Como montar uma Pousada Lucrativa

Abrir uma Pousada é um sonho que, muitas vezes é encarado como uma vontade de quem quer abandonar o “trabalho de escritório” e viver uma vida mais tranquila e descompromissada. É verdade. Ter uma pousada pode melhorar a qualidade de vida de forma muito importante, mas uma Pousada é um negócio como qualquer outro e deve ser levado muito a sério. Por isso é importante saber o que é necessário para a abertura e como levá-la adiante. É imprescindível ter um plano de negócios com: análise do mercado em que irá atuar, concorrência, público-alvo, dentre outros aspectos. Neste artigo preparamos dicas importantes para você estruturar seu plano de negócios e realizar o seu sonho de uma pousada com prazer e qualidade de vida.

Estratégia Comercial e Planejamento

Inicialmente, deve-se efetuar um estudo de viabilidade para definir a localidade de seu negócio. Algumas regiões ou cidades possuem um turismo mais desenvolvido e por isso atraem visitantes quase que naturalmente. Isso pode reduzir a complexidade de marketing, já que você não terá que investir no marketing do destino, e facilitar a contratação de pessoal ou de empresas especializadas no ramo. Porém, provavelmente, o custo de aquisição de terreno ou de um empreendimento já existente deverá ser alto e a concorrência estará mais fortemente estabelecida. Por outro lado, atuar em um mercado inédito ou de turismo pouco desenvolvido, exigirá um investimento menor em estrutura, o que pode lhe possibilitar adicionar itens de conforto e/ou diversão que serão artifícios de marketing constantes. É necessário avaliar todos os prós e contras.

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Na sequência, deve-se definir seu público-alvo: qual a média de idade dele? Quais suas características socioculturais? Que tipo de viajantes são: famílias, casais, grupos jovens, idosos, pessoas à negócios? Cada um desses viajantes tem necessidades diferentes, por isso a importância de definir e incluir em seu planejamento o que é necessário para seu público prioritário em termos de espaço, comodidade e segurança. Ao analisar seu público-alvo prioritário, você tem condições de definir o que oferecer a eles em termos de serviço e o que precisa planejar em termos de estrutura.

Em relação aos serviços oferecidos, conheça a fundo seu público-alvo antes de defini-los. Se, por exemplo, seu público-alvo for idosos, em geral, eles possuem o hábito de acordar cedo, o horário do café da manhã precisa ser estabelecido para iniciar antes que acordem, não precisando estendê-lo até muito tarde. Agora, se seu público for casais ou famílias, será de bom tom você estender o horário de seu café da manhã para atender a todos, inclusive aqueles que preferem descansar e acordar mais tarde. Se for viajantes interessados em