Como reduzir custos em seu Hotel, Pousada ou Hostel

Como reduzir despesas com o Pessoal

• tenha um bom Sistema de Gestão Hoteleira: um sistema simples e intuitivo e processos descomplicados exigem menos especialização e reduzem os requisitos da contratação;
• para atividades de grande responsabilidade que envolvem atendimento a clientes e processos financeiros, como a gerência e recepção, contrate os melhores profissionais disponíveis;
• para as demais atividades, contrate profissionais honestos e dedicados;
• invista em treinamento para que seus funcionários executem as tarifas com perfeição (garanta satisfação dos hóspedes “de primeira”, os primeiros contatos do hóspede com a pousada são os mais relevantes para a formação da opinião deles); e
• avalie sempre a eficácia dos funcionários, ou seja, custo (salário) por tarefa bem executada.

Como reduzir despesas com Operacionais

Estas são as despesas necessárias para o Hotel ou Pousada conseguir operar. Em teoria, elas devem aumentar e diminuir de acordo com o número de hóspedes num certo período.

Como reduzir os gastos com Lavanderia:

• avaliar qual das opções é a melhor: lavanderia própria ou lavanderia terceirizada?;
• se terceirizar:
• nunca ficar dependente de uma única lavanderia, use duas lavanderias concorrentes e divida os itens entre elas mantendo um percentual maior para a melhor;
• faça contratos longos os suficientes para obter descontos;
• nunca renove os contratos sem uma nova cotação no mercado; e
• não substitua as duas lavanderias ao mesmo tempo.

Como reduzir os gastos com a Água

• identifique as principais fontes de consumo e invista em itens que gerem economia (como aeradores de torneiras);
• promova um treinamento básico (20 min) deixando claro que economia de água é um item importante para a gestão e mostre as principais fontes de consumo, as ações já tomadas pela gerência e as ações que são esperadas dos funcionários (lembrando que um comportamento disciplinado do funcionário poderá gerar benefícios para a vida pessoal dele e para o planeta);
• avaliar se seu terreno permite poço artesiano.

Como reduzir os gastos com Energia

• identifique as principais fontes de consumo e invista em itens que gerem economia (como cartões de controle de presença nos quartos, ar condicionados econômicos);
• promova um treinamento básico (20 min) deixando claro que economia de energia é um item importante para a gestão e mostre as principais fontes de consumo, as ações já tomadas pela gerência e as ações que são esperadas dos funcionários (lembrando que um comportamento disciplinado do funcionário poderá gerar benefícios para a vida pessoal dele e para o planeta);
• avalie o uso de calefação para aquecimento dos quartos;
• avalie o uso de gás e energia solar para aquecimento de água; e
• avalie a possibilidade de compra de energia no mercado aberto (mas uma vez, a formação de um pool pode ser uma boa estratégia).

Como reduzir os gastos com o Gás

• identifique as principais fontes de consumo e invista em itens que gerem economia (como cartões de controle de presença nos quartos, ar condicionados econômicos);
• promova um treinamento básico (20 min) deixando claro que economia de gás é um item importante para a gestão e mostre as principais fontes de consumo, as ações já tomadas pela gerência e as ações que são esperadas dos funcionários (lembrando que um comportamento disciplinado do funcionário poderá gerar benefícios para a vida pessoal dele e para o planeta);
• compare as diferentes alternativas de prestadores de serviço disponíveis no mercado.

Como reduzir os gastos com compras e produtos estocáveis

Neste grupo, em geral encontram-se os:

• Produtos vendidos, principalmente Alimentos e Bebidas
• Café da Manhã
• Materiais de limpeza
• Materiais de manutenção

Não é uma tarefa fácil mas, afinal, como controlar melhor as compras? A estratégia inclui estabelecer os objetivos, monitorar os produtos e a necessidade de compra, listar os fornecedores, negociar com eles, gerir o estoque e analisar as vendas. E para fazer tudo isso bem feito, você vai precisar de um sistema de gestão de hotel se não quiser perder tempo e dinheiro.

Plataformas como o FastHotel permitem ao hoteleiro registrar todos os detalhes das compras como fornecedor, preço, data de entrega e forma de pagamento. Com isso, todos as informações estarão em um só lugar, ao alcance de um clique, melhorando a produtividade por meio de um gerenciamento mais eficaz.

Uma forma completa de controlar os gastos que permite ao hoteleiro avaliar o cenário sem grande esforço e tomar decisões mais assertivas para o controle dos gastos.

Tudo isso ligado diretamente ao contas a pagar que também precisa de controle próximo e organizado. Cada parcela gerada já passa a constar automaticamente no registro de valores que sairão do caixa dentro de determinado período – permitindo um acompanhamento adequado.

O que comprar e quando compras

Outro benefício dos sistemas hoteleiros é a possibilidade de controlar o estoque dos produtos:

• Quando um produto é comprado, o estoque dele aumenta automaticamente.
• Quando um produto é vendido, o estoque dele abaixa automaticamente.
• Quando uma venda é estornada, a quantidade estornada volta automaticamente para o estoque.
• Quando um produto de consumo próprio (como ingredientes da cozinha e produtos de limpeza) é utilizado, deve-se apontar essa utilização para reduzir seu estoque.

E se houver a necessidade de controlar tudo isso em vários depósitos, sem problemas.

E sabe por que este controle é fundamental? Porque com ele, é possível que o FastHotel determine o momento correto de compra de cada um dos produtos estocáveis. Para isso, basta cadastrar a quantidade mínima ideal de cada produto. Pronto. E você e sua equipe de compras receberá um alerta na tela avisando que há uma necessidade de reposição de estoque.

Para conhecer melhor, leia A importância do controle de estoque na Hotelaria

Finalmente, seguem dicas adicionais:

O FastHotel pode me ajudar neste desafio?

É claro. O Sistema de Gestão Hoteleira FastHotel foi desenvolvido por Hoteleiros como você, por isso possuiu as funcionalidades ideais para uma gestão de custos fácil e dinâmica.

O módulo Finanças e Inteligência de Negócio possibilita:

• registrar todas as compras e despesas;
• classificá-las por tipo (ou classes) de custo;
• ter uma visão completa e organizada dos custos do mês; e
• administrar o contas a pagar por data de vencimento.

O módulo Compras e Estoque permite:

• registrar os consumos próprios (dos produtos de uso interno);
• registrar os consumos dos produtos vendidos;
• acompanhar o saldo do estoque por produto; e
• identificar perdas de estoque.

Conclusão

Bônus

Em 03/03/2020, foi publicado um vídeo sobre esse assunto! Clique aqui e assista no Youtube.