Fluxo de caixa na hotelaria: como fazer uma boa gestão?

O fluxo de caixa na hotelaria é a espinha dorsal da sobrevivência do negócio, ainda mais se ele for sujeito a efeitos de sazonalidade. Se a gestão for falha ou inexistente, as finanças do hotel ficam sob risco: desde a falta de visão clara da saúde financeira, o que dificulta a tomada de decisões, até a possibilidade de inadimplência e pagamentos desnecessários de multas.

Porém, é possível se reorganizar. O caminho é usar a tecnologia para facilitar a integração de contas a pagar e a receber, especialmente se você tiver pouca experiência em finanças.

Aproveite este texto para dar os primeiros passos e melhorar seus resultados financeiros. Aprenda o que é fluxo de caixa na hotelaria e como fazer um gerenciamento completo e eficiente.

O que é fluxo de caixa na hotelaria?

O fluxo de caixa na hotelaria é uma ferramenta de gestão financeira que registra toda a movimentação de receitas e despesas em detalhes. Ou seja, todo o dinheiro que entra e sai do seu hotel ou pousada.

Alguns exemplos são receitas de hospedagem, eventos e serviços e despesas com folha de pagamento, manutenção e fornecedores.

O fluxo de caixa também considera receitas futuras associadas a liquidações de transações já realizadas por cartão de crédito e receitas previstas em reservas já vendidas, que tenham um pagamento previsto para o check-in que ocorrerá no próximo mês.

Além de gastos futuros já registrados, como mão-de-obra, e contas mensais, como água, energia e gás.

Assim, é possível prever, por exemplo, se o caixa do hotel terá recursos suficientes para sustentar a operação em momentos de baixa ocupação ou para pagar o 13º salário sem necessidade de aporte de recursos adicionais.

Por isso, o ideal é que sua atualização seja constante e confiável. Até mesmo um pequeno gasto, como compra de pão, deve entrar na conta. Dessa forma, você tem uma visão completa da saúde financeira do negócio.

Manter uma boa gestão do fluxo de caixa do seu hotel, portanto, é a melhor forma de saber o saldo disponível, identificar precificação inadequada e criar estratégias para reduzir custos.

Sem falar na possibilidade de prever necessidades financeiras para evitar falta de dinheiro em suas operações diárias.

E a importância do gerenciamento do fluxo de caixa não para por aí! Veja mais benefícios a seguir.

Qual a importância do controle de fluxo de caixa em um hotel?

A importância do controle de fluxo de caixa em um hotel está diretamente ligada à sustentabilidade do negócio. Afinal, permite acompanhar de perto todas as entradas e saídas e monitorar a saúde financeira em tempo real. Assim, você evita surpresas, antecipa desafios e toma decisões mais inteligentes.

Um dos principais diferenciais do fluxo de caixa é a capacidade de revelar padrões no comportamento financeiro do hotel.

Ao registrar diariamente as movimentações, é possível identificar períodos de alta e baixa ocupação, meses com mais volume de despesas ou picos de receita.

Essas informações são fundamentais para situações de sazonalidade, pois permite organizar o capital de giro e garantir que o hotel se prepare para períodos de demanda mais baixa, sem comprometer a operação.

Em resumo, podemos citar três benefícios diretos: previsibilidade e planejamento financeiro, base para decisões estratégicas e eficiência operacional com o apoio da tecnologia.

Entenda melhor a seguir.

Previsibilidade e planejamento financeiro

Um fluxo de caixa bem-gerenciado permite identificar antecipadamente os efeitos da sazonalidade no caixa, prever períodos de baixa ou alta demanda e ajustar as despesas com base nas receitas previstas. Dessa forma, garante o equilíbrio nas finanças do hotel.

Veja alguns exemplos.

• Ao observar quedas recorrentes nas receitas entre abril e junho, o hoteleiro pode criar campanhas promocionais para atrair hóspedes nesses meses;
• Com a previsão da alta temporada nos meses de dezembro e janeiro, é possível reforçar a equipe temporariamente e negociar com fornecedores antecipadamente, o que evita compras emergenciais com preços mais altos;

Base para decisões estratégicas

Com dados precisos, é possível criar pacotes promocionais, planejar investimentos, negociar com fornecedores e melhorar as políticas de pagamento e cancelamento.

Confira exemplos para entender melhor.

• Ao perceber que a taxa de ocupação está baixa durante a semana, o hotel pode oferecer descontos para reservas de segunda a quinta ou incluir benefícios extras, como café da manhã ou espaços especiais para hóspedes corporativos;
• Com base no fluxo de caixa, é possível determinar o melhor momento para reformar um quarto, investir em enxoval novo ou trocar equipamentos sem comprometer o caixa;
• Ao identificar atrasos frequentes nos pagamentos de grupos corporativos, o hotel pode revisar a política de cobrança e exigir pagamentos parciais antecipados.

