Como controlar o Contas a Receber e a Pagar

É unânime entre os gestores: diante de uma concorrência cada vez mais acirrada no setor hoteleiro e de um cenário econômico instável, o Hotel ou Pousada que investe na organização e no controle financeiro de suas contas sempre apresenta melhores resultados. O controle financeiro depende totalmente de ter as contas a receber e contas a pagar totalmente nas mãos.

Contas a Receber

É fácil imaginar que um Hotel ou Pousada possua uma infinidade de valores a receber, para uma infinidade de datas de recebimento. Cobrar empresas, cobrar agências e operadoras de turismo e também os recebimentos de pessoas físicas que normalmente pagam, pelo menos parte das despesas, com cartão de crédito. E, nenhuma dessas formas de pagamento cai direto na conta.

Para não perder o controle, só há uma solução: organização e disciplina. Com tantas variáveis, quem não estabelece os critérios de controle, não gerencia prazos e não prioriza as atividades diariamente, vai aprender da pior forma que nem sempres valor faturado não é valor recebido.

E engana-se o gestor que pensa que este é um controle fácil de ser feito. Não são poucas as contas a receber em negócios de hotelaria. Elas referem-se aos valores das diárias e demais despesas dos hóspedes. Se analisarmos em termos crológicos, referem-se a adiantamentos, valores pagos no check-in, no check-out e valores a serem recebidos após o check-out.

Os exemplos mais comuns são:

Reservas diretas a pessoas físicas

• no momento da contratação da reserva: recebimento de valores parciais ou integrais das diárias (e eventuais serviços adicionais contratados) recebidos para confirmação das reservas, normalmente recebidos por cartão de crédito ou pix;
• no máximo até o check-in: recebimento de valores restantes para quitação completa das despesas de diárias e adicionais, normalmente recebidos por cartão de crédito.
• no check-out: recebimento de valores referentes a consumos de alimentos e bebidas ou serviços e produtos oferecidos durante a estadia, normalmente recebidos por cartão de crédito.

Reservas diretas a pessoas jurídicas credenciadas

São empresas que o hotel cadastrou em sua base de clientes sob acordo comercial particular. Em geral, possuem valores de diárias e condições comerciais (confirmação, prazo e cancelamento) específicos.

• no check-out: recebimento de valores referentes a consumos de alimentos e bebidas ou serviços e produtos oferecidos durante a estadia, normalmente não cobertos pela política da empresa e, portanto, recebidos dos hóspedes por cartão de crédito.
• x dias após o check-out: conforme contrato ou acordo comercial, recebimento de valores referentes às despesas cobertas pela política da empresa, recebidos após envio de fatura, boleto e nota fiscal. É importante destacar que pode haver uma consolidação das despesas ocorridas por diferentes funcionários num dado período. Ou seja, a fatura agrupa valores de diferentes reservas.

Reservas diretas a pessoas jurídicas não credenciadas

Dependendo do tamanho da empresa, pode haver um modelo em que o pagamento total acontece antes do check-in ou depois do check-out.

• entre o momento da contratação da reserva e o check-in: recebimento de valores para quitação completa das despesas de diárias e adicionais, recebidos de funcionários que possuem cartão de crédito corporativo ou recebidos após envio de fatura, boleto e nota fiscal.
• no check-out: valores referentes às diárias recebidos de funcionários que possuem cartão de crédito corporativo.
• x dias após o check-out: conforme contrato ou acordo comercial, recebimento de valores referentes às despesas cobertas pela política da empresa, recebidos após envio de fatura, boleto e nota fiscal. É importante destacar que pode haver uma consolidação das despesas ocorridas por diferentes funcionários num dado período. Ou seja, a fatura agrupa valores de diferentes reservas.

Reservas intermediadas

Primeiro, é preciso ficar claro que há um gama muito grande de intermediários, dentre os quais vale destacar:

• agências de viagens online (exemplo: Booking, Hotéis.com, Airbnb);
• agências de viagens offline (exemplo: CVC, agências locais);
• operadoras de turismo (exemplo: CVC, Decolar, Agaxtur);
• agências de viagens corporativas (exemplo: CVC Corp, Decolar, Flytour, Copastour);
• agências de hospedagem por assinatura ou clubes de turismo (exemplo: Coobrastur ou Coob+, RDC, Montreal, Bancorbrás);

A variedade é imensa e os recebimentos podem acontecer tanto anteriormente como posteriormente à estadia dependendo do contrato.

Uma mesma empresa pode ter ambos os modelos como por exemplo a Decolar que opera com o Decolar Collect em que a empresa cobra do hóspede e o hotel recebe posteriormente o valor descontado da comissão. E o Hotel Collect em que o hotel é responsável por cobrar do hóspede e recebe um boleto para pagamento das comissões.

E as contas a receber em si, onde estão? A partir do momento que uma reserva é vendida, há uma receita do hotel.

A receita precisa ser faturada, ou seja, cobrada. Algumas vezes, é uma atividade de segundos com a apresentação do QR Code PIX na tela do Motor de Reservas para o hóspede pagar. Em outras, como vimos acima, o processo é bem mais complexo.

