PMS para hotel: o que é, como funciona e como usar?

A evolução do mercado e o avanço da tecnologia trouxeram novas oportunidades para a indústria hoteleira, o que facilita o dia a dia de gerentes por meio de sistemas de gestão modernos. Nesse sentido, o PMS para hotel tornou-se fundamental para o controle e gerenciamento operacional.

Não é à toa que 80% dos líderes do setor hoteleiro entrevistados no Hotel Property Management System Guide consideram o Sistema de Gestão de Propriedades (PMS) como a tecnologia mais importante para a operação de hotéis.

E para evoluir sua administração no setor, aproveite este texto para aprender o que é PMS na hotelaria, para que serve, as principais funcionalidades e como escolher essa ferramenta sem errar na decisão.

O que é PMS na hotelaria?

Originário do inglês “Property Management System” e conhecido como Sistema para Hotelaria ou Software para Hotelaria, o PMS centraliza e organiza as operações, desde o check-in e check-out até a gestão de tarifas, disponibilidade de quartos, controle financeiro, manutenção e limpeza.

Essa centralização de funções permite que você, enquanto gestor hoteleiro, tenha um olhar detalhado de todas as operações do seu negócio. Assim, compreender o que é PMS na hotelaria e suas principais funções facilita a tomada de decisões estratégicas.

Para hotéis de todos os tamanhos, de pequenas pousadas a grandes redes hoteleiras, esse sistema de gestão oferece uma variedade de funcionalidades essenciais para uma administração eficiente, como o controle de toda a operação e a capacidade de gerar relatórios detalhados para a análise de desempenho, por exemplo.

Leia também: como escolher um bom sistema de gestão hoteleira

Para que serve o PMS?

Além de automatizar todas as funções essenciais do sistema hoteleiro, um Property Management System (PMS) é ideal para:

• gerenciamento preciso das diárias e da ocupação;
• supervisão completa das operações do hotel;
• melhoria contínua da experiência dos clientes;
• centralização das informações;
• controle e monitoramento das finanças;
• avaliação e análise de desempenho operacional;

Quais são as funções de um PMS para hotel?

As funções de um PMS para hotel vão muito além do simples controle de reservas. Afinal, esses sistemas são verdadeiros centros de comando da operação hoteleira, pois reúnem tudo que um gestor precisa para economizar tempo, evitar erros e aumentar a rentabilidade do negócio.

Se antes a gestão acontecia por meio de calendários preenchidos à mão e planilhas desconexas, agora, realiza-se em uma única plataforma. E com automação, inteligência e mobilidade.

Veja abaixo as principais funções para escolher o ideal para seu negócio.

Gestão hoteleira

O pilar de um PMS é o módulo gestão hoteleira. Isso porque o sistema oferece uma visão rápida e completa da operação em tempo real.

E essa funcionalidade inclui vários outros recursos importantes para sua gestão. Por exemplo, com o mapa de reservas interativo, você consegue criar, modificar ou cancelar reservas em segundos.

Já o painel de situação atual permite visualizar todas as movimentações do dia em uma única tela, o que facilita o controle da ocupação e evita surpresas desagradáveis.

Outros recursos, como FNRH pré-preenchida com check-in online, controle dos pontos de venda, check-out com saldo zero, tornam o atendimento mais ágil e seguro, tanto para a equipe quanto para o hóspede.

Saiba mais: Check-in online em hotéis: mais agilidade e satisfação dos hóspedes

Motor de reservas com PIX

O motor de reservas direto com reconhecimento automático dos pagamentos via PIX é um diferencial competitivo poderoso. E o motivo é simples: permite que o potencial hóspede finalize a reserva direto pelo site, redes sociais ou WhatsApp, sem pagar taxas de cartão ou intermediários.

Dessa forma, o sistema identifica automaticamente o pagamento, o que acaba com as reservas não confirmadas que ocupam quartos e agiliza as tarefas da recepção.

Além disso, o motor de reservas exibe fotos, vários tipos de tarifa e pacotes personalizados para diferentes perfis de clientes e, assim, ajuda a aumentar a conversão de visitantes do site do hotel em hóspedes.

Gestor de canais

A conexão com gestores de canais que se comunicam diretamente com as OTAs, ou agências online de viagens (como Booking, Expedia e Airbnb), também está entre as funções indispensáveis de um PMS para hotel.

Como muitos dos potenciais clientes buscam por hospedagem nesses sites, é importante manter a presença online do seu hotel, assim como o controle das reservas em todos os canais disponíveis.

