O que é PMS na hotelaria? Guia para hotéis e pousadas

A evolução do mercado e o avanço da tecnologia trouxeram novas oportunidades para a indústria hoteleira, o que facilita o dia a dia de diretores, administradores e gerentes por meio de sistemas de gestão modernos. Nesse sentido, entender o que é PMS na hotelaria tornou-se fundamental para o controle e gestão de hotéis e pousadas.

Não é à toa que 80% dos líderes do setor hoteleiro entrevistados no Hotel Property Management System Guide consideram o Sistema de Gestão de Propriedades (PMS) como a tecnologia mais importante para a operação de hotéis.

Para entender melhor o que é PMS na hotelaria e como transformar a gestão do seu hotel, continue no nosso artigo. Aqui você aprende para que serve um PMS, as principais funcionalidades e vantagens dessa ferramenta e porque é um recurso importante para a gestão eficaz do seu negócio.

O que significa PMS na hotelaria?

Da sigla em inglês “Property Management System”, e também conhecido como sistema para hotelaria ou software para hotelaria, o PMS centraliza e organiza as operações de um hotel ou pousada, desde o check-in e check-out, até a gestão de tarifas, disponibilidade de quartos, controle financeiro, manutenção e limpeza. 

Essa centralização de funções permite que você, enquanto gestor, tenha um olhar detalhado de todas as operações do hotel. Assim, compreender o que significa PMS na hotelaria e sua importância facilita a tomada de decisões estratégicas.

Para hotéis de todos os tamanhos, de pequenas pousadas a grandes cadeias hoteleiras, o sistema de gestão de hotelaria oferece uma variedade de funcionalidades essenciais para uma administração eficiente. Estas incluem o controle financeiro, análise de desempenho e a capacidade de gerar relatórios detalhados, por exemplo. 

Leia também como escolher um bom sistema de gestão hoteleira.

Qual a importância do PMS para seu hotel?

O PMS desempenha um papel fundamental na operação do seu hotel, já que registra clientes, controla as reservas, check-in, as contas dos hóspedes (incluindo consumos de A&B) e check-out. Além disso, administra as atividades das camareiras, define tarifas, verifica a disponibilidade de quartos, controla as finanças e gerencia o estoque.

Quando o PMS é on-line, você pode administrar o hotel à distância. O sistema oferece acesso completo de qualquer lugar com conexão à internet, o que permite supervisionar e tomar decisões, mesmo que de forma remota.

Com o FastHotel, além do motor de reservas, você também conta com funcionalidades como pontos de vendas, campanhas de marketing e programa de fidelidade próprios.

O PMS também melhora a experiência dos hóspedes, já que envia comprovantes de reserva, possibilita o pré check-in on-line via WhatsApp, cardápio digital e pesquisas de satisfação.

Para que serve PMS?

Além de automatizar todas as funções essenciais de sistema hoteleiro, um Property Management System (PMS) é ideal para:

  • supervisão completa das operações do hotel;
  • melhoria contínua da experiência dos clientes;
  • avaliação e análise de desempenho operacional;
  • controle e monitoramento das finanças;
  • centralização das informações;
  • gerenciamento preciso das diárias e da ocupação.

Principais benefícios do PMS na hotelaria

Os principais benefícios do PMS na hotelaria incluem o controle total da administração, inteligência financeira integrada, experiência personalizada do hóspede, gestão eficiente de check-ins e check-outs e visão ampla das operações.

Confira em detalhes cada uma delas!

1 – Gestão estratégica do seu hotel

Um PMS de alta qualidade possui Inteligência de Negócio, ou seja, disponibiliza uma série de informações utilizadas na Gestão Estratégica do Hotel.

Assim, é possível analisar os canais de vendas sob várias dimensões, elaborar orçamentos, planos de marketing, planos de RH, dentre outros. Enfim, possibilita criar uma visão do futuro e todo planejamento estratégico.

2 – Inteligência financeira integrada

Principalmente em períodos de alta demanda, gerenciar as finanças é parte fundamental da gestão de uma hotelaria. Por isso, contar com um software de administração de hotéis possibilita a análise das despesas em tempo real, ideal para ajustar tarifas conforme o necessário.

Um sistema PMS oferece insights financeiros que ajudam no planejamento das compras e negociação com fornecedores e parceiros de acordo com sua taxa de ocupação. Dessa forma, você controla os custos de maneira inteligente e com rápida resposta às mudanças de demanda.

3 – Visão total das operações

O sistema PMS integra todas as informações sobre reservas, disponibilidade de quartos e atividades do dia a dia em um único sistema.

Como gestor, você obtém um panorama completo e atualizado das operações internas, o que facilita decisões estratégicas e a implementação de melhorias contínuas.

4 – Gestão eficiente de check-ins e check-outs

Em hotéis e pousadas menores, onde a entrada e saída de hóspedes pode ser um desafio, um sistema PMS automatiza o processo de check-in e check-out. O software armazena todas as informações necessárias para garantir a preparação correta e em tempo hábil dos quartos.

Além de melhorar a eficiência operacional, essa funcionalidade reduz o risco de erros e atrasos.

5 – Experiência personalizada do hóspede

O sistema de gestão de propriedades coleta e analisa dados dos clientes, o que facilita a personalização da comunicação e a promoção de ações direcionadas.

Essa funcionalidade do PMS contribui para a criação de uma experiência única, essencial para aumentar a satisfação e fidelização dos hóspedes.

Confira também como gerenciar uma pousada.

Como um PMS pode melhorar a experiência do cliente?

Um Property Management System (PMS) transforma completamente a experiência e estadia dos hóspedes. Com o software, você possibilita a realização correta de todas as reservas e elimina qualquer tipo de surpresa ou estresse, como pedidos duplicados.

A segurança dos dados pessoais é outro ponto. Os hóspedes confiam na proteção das informações, assegurada por backups frequentes e medidas de segurança, essenciais para construir confiança e lealdade entre os clientes.

Check-ins e check-outs se tornam rápidos e fáceis, já que no sistema PMS permite acesso ágil aos dados, o que reduz o tempo de espera. Além disso, com o atendimento personalizado baseado na coleta e análise de dados, você oferece serviços e promoções ajustadas às preferências dos hóspedes.

Agora que você já sabe o que é PMS na hotelaria e para que serve, que tal ver na prática como um sistema de gestão de propriedades transforma o seu sistema hoteleiro e melhora a experiência dos seus hóspedes?

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Dados da Publicação

Criação: 26 de novembro de 2024 | Última atualização: 8 de dezembro de 2024