Recebimentos e seus prazo de compensação

Mesmo após o pagamento realizado pelos hóspedes ou empresas, ainda há um período em que os valores ainda não estão disponíveis. Isso ocorre devido ao fato que algumas formas de pagamento possuem um prazo entre a realização do pagamento e o recebimento do valor.

Em geral, temos os seguintes prazos por forma de pagamento:

• dinheiro: imediato
• transferência entre contas do mesmo banco: imediato
• transferência via pix: imediato
• transferência via ted: imediato
• transferência via doc: em geral, 1 dia útil
• cartão de débito: em geral, 1 dia útil
• boleto: de 1 a 2 dias úteis após o pagamento
• cheque (cada vez mais raro): de 1 a 3 dias úteis (a partir do depósito do cheque no banco). No caso dos pré-datados, o depósito só é realizado após a data indicada pelo emissor de forma manuscrita no próprio cheque após texto “bom para”
• cartão de crédito: em geral, 30 dias, mas pode haver antecipação de recebível com pagamento de juros

Em outras palavras, mesmo existindo um recebimento e o valor ainda não está disponível na sua conta, então ainda existe um processo de compensação a ser realizado.

O hoteleiro deve ter a previsão desses valores com as datas estimadas de efetivação. Ainda há um pequeno risco de que esses valores recebidos não cheguem na conta bancária. Portanto, o trabalho de controle do contas a receber ainda não acabou.

Entrada Real (Crédito em Conta)

Após a realização do processo de compensação, os valores passam a estar disponíveis na conta do Hotel ou Pousada. Neste momento, os valores aparecem no caixa físico (em dinheiro) ou no extrato bancário.

Como sempre, ainda há um pequeníssimo risco de que parte desses valores devam ser devolvidos por razão de chargeback de cartão de crédito, por exemplo. É um risco em torno de 3% dos valores transacionados, mas pode ser ínfimo se tiverem sido tomados todos os cuidados necessários no momento da transação.

Deixando esse risco de lado, o dinheiro está no caixa da empresa! Disponível para pagamento de contas e, o restante, como lucro da empresa.

Contas a Pagar

Utilizar uma ferramenta de acompanhamento do contas a pagar é tão importante quanto do contas a receber.

Você deve estimar suas despesas mensais com água, luz, gás, contabilidade, impostos, salários, etc… por até 12 meses.

Ao receber o boleto de cobrança, você apenas corrige o valor do próximo vencimento o programa o pagamento.

Compras de insumos, por exemplo, devem ser registradas em pedidos de compras e os pagamentos devidos são registrados conforme o parcelamento informado no pedido de compras. Saiba mais sobre o módulo de compras aqui.

São tantos gastos dentro de um Hotel ou Pousada que o acompanhamento dos valores, datas de vencimento e status torna-se fundamental. E, quando não há um controle, os riscos de desequilibrar o caixa são grandes – seja porque não há valor disponível no dia do vencimento ou por conta dos altos juros e multas por atraso de pagamento.

Pagamento

Representa o ato de pagar, mas não necessária a baixa dos valores no caixa físico ou na conta bancária.

Em geral, a maioria das formas de pagamento debitam os valores no momento do pagamento. A exceção mais comum é o pagamento com cartão de crédito do Hotel ou da Pousada que gerará uma saída real dos valores no dia do pagamento da fatura (e em meses consecutivos no caso das compras parceladas).

Saída Real (Débito na conta)

Após os pagamentos de boletos, eventuais transferências e pagamento da fatura da cartão, é realizado o débito na conta do Hotel ou Pousada. Neste momento, os valores saem do caixa físico (em dinheiro) ou a baixa aparece no extrato bancário.

Não sabe por onde começar?

Há quem ainda use o caderninho de anotações ou planilhas eletrônicas de excel, mas o melhor caminho para o hoteleiro que quer organizar seu contas a receber de maneira mais prática e rápida é contratar um programa de hotel para gestão hoteleira completa como o FastHotel. O software permite mais controle e segurança na gestão financeira de Hotéis e Pousadas já que disponibiliza a você:

• acompanhamento das contas a receber devido a reservas não-confirmadas, valores em reservas confirmadas com pagamento inicial parcial e consumos dos hóspedes durante a estadia
• criação de faturas detalhadas para cobranças de empresas conveniadas
• gestão do caixa físico
• conciliação bancária
• extrato de caixa e banco e, claro,
• fluxo de caixa

Assim, é possível controlar e visualizar de maneira clara e objetiva toda a evolução do caixa do Hotel e auxiliar no controle dos recebimentos. É garantia de mais controle e também de mais produtividade, já que a plataforma é otimizada para agilizar boa parte do trabalho.

O uso deste tipo de ferramenta é, ainda, uma alternativa mais precisa afinal, qualquer erro na previsão de prazos dos recebimentos, reflete na falta de recursos para pagar as contas que estão por vir.

Conduzir um negócio com excelência passa, necessariamente, pelo acompanhamento do fluxo de caixa. E, se esse processo fica meio de lado no seu negócio ou se mistura a outras atividades, é hora de repensar a estratégia. O FastHotel vai te ajudar a controlar o contas a receber e contas a pagar (saiba mais aqui). É dele que o seu estabelecimento depende para prosperar.