E o que essa integração automática faz? O gestor de canais sincroniza inventário e tarifas simultaneamente em todos os canais de venda, evita overbookings com o controle de reservas e reduz erros que podem surgir ao digitar os dados manualmente.

Os resultados são mais visibilidade da marca, taxa de ocupação mais alta com o alcance amplo de potenciais clientes e menos retrabalho para a equipe, que passa a contar integrações e automações de tarefas.

Finanças e inteligência de negócios

Um bom PMS oferece também recursos financeiros e relatórios gerenciais, o que inclui funcionalidades como:

• controle de caixa por turno;
• contas a pagar e receber;
• geração de faturas;
• gráficos detalhados de desempenho, ocupação, RevPar e custos por centro de despesa.

Todos esses dados reais contribuem diretamente para uma tomada de decisões mais certeira.

Compras, estoque e restaurante integrados

Ainda entre as principais funções de um PMS, estão os módulos de estoque e compras, com alertas automáticos de reposição, controle por lista técnica e integração direta com o consumo dos hóspedes.

Hotéis com restaurante também se beneficiam do cardápio digital, pedidos via celular e controle da produção na cozinha. E com o PMS, essas operações se reúnem em um só sistema.

Relacionamento com o cliente

Um bom PMS envia comunicações automáticas por WhatsApp ou e-mail com confirmações de reserva, check-in, pesquisa de satisfação e até pedido de avaliação online. Essas práticas melhoram a experiência do hóspede e reforçam a fidelização.

Além de colaborar para promover mudanças operacionais contínuas com base nos feedbacks recebidos ao longo do relacionamento com o cliente.

Marketing digital para hotelaria

Um bom PMS para hotel deve se alinhar ao crescimento em longo prazo. Como? Com a funcionalidade de marketing digital hoteleiro.

Afinal, um sistema moderno precisa integrar seu motor de reservas a campanhas no Google, Instagram e Facebook, com foco em ajudar a converter mais visitantes em hóspedes.

Além disso, deve facilitar estratégias de SEO, gestão de redes sociais e envio de e-mails segmentados, fundamentais para fidelizar quem já se hospedou no seu hotel.

Um site de hotel com foco em vendas, com boas fotos, descrições atrativas e responsividade, também faz parte dessa frente para tornar seu estabelecimento mais visível, competitivo e eficiente.

Qual a importância do PMS para hotel?

O PMS desempenha um papel fundamental na operação do seu hotel, já que registra clientes, controla as reservas, check-in, as contas dos hóspedes (inclusive consumos de A&B) e check-out.

Além disso, administra as atividades das camareiras, define tarifas, verifica a disponibilidade de quartos, controla as finanças e gerencia o estoque.

E quando o PMS é online, você pode administrar o hotel à distância. O sistema oferece acesso completo de qualquer lugar com conexão à internet, o que permite supervisionar e tomar decisões, mesmo que de forma remota.

Com o FastHotel, por exemplo, a importância do PMS para hotel se destaca. Isso porque, além do motor de reservas, você também conta com funcionalidades essenciais, como pontos de vendas, campanhas de marketing e programas de fidelidade próprios.

Cabe destacar que o PMS também melhora a experiência dos hóspedes, já que envia comprovantes de reserva, possibilita o check-in online, compartilha o cardápio digital e pesquisas de satisfação.

Principais benefícios do PMS para hotel

Os principais benefícios do PMS para hotel incluem o controle total da administração, inteligência financeira integrada, experiência personalizada do hóspede, gestão eficiente de check-ins e check-outs e visão ampla das operações.

Confira em detalhes cada um deles a seguir!

1. Controle total da administração

Um PMS para hotel de alta qualidade oferece inteligência de negócio, ou seja, disponibiliza uma série de informações utilizadas na gestão estratégica.

Assim, é possível aprofundar análises para tomar boas decisões, como:

• avaliar os canais de vendas sob várias dimensões;
• elaborar orçamentos;
• montar planos estratégicos, como de marketing, vendas e RH.

Enfim, o sistema PMS possibilita analisar o presente, antecipar a visão do futuro e desenvolver todo planejamento estratégico para conquistar os resultados desejados.

2. Inteligência financeira integrada

Tanto em períodos de alta demanda quanto nos de baixa, gerenciar as finanças é parte fundamental de uma boa gestão de hotelaria.

Por isso, contar com um software de administração de hotéis automatizado possibilita a análise das receitas e despesas em tempo real ideal para ajustar tarifas conforme o necessário.

