Contas a pagar e a receber em hotel: como ter um controle eficiente?
Diante de uma concorrência cada vez mais acirrada no setor hoteleiro e de um cenário econômico instável, o negócio que investe na organização e no controle de contas a pagar e a receber em hotel apresenta melhores resultados.
Isso porque, como o controle financeiro depende do registro, análise e acompanhamento de todas as contas a receber e a pagar, consegue gerar o fluxo de caixa que ajuda a gestão hoteleira a se antecipar a períodos de baixa demanda, guardar dinheiro para a reserva de emergência e a identificar a hora certa de investir no negócio.
Logo, é importante conhecer os passos que envolvem uma boa gestão do caixa para tornar o hotel sustentável financeiramente.
Continue a leitura e aprenda tudo sobre controle financeiro e como organizar as despesas e o faturamento de um hotel. Aproveite!
O que é controle de contas a pagar e a receber em hotel?
O controle de contas a pagar e a receber em hotel é a gestão das entradas e saídas financeiras para garantir um fluxo de caixa saudável e o crescimento do negócio. A atividade inclui operacionalizar pagamentos e recebimentos.
Com a tecnologia, essa atividade se torna mais eficiente. Sistemas de gestão automatizam registros, evitam erros manuais e permitem monitoramento financeiro em tempo real. Um controle bem feito evita atrasos, reduz custos e melhora a rentabilidade do hotel.
Qual a importância do controle de contas a pagar e a receber de um hotel?
O controle de contas a pagar e a receber de um hotel é essencial para garantir a sustentabilidade e evitar problemas, como inadimplência, juros por atrasos e desorganização no fluxo de caixa. Com tanta movimentação financeira, manter registros manuais pode ser ineficiente e propenso a erros.
A vantagem é que a tecnologia surge como aliada fundamental na gestão financeira.
Ferramentas para controle financeiro de hotel permitem acompanhar em tempo real todas as entradas e saídas, automatizar pagamentos recorrentes e gerar relatórios detalhados para uma tomada de decisão mais estratégica.
Além disso, um PMS integrado facilita a organização das contas a pagar e a receber do hotel, evita esquecimentos e garante que o empreendimento tenha sempre saldo disponível para cobrir suas obrigações. Investir em tecnologia é sinônimo de eficiência e crescimento sustentável.
Contas a receber de um hotel: quais são?
É fácil imaginar um hotel com uma infinidade de valores a receber, em variadas datas de repasse. Logo, faz parte da rotina cobrar empresas, agências e operadoras de turismo, além das pessoas físicas, que normalmente pagam, pelo menos parte das despesas, com cartão de crédito.
Para não perder o controle de contas a receber, só há uma solução: organização e disciplina.
Com tantas variáveis, o empresário que não estabelece critérios de controle, não gerencia prazos e não prioriza as atividades diariamente, aprende da pior forma que nem sempre o valor faturado é o valor recebido.
E engana-se o gestor que pensa que é um controle fácil de fazer. Não são poucas as contas a receber em negócios de hotelaria. Afinal, referem-se aos valores das diárias e demais despesas dos hóspedes.
Se analisarmos em termos cronológicos, dizem respeito a adiantamentos, valores pagos no check-in e no check-out e dinheiro a receber após o fim da hospedagem.
Veja abaixo os exemplos mais comuns de contas a receber de um hotel.
Reservas diretas a pessoas físicas
As reservas diretas feitas por pessoas físicas são uma das formas mais comuns de receita para hotéis. Nesse caso, o pagamento pode acontecer em diferentes momentos da jornada do hóspede: na reserva, no check-in ou no check-out.
E cada etapa envolve recebimentos distintos e requer controle rigoroso para evitar inconsistências no fluxo de caixa. Veja exemplos abaixo.
- No momento da reserva: recebimento de valores parciais ou integrais das diárias (e contratação de eventuais serviços adicionais), normalmente por cartão de crédito ou Pix.
- No máximo até o check-in: recebimento de valores restantes para a quitação completa das despesas de diárias e adicionais, normalmente recebidos por cartão de crédito.
