Quando trocar o sistema de gestão hoteleira? Veja 5 motivos
Decidir quando trocar o sistema de gestão hoteleira é uma escolha que vai além da tecnologia: trata-se de garantir mais eficiência operacional, reduzir custos, aumentar a produtividade da equipe e oferecer uma experiência superior ao hóspede.
Mesmo que você já utilize um software, a questão é se a plataforma acompanha o ritmo das inovações e das novas demandas do mercado. Afinal, se o sistema der problemas, erros e dor de cabeça, não vale a pena usar uma tecnologia “só por usar”.
Sabemos que a troca pode parecer desafiadora, mas é um investimento que abre caminho para resultados mais expressivos. Isso porque você pode encontrar sistemas mais modernos e com mais recursos que tornam seu fluxo operacional 100% eficiente.
Para saber se a hora de mudar seu software chegou, leia até o final para aprender como identificar o momento certo e o que um sistema de gestão hoteleira deve oferecer para impulsionar seu crescimento.
Quando trocar o sistema de gestão hoteleira?
Existem vários sinais que indicam quando trocar o seu sistema de gestão hoteleira, como ausência ou defasagem de funcionalidades essenciais, falta de recursos estratégicos, plataforma tecnológica antiga, suporte técnico e treinamento ruins e custo-benefício inadequado.
Entenda sobre cada motivo abaixo.
Ausência ou defasagem de funcionalidades essenciais
Ao contratar um programa de gestão, o hoteleiro espera que o software ofereça as principais funções para controlar a operação do dia a dia, otimizar o trabalho da equipe e apoiar a tomada de decisão com informações reais e objetivas.
Porém, nem sempre a plataforma oferece todas as operações ou, então, não atualiza sua versão para acompanhar as demandas do mercado. Afinal, os clientes estão cada vez mais digitais e querem facilidade para reservar, atendimento personalizado e, claro, eficiência em todos os pontos de sua jornada.
É claro que dificilmente um sistema atenderá 100% exatamente como você imagina. Porém, deve oferecer formas eficazes de cobrir suas principais necessidades e ser flexível para desenvolver funcionalidades específicas.
Falta de recursos estratégicos
Além de cobrir as rotinas operacionais essenciais (gestão de reservas, recepção, controle financeiro e governança, por exemplo), um sistema moderno deve oferecer recursos estratégicos, como:
- marketing e relacionamento com o cliente: integração com campanhas digitais, segmentação de perfis de hóspedes, comunicação automatizada (e-mail e WhatsApp) e gestão da reputação online;
- revenue management: ferramentas de gestão de receitas, como precificação dinâmica, relatórios financeiros e de desempenho;
- motor de reservas para vendas diretas: site com design otimizado para conversão, versão mobile-first e meios de pagamento atualizados, como PIX automatizado;
- gestão de canais (channel manager): sincronização de tarifas e disponibilidade em tempo real em diversas OTAs, prevenção de overbooking e relatórios de performance por canal.
Portanto, se o hotel evoluiu em seus processos e o sistema de gestão hoteleira não acompanhou o ritmo, é hora de considerar a troca.
Plataforma tecnológica antiga ou desatualizada
Você não precisa ser um especialista para entender se a plataforma tecnológica de seu sistema é atual ou não.
Vamos a dois exemplos para ilustrar como perceber quando trocar o sistema de gestão hoteleira.
Uma das grandes expectativas do hoteleiro ao adotar um software é ter mobilidade e facilidade para acessar as informações de seu negócio de qualquer lugar, já que acompanha o seu negócio à distância em vários momentos. Logo, o sistema deve ser online e permitir acesso de onde estiver.
E as plataformas mais antigas são obsoletas e limitadas para consultar todo o histórico de informações em tempo real.
Portanto, se o seu software ainda não é online, responsivo, acessível de qualquer dispositivo e limita suas consultas de informações em tempo real, saiba que está prejudicando sua gestão. A atualização para uma plataforma moderna é mais que conveniência, é sobrevivência em um mercado tão competitivo.
Suporte técnico e treinamento ruins
A relação com o fornecedor é parte fundamental do sucesso do sistema. Se o suporte é lento, restrito a visitas presenciais ou difícil de acionar, toda a sua operação corre risco.