E um sistema PMS oferece insights financeiros que ajudam a planejar compras e negociar com fornecedores e parceiros de acordo com sua taxa de ocupação. Dessa forma, você controla os custos de maneira inteligente e com rápida resposta às mudanças de demanda.

3. Experiência personalizada do hóspede

O sistema de gestão de propriedades coleta e analisa dados dos clientes, o que facilita a personalização da comunicação e a promoção de ações direcionadas.

Essa funcionalidade do PMS contribui para a criação de uma experiência única, essencial para aumentar a satisfação e fidelização dos hóspedes.

4. Gestão eficiente de check-ins e check-outs

Em hotéis e pousadas, um sistema PMS automatiza as atividades de check-in e check-out e armazena todas as informações necessárias para garantir a preparação correta e em tempo hábil dos quartos.

Além de melhorar a eficiência operacional, essa funcionalidade reduz o risco de erros e atrasos.

5. Visão ampla das operações

O sistema PMS integra todas as informações sobre reservas, disponibilidade de quartos e atividades do dia a dia em um único local.

Como gestor, você obtém um panorama completo e atualizado das operações internas, o que facilita decisões estratégicas e a implementação de melhorias contínuas.

Como um PMS pode melhorar a operação hoteleira?

Como vimos, o PMS é essencial para gestores que querem otimizar operações e elevar a qualidade do serviço.

Afinal, esse software integra todas as áreas do estabelecimento, comercial, gestão de reservas, recepção, governança, manutenção, controle de compras e estoque, gestão financeira, relacionamento com o cliente, em uma plataforma única e eficiente. Sem falar que automatiza tarefas, reduz falhas e melhora a comunicação interna, o que garante que cada setor cumpra seu papel no tempo certo.

Logo, perceber como um PMS pode melhorar a operação hoteleira ajuda a valorizar este software e a proporcionar à equipe a possibilidade de ter tarefas executadas automaticamente. Além de executar cada atividade conforme o prazo e o padrão do estabelecimento e com mais produtividade.

Assim, os hóspedes ficam satisfeitos e indicam o hotel a outras pessoas e, provavelmente, voltam outras vezes.

Como um PMS pode melhorar a experiência do cliente?

Um Property Management System (PMS) transforma completamente a experiência e estadia dos hóspedes. Isso porque possibilita a realização correta de todas as reservas e elimina qualquer tipo de surpresa ou estresse, como pedidos duplicados ou overbooking.

A segurança dos dados pessoais é outro ponto. Os hóspedes confiam na proteção das informações, assegurada por backups frequentes e medidas de segurança, essenciais para construir confiança e lealdade entre os clientes.

Check-ins e check-outs se tornam rápidos e fáceis, já que o sistema PMS permite acesso ágil aos dados, o que reduz o tempo de espera. Além disso, com o atendimento personalizado baseado na coleta e análise de dados, você oferece serviços e promoções ajustadas às preferências dos hóspedes.

Como escolher o melhor PMS para hotel?

Na hora de saber como escolher o melhor PMS para hotel, é fundamental considerar não apenas o preço, mas também o valor que a ferramenta gerará para a operação e para os resultados do negócio.

Afinal, um bom sistema precisa resolver seus problemas, otimizar a operação e facilitar o seu dia a dia como gestor hoteleiro.

A seguir, veja os principais critérios para fazer uma escolha inteligente.

Funcionalidades completas e integradas

O PMS deve atuar em todas as áreas do negócio: reservas, gestão financeira, controle de estoque, relacionamento com o cliente, integração com gestores de canais e motor de reservas. Quanto mais centralizado, menos retrabalho e mais segurança.

Facilidade de uso e treinamento

A interface precisa ser intuitiva, com atalhos, menus claros e aprendizado rápido. Bons PMSs oferecem treinamentos e manuais detalhados.

Suporte técnico ágil e humanizado

Um suporte disponível e que realmente resolva problemas faz toda a diferença. Dê preferência a empresas com atendimento em português e horários compatíveis com o funcionamento do seu hotel.

Escalabilidade e mobilidade

Pense no futuro. O sistema deve funcionar em diferentes dispositivos e comportar o crescimento do seu negócio com usuários e pontos de venda ilimitados.

Quer mais controle, produtividade e vendas? Avalie com calma e escolha um PMS como o FastHotel, que suporta todas as etapas da sua operação. O FastHotel reúne as principais funcionalidades para que a gestão do seu hotel seja simples, organizada e eficaz.

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