- No check-out: recebimento de valores referentes a consumo de alimentos, bebidas e/ou serviços e produtos oferecidos durante a estadia, normalmente por cartão de crédito.
Reservas diretas a pessoas jurídicas credenciadas
As pessoas jurídicas credenciadas são empresas que o hotel cadastrou em sua base de clientes sob acordo comercial particular. Em geral, têm valores de diárias e condições comerciais (confirmação, prazo e cancelamento) específicos.
Diante desse cenário, é possível ter variados tipos de valores a receber, como:
- No check-out: recebimento de valores referentes a consumo de alimentos, bebidas e/ou serviços e produtos oferecidos durante a estadia, normalmente não cobertos pela política da empresa e, portanto, recebidos dos hóspedes por cartão de crédito;
- Dias após o check-out: conforme contrato ou acordo, recebimento de valores referentes às despesas cobertas pela política da empresa após envio de fatura, boleto e nota fiscal.
É importante destacar que, em determinados casos, acontece uma consolidação das despesas de diferentes colaboradores em dado período. Ou seja, a fatura agrupa valores de diferentes reservas.
Reservas diretas a pessoas jurídicas não credenciadas
Conforme o tamanho da empresa, o pagamento total pode acontecer antes do check-in ou depois do check-out. Entenda abaixo.
Entre o momento da reserva e o check-in: quitação completa das despesas de diárias e adicionais, recebidos de colaboradores que têm cartão de crédito corporativo ou recebimento após o envio de fatura, boleto e nota fiscal.
No check-out: valores referentes às diárias, recebidos de colaboradores que têm cartão de crédito corporativo.
Cabe ressaltar que, assim como as reservas de pessoas jurídicas credenciadas, as não credenciadas também podem envolver uma consolidação das despesas de diversos colaboradores em determinado período.
E, assim, a fatura contém valores de reservas distintas.
Reservas intermediadas
Há uma gama muito grande de intermediários, dentre os quais vale destacar:
- agências de viagens online ou OTAs (Booking, Hoteis.com, Airbnb);
- agências de viagens offline (CVC, agências locais);
- operadoras de turismo (CVC, Decolar, Agaxtur);
- agências de viagens corporativas (CVC Corp, Decolar, Flytour, Copastur);
- agências de hospedagem por assinatura ou clubes de turismo (Coobrastur ou Coob+, RDC, Montreal, Bancorbrás);
A variedade é imensa e os recebimentos podem acontecer tanto anterior quanto posteriormente à estadia, conforme o combinado no contrato.
Nesse contexto, lembramos que uma mesma empresa pode atuar em ambos os modelos, como:
- a Decolar, que opera com o Decolar Collect, em que a companhia cobra do hóspede e o hotel recebe posteriormente o valor com desconto da comissão;
- o Hotel Collect, em que o estabelecimento é responsável por cobrar o hóspede e recebe um boleto para pagar as comissões.
E as contas a receber, onde estão? A partir do momento em que uma reserva é vendida, existe uma receita para o hotel. Portanto, esse valor precisa ser faturado, ou seja, cobrado.
Em alguns casos, essa é uma atividade rápida, como ao exibir o QR Code Pix na tela do Motor de Reservas para o hóspede realizar o pagamento instantâneo. Em outros, como vimos acima, o processo é mais complexo.
Recebimentos e seus prazos de compensação
Mesmo após o pagamento realizado pelos hóspedes ou empresas, os valores ficam indisponíveis durante determinado tempo.
Essa situação ocorre devido ao prazo entre a realização do pagamento e o recebimento do valor que algumas formas de pagamento têm.
Em geral, temos os seguintes prazos:
- dinheiro: imediato;
- transferência entre contas do mesmo banco: imediato;
- transferência via Pix: imediato;
- transferência via TED: imediato;
- transferência via DOC: em geral, 1 dia útil;
- cartão de débito: em geral, 1 dia útil;
- boleto: de 1 a 2 dias úteis após o pagamento;
- cheque (cada vez mais raro): de 1 a 3 dias úteis (a partir do depósito do cheque no banco). No caso dos pré-datados, o depósito só é realizado após a data indicada pelo emissor de forma manuscrita no próprio cheque após o “bom para”.