O ideal é contar com atendimento ágil e transparente, treinamentos eficientes na implementação e atualizações online de novas versões, além de disponibilidade para reciclagem da equipe.
Mais do que suporte, o parceiro tecnológico deve atuar de forma consultiva e ajudar o hotel ou pousada a extrair o máximo da ferramenta. Se esse cenário não acontece, é hora de repensar a parceria.
Cabe lembrar que o treinamento deve ser acordado no momento da escolha do software e, caso o fornecedor não cumpra com a disponibilidade deste recurso, você pode pedir o fim do contrato.
Custo-benefício inadequado
Uma situação bastante delicada para o hoteleiro é quando o sistema de gestão não gera o benefício esperado. E pode acontecer por diversos motivos, como:
- erro na avaliação do sistema: quando não adota critérios de escolha adequados a sua necessidade operacional e, consequentemente, avalia incorretamente o software de gestão hoteleira;
- ausência de funcionalidades: é comum que os sistemas não ofereçam funcionalidades exatamente como o esperado e o hoteleiro não perceba antes, especialmente no que diz respeito à escalabilidade do negócio e atualização de versões mais modernas e digitais;
- incompatibilidade de valor x versão: os sistemas obsoletos tentam evoluir e até disponibilizam novas funcionalidades e versões, mas com velocidade baixa e custo alto. Além do problema da falta de agilidade, o custo é repassado ao cliente e, com o tempo, o software sai mais caro do que um moderno;
- custos ocultos: muitas vezes o treinamento, usuários ilimitados e computadores ilimitados não estão inclusos nos custos apresentados inicialmente. Por isso, sempre avalie os custos totais de operação de um sistema antes de qualquer decisão.
Em todas as situações acima, prolongar a substituição do sistema é, com certeza, a pior opção. Busque uma solução tecnológica que atenda bem às suas necessidades.
Entretanto, vá com calma! Avalie corretamente as outras opções no mercado para não cometer os mesmos erros na sua próxima experiência. Veja quais funcionalidades seu novo sistema deve oferecer.
O que um sistema de gestão hoteleira deve oferecer?
Ao escolher seu novo sistema de gestão hoteleira (PMS), você deve considerar as funcionalidades essenciais para o seu negócio, como:
- gestão de reservas, inclusive check-in e check-out;
- controle de disponibilidade de quartos e tarifário por categoria;
- contas de hóspedes (diárias, consumos e pagamentos);
- serviços de governança e manutenção;
- gestão financeira (contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e controle de caixa físico);
- controle de estoque em diferentes depósitos.
Um bom software permite uma visão geral de seu hotel ou pousada minuto a minuto, otimiza o fluxo de trabalho e melhora os procedimentos operacionais, o que evita erros e imprevistos.
Além disso, a usabilidade deve ser intuitiva (para que toda a equipe adote o sistema com facilidade) e reduzir a curva de aprendizado e os erros na operação.
Gestão de reservas e atividades de front-desk
Um PMS eficiente te ajuda na gestão de reservas e atividades de front-desk (recepção). Logo, seu novo software deve facilitar e otimizar esses setores para proporcionar uma visão completa dos check-ins e check-outs do dia. Assim, você agiliza a entrada e a saída dos hóspedes.
Aprenda mais: Check-in online em hotéis: mais agilidade e satisfação
Governança e manutenção
Seu novo sistema de gestão deve também controlar as atividades de governança e possibilitar a otimização dos serviços de arrumação, limpeza e manutenção. E também permitir o lançamento do consumo do frigobar nas contas dos hóspedes.
Integração com diferentes canais e sistemas
Um bom PMS deve se conectar ao motor de reservas, channel manager, OTAs e outras soluções já usadas no hotel ou pousada para centralizar dados e reduzir retrabalho.
Leia também: Como uma central de reservas pode beneficiar seu hotel?
Gestão de múltiplas unidades
Tendo em vista que é comum grupos empresariais serem responsáveis por mais de uma propriedade no ramo hoteleiro, é essencial ter, além da visão geral de cada estabelecimento, a visão geral de todo grupo. Ou seja, de cada unidade ou filial.
Relatórios gerenciais e financeiros
Cabe destacar que seu novo sistema deve ter ferramentas que gerem relatórios financeiros, operacionais e de desempenho em tempo real, o que possibilita uma tomada de decisão ágil e garante a boa administração de seu negócio.