Operação mais eficiente

Ao usar um sistema de gestão integrado ao fluxo de caixa, o hotel automatiza registros, reduz erros manuais e gera relatórios financeiros em poucos cliques, o que otimiza o tempo e aumenta a produtividade da equipe.

Exemplos práticos:

• em vez de controlar entradas e saídas manualmente em planilhas, o hoteleiro usa um sistema que registra automaticamente as reservas e os gastos operacionais;
• o software envia alertas para avisar datas de pagamento próximas ao vencimento, o que permite ação rápida e evita pagamento de multas;
• a equipe de recepção tem acesso ao status financeiro das contas dos hóspedes em tempo real e pode informar aos clientes sobre saldos pendentes no check-out, sem depender do setor de finanças.

Leia também: Como controlar as compras e classificar as despesas de seu hotel?

Como fazer a gestão de fluxo de caixa de hotel?

Para aprender como fazer a gestão de fluxo de caixa de hotel, é fundamental registrar todas as entradas e saídas, organizar o fluxo por períodos, integrar todos os setores, utilizar um sistema de gestão hoteleira e acompanhar indicadores e relatórios financeiros.

A seguir, veja detalhes dos principais pilares para realizar essa gestão de forma eficiente e prática.

1. Registre todas as entradas e saídas

A base da gestão está no controle rigoroso de receitas e despesas. É essencial registrar diariamente todas as movimentações, como diárias, serviços extras, eventos, comissões, folha de pagamento, fornecedores, manutenções e tributos.

As reservas futuras com o valor e as datas de recebimento devem ser registradas prontamente. Os gastos recorrentes como mão-de-obra, impostos, comissões, contas mensais como água, energia, gás, podem ser registrados para o ano todo (mesmo sabendo que os valores podem sofrer alguma variação).

E mais: categorizá-las facilita a análise posterior e permite identificar onde estão os maiores custos e quais serviços geram mais receita, por exemplo.

2. Organize o fluxo por períodos

Divida o fluxo em períodos para facilitar o monitoramento e a projeção. Comece com um controle diário nos primeiros 30 dias, depois semanal ou quinzenal, e por fim, mensal.

Assim, é possível acompanhar tendências e antecipar períodos de baixa demanda, o que possibilita fazer ajustes em tempo real.

3. Integre todos os setores do hotel

Uma gestão eficiente de fluxo de caixa exige dados consistentes entre os setores dados consistentes entre os setores. Financeiro, recepção, compras, governança, restaurante e estoque precisam alimentar o sistema de forma alinhada e garantir informações confiáveis para a tomada de decisão.

4. Utilize um bom sistema de gestão hoteleira (PMS)

Ao contar com uma plataforma moderna e com as ferramentas certas, como o FastHotel, você pode automatizar registros, reduzir erros e facilitar o acesso a relatórios financeiros.

Além disso, a ferramenta integra reservas, estoque, compras, fluxo de caixa, indicadores financeiros e relatórios, o que agiliza a rotina e aumenta a produtividade.

5. Acompanhe indicadores e relatórios financeiros

Além do registro das movimentações, é essencial monitorar indicadores-chave, como taxa de ocupação, ticket médio, margem de lucro e giro de caixa. Relatórios periódicos de sistemas de gestão hoteleira ajudam a visualizar tendências, identificar gargalos e apoiar decisões de médio e longo prazo, o que fortalece a sustentabilidade financeira do hotel.

Cabe destacar que o controle do fluxo de caixa é apenas uma parte da gestão financeira de um hotel. Logo, o ideal é contar com a facilidade da tecnologia para integrar dados e acompanhar resultados em tempo real.

Veja como dar um passo à frente para otimizar o gerenciamento do seu negócio!

Como melhorar a gestão financeira do hotel?

Melhorar a gestão financeira do hotel exige controle rigoroso das finanças, planejamento estratégico e uso de ferramentas que automatizam as operações.

Para tornar o gerenciamento mais eficiente, o sistema de gestão hoteleira FastHotel oferece um módulo de finanças completo, desenvolvido especialmente para hotéis e pousadas.

De forma simplificada, o software permite gerenciar o caixa físico por ponto de venda, controlar as contas a pagar e a receber, faturar agências e parceiros e manter a conciliação financeira sempre em dia.

O sistema também classifica receitas e despesas por categoria, o que facilita a análise e a tomada de decisão.

Além do módulo financeiro, o FastHotel conta com outras funcionalidades estratégicas para a operação do seu hotel, como gestor de canais, estoque, motor de reservas, marketing, restaurante e relacionamento com o cliente.

Dessa forma, você pode implementar apenas os módulos que fazem sentido conforme suas necessidades e, assim, realizar a melhor gestão do fluxo de caixa na hotelaria.

Experimente grátis o FastHotel e otimize os resultados do seu hotel com mais inteligência e praticidade!