- cartão de crédito: de 1 a 30 dias, sendo que a antecipação de recebíveis gera cobrança de juros adicionais à taxa de administração.
O hoteleiro deve ter a previsão desses valores com as datas estimadas de efetivação. Afinal, há o risco de o dinheiro não chegar na conta bancária. Portanto, o trabalho de controle das contas a receber ainda não acabou.
Como organizar o faturamento de um hotel?
Após a realização do processo de compensação, os valores ficam disponíveis na conta do hotel. Nesse momento, chamado de Entrada Real ou Crédito em Conta, o dinheiro aparece no caixa físico ou no extrato bancário e o empresário pode usá-lo para pagar contas e guardar parte do lucro.
Como sempre, ainda há um pequeníssimo risco de devolver parte dos valores devido ao chargeback de cartão de crédito, por exemplo. Porém, você pode minimizá-lo se tomar todos os cuidados necessários no momento da transação.
De todo modo, é fundamental saber como organizar o faturamento de um hotel para investir em seu crescimento e manter a boa saúde financeira. Veja as dicas que separamos abaixo!
1. Registre todas as receitas que geram contas a receber
Em um hotel ou pousada, provavelmente, 99% das receitas virão de clientes da hotelaria, inclusive Restaurante e Bar. O resto virá de receitas esporádicas, como terceirizações, aluguel e venda de itens usados (quando é feita a troca por um novo, por exemplo, um freezer ou um forno).
E registrar todas as receitas é o primeiro passo para se ter um controle efetivo. Sem exceções.
Um conhecido pagou diretamente ao proprietário? Registre. Um conhecido combinou com o proprietário que irá pagar futuramente? Registre. Foi feita uma permuta? Registre a receita e a despesa separadamente.
2. Tenha processos de faturamento e cobrança bem-definidos
Oferecer diferentes formas de pagamento aos clientes, como cartões, FastPIX (exclusividade FastHotel), boletos e carteiras digitais, ajuda a receber dos hóspedes sem problemas. Porém, obviamente, traz mais complexidade de administração do contas a receber.
Para melhorar a gestão, defina processos, com etapas, método de execução, responsáveis, prazos e método de acompanhamento/gestão, como:
- cobrança de confirmação de reservas a pessoas físicas;
- faturamento e cobrança de confirmação de reservas a pessoas jurídicas;
- cobrança de valores pendentes do check-out a hóspedes pessoas físicas;
- faturamento e cobrança de valores pendentes pós check-out (pessoas jurídicas).
3. Mantenha um fluxo de caixa atualizado
Acompanhar regularmente o fluxo de caixa garante uma visão clara da liquidez do hotel. Registre todas as movimentações e considere recebimentos futuros, reservas canceladas e possíveis chargebacks para evitar surpresas no orçamento.
Por exemplo, se um hóspede contesta uma cobrança no cartão após o check-out, o valor pode ser estornado, o que impacta diretamente o saldo previsto no seu caixa.
Leia também: O que é revenue management e por que é importante?
Quais são as contas a pagar de um hotel?
As contas a pagar de um hotel envolvem uma infinidade de despesas e custos, como água, luz, telefonia, internet, impostos, salários, marketing, comissões, taxas de administração de adquirentes, a compra de insumos para alimentação, limpeza e manutenção.
Independentemente da quantidade de contas a pagar, é essencial manter um controle rigoroso sobre todos os pagamentos. Para isso, utilizar uma ferramenta de acompanhamento de contas a pagar ajuda a organizar os valores, os prazos de vencimento e o status de cada despesa.
Afinal, são tantos gastos envolvidos na operação que qualquer descuido pode comprometer o fluxo de caixa. Sem o controle de contas a pagar em hotel, há o risco de não ter dinheiro disponível no dia do vencimento ou de acumular juros e multas, o que aumenta ainda mais os custos.
Além disso, é importante entender que pagar uma conta não significa que o dinheiro saiu da conta bancária ou do caixa físico no mesmo momento. O fluxo financeiro envolve diferentes etapas, e é preciso acompanhar cada uma delas para evitar surpresas.
Veja a seguir como funciona a gestão das contas a pagar de um hotel.