Facilidade de uso
A interface deve ser intuitiva e garantir rápida adoção pela equipe, menos erros e mais eficiência no dia a dia. Além, claro, de o novo sistema ser online e acessível de qualquer lugar, a qualquer momento.
Até mesmo o recurso de camareira online permite a mobilidade para tornar a operação mais eficiente. Ao arrumar um quarto, pode liberar a unidade diretamente em seu celular, por exemplo.
O que considerar ao trocar o sistema de gestão hoteleira?
Ao trocar o sistema de gestão hoteleira, é fundamental ter critérios objetivos para garantir que o investimento traga resultados reais, especialmente se sua operação for mais complexa e com alto volume de reservas.
Para não errar, veja o que considerar ao trocar o sistema de gestão hoteleira:
- analise suas operações atuais: identifique quais processos funcionam bem, quais geram retrabalho e onde há gargalos;
- mapeie as necessidades do negócio: liste funcionalidades essenciais agora e recursos que poderão ser necessários no futuro, e alinhe com as metas de crescimento;
- ouça a equipe: converse com recepção, governança e manutenção para entender o que funciona, o que falta e quais recursos facilitariam o trabalho diário;
- avalie suporte e treinamento do fornecedor: priorize atendimento ágil, consultivo e treinamentos contínuos que ajudem a equipe a aproveitar todas as funcionalidades do sistema;
- analise o custo-benefício: considere softwares que ofereçam recursos que você realmente usa e que possibilitem adicionar módulos ou ferramentas conforme o crescimento do hotel, o que evita pagar por funcionalidades desnecessárias;
- verifique a segurança e tecnologia utilizada: confirme que o sistema é online, atualizado e acessível de qualquer dispositivo para garantir confiabilidade e mobilidade;
- planeje a transição: defina etapas estruturadas para migração de dados, testes e adaptação da equipe, o que garante que a troca seja eficiente e sem impacto na operação.
Ao seguir estas etapas, terá transparência sobre o que precisa em um novo sistema e estará pronto para tomar uma decisão consciente.
Porém, escolher a plataforma certa é apenas o começo: para o investimento trazer resultados reais, é fundamental planejar cuidadosamente como implementar um novo sistema de gestão hoteleira. Afinal, toda a equipe deve adotar a ferramenta de forma eficiente para a operação funcionar sem interrupções.
Como implementar um novo sistema de gestão hoteleira?
Para implementar um novo sistema de gestão no seu hotel ou na sua pousada, você deve:
- ser diretivo e rápido no processo de substituição;
- comunicar com antecedência a mudança à equipe;
- exigir uma implantação rápida por parte do fornecedor do sistema de gestão;
- escolher um colaborador com desenvoltura para aprendizado de informática e torná-lo o primeiro contato dos demais em caso de dúvidas;
- treinar as equipes, especialmente o ponto focal escolhido;
- cobrar os times pelo uso correto do sistema desde o primeiro dia.
E com o FastHotel, você não precisa se preocupar!
A gente facilita esse processo com uma implementação rápida, geralmente concluída em 2 a 3 dias úteis. Além disso, oferece treinamento para a equipe e suporte contínuo nas primeiras semanas de uso, o que garante uma transição suave.
Conheça o sistema de gestão hoteleira FastHotel
O sistema FastHotel é uma solução completa e inclui módulos, como:
- gestão hoteleira: controle de reservas, recepção, governança e manutenção;
- motor de reservas com FastPIX: venda direta no site, nas redes sociais e no WhatsApp com integração ao Pix;
- integração com gestores de canais: sincronização com os melhores gestores de canais para anunciar e controlar as reservas em mais de 700 OTAs e metabuscadores;
- finanças: controle de contas a pagar e a receber e relatórios com indicadores financeiros e operacionais;
- estoque: gerenciamento de inventário;
- relacionamento com o cliente: fidelização e comunicação personalizada por e-mail e WhatsApp, além de gestão de redes sociais e anúncios no Google Ads;
- restaurante e bar: comandas digitais e controle de produção;
Além de um módulo offline, com acesso mesmo sem internet, e projetos personalizados que se adaptam 100% à sua operação.
Com uma interface intuitiva e suporte dedicado, o software FastHotel permite que sua equipe se adapte rapidamente, otimize operações e melhore a experiência do hóspede.
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Dados da Publicação
