relacionamento com o cliente;
• 5 – Venda online;
• 6 – Visão completa;
• 7 – Gestão estratégica.

Veja abaixo os detalhes de cada benefício.

1 – Minimização dos erros

Deixe de lado os registros em papel e as anotações à mão. Um software de gestão hoteleira reúne todas as informações em um só lugar e proporciona mais segurança e rapidez no dia a dia.

Essa centralização elimina falhas que podem prejudicar o serviço oferecido aos hóspedes ou comprometer o faturamento e o controle financeiro.

Erros em preços de diárias, disponibilidade de quartos ou cálculos de contas deixam de ser uma preocupação. O sistema controla a disponibilidade de reservas, valor das reservas, a soma das despesas e impede que um check-out aconteça com despesas pendentes.

2 – Mais controle

Com o software, você assume o controle total da operação do hotel. A ferramenta de gestão hoteleira permite que você personalize os acessos conforme os cargos da equipe, define níveis de aprovação e monitora as atividades que cada funcionário realiza. Além disso, impede a alteração de dados financeiros sem autorização.

O sistema também protege seus dados com backups regulares e opções de acesso restrito por IP, o que garante que nada fique fora do lugar.

3 – Aumento da produtividade

Um painel interativo torna as atividades da recepção muito mais ágeis, como criar ou ajustar reservas, organizar a ocupação dos quartos e programar as tarefas das camareiras.

A automação elimina a necessidade de trabalhos manuais, como registrar reservas vindas das OTAs ou do Motor de Reservas.

Na cozinha, a comanda eletrônica organiza os pedidos e inclui detalhes como o ponto da carne, ideal para atender as preferências dos hóspedes com mais praticidade.

4 – Relacionamento com o cliente

Fazer com que os hóspedes se sintam especiais se torna mais simples com o uso de tecnologia. Um bom software envia confirmações automáticas de reserva, permite check-in online, facilita pesquisas de satisfação após a estadia e o envio de Campanhas de Marketing para promover o retorno de hóspede.

Essas interações aumentam a proximidade com o cliente e criam uma experiência mais personalizada e memorável.

5 – Venda online

Transformar as redes sociais, as conversas pelo whatsapp e o site do hotel em canais de venda nunca foi tão fácil. Um motor de reservas ao software permite que você venda diretamente, automaticamente, 24 horas/dia e 7 dias/semana, sem pagar comissões para terceiros.

Essa função também ajuda a atrair mais hóspedes e maximiza o retorno sobre o investimento em marketing digital.

6 – Visão completa

Ter todas as informações do hotel em um só lugar faz toda a diferença. Com um bom software, você monitora a ocupação de quartos, check-ins, check-outs, status de manutenção, atividades das equipes e muito mais.

Essa visão integrada permite identificar o que precisa de atenção e agir com eficiência para garantir a satisfação dos hóspedes.

7 – Gestão estratégica

Tomar decisões estratégicas se torna mais fácil quando você tem os dados certos. Um software de gestão hoteleira organiza detalhes como o histórico de reservas, consumos dos clientes e análise de produtos mais vendidos.

Esses elementos ajudam a planejar o futuro do hotel com base em fatos e eliminam o risco de decisões por achismo.

Agora que você entende o que é um software de gestão hoteleira, suas funções e vantagens, que tal ver na prática como um sistema completo transforma o seu hotel ou pousada e melhora a experiência dos seus hóspedes?

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