Pagamento: quando a despesa é quitada
O pagamento representa o ato de quitar uma despesa, mas não significa que o valor foi imediatamente debitado da conta do hotel.
Geralmente, o dinheiro é descontado no momento do pagamento. No entanto, existem exceções, como o cartão de crédito do hotel, em que a cobrança dos valores só acontece no vencimento da fatura (ou ao longo dos meses, no caso de parcelamentos).
Por isso, acompanhar as datas de pagamento e os prazos de débito real no caixa ajuda a manter um fluxo financeiro saudável e evita sustos no fechamento do mês.
Saída Real (Débito na conta): quando o dinheiro realmente sai
Após quitar as despesas — via boleto, transferência ou pagamento da fatura do cartão —, ocorre o débito real na conta do hotel. Esse é o momento em que os valores são efetivamente retirados do caixa físico (se for pago em dinheiro) ou baixados no extrato bancário.
Monitorar essa fase é essencial para garantir que todas as previsões de saída aconteçam conforme o esperado e que o hotel tenha saldo suficiente para manter as operações sem complicações.
Como organizar as despesas do hotel?
Agora que já sabe o que é e a importância do controle de contas a pagar de um hotel, percebe que manter o negócio financeiramente saudável exige planejamento financeiro (algumas vezes, relacionado à gestão orçamentária) e acompanhamento rigoroso do dia a dia.
Confira quatro dicas essenciais de como organizar as despesas do seu hotel de forma eficiente.
1. Separe despesas e custos fixos e variáveis
Identifique as despesas fixas (como salários, aluguel, seguros e alguns impostos), as variáveis (marketing, comissões de vendas, meios de pagamento), os custos fixos (salários de cozinheiros, camareiras, depreciação e manutenção de alguns ativos independente do uso) e os custos variáveis (insumos do restaurante e bar, materiais de limpeza, amenities).
Essa organização ajuda a prever gastos e a manter um orçamento mais equilibrado.
2. Utilize um sistema de gestão financeira
Automatizar o controle financeiro com um PMS evita erros manuais e permite acompanhar as despesas em tempo real.
3. Estabeleça um fundo para emergências
Crie uma reserva financeira para cobrir imprevistos, como reparos urgentes ou quedas na ocupação.
4. Negocie prazos e condições com fornecedores
Buscar melhores condições de pagamento com fornecedores ajuda a distribuir os custos ao longo do mês, o que evita acúmulos de contas a pagar.
Saiba mais sobre gestão financeira de hotel: Como reduzir custos em seu hotel, pousada ou hostel
Ferramenta para controle financeiro de hotel: qual escolher?
Existem empresários que ainda usam o caderninho de anotações ou planilhas para fazer o controle dos pagamentos e recebimentos em hotel, mas o melhor caminho é contratar um sistema para gestão hoteleira, como o FastHotel.
O software permite mais controle e segurança na gestão, já que disponibiliza o módulo Finanças, que você pode contratar de maneira individual ou em conjunto com outras funcionalidades do sistema.
Esse módulo oferece recursos variados, como:
- acompanhamento das contas a receber: reservas não confirmadas, valores em reservas confirmadas com pagamento inicial parcial e consumos dos hóspedes durante a estadia;
- criação de faturas detalhadas para cobranças de empresas conveniadas;
- gestão do caixa físico;
- conciliação bancária;
- extrato de caixa e banco;
- fluxo de caixa.
Assim, é possível controlar e visualizar de maneira clara e objetiva toda a evolução do caixa do hotel e auxiliar no controle dos recebimentos e pagamentos. É garantia de mais controle e também de mais produtividade, pois a plataforma é otimizada para agilizar boa parte do trabalho.
O uso dessa ferramenta é uma alternativa mais precisa, afinal, qualquer erro na previsão de prazos dos recebimentos reflete na falta de recursos para pagar as contas futuras.
Conduzir um negócio com excelência passa, necessariamente, pelo acompanhamento do fluxo de caixa. E o FastHotel te ajuda a melhorar o controle de contas a pagar e a receber em hotel: experimente grátis e veja como facilitar sua gestão!
Dados da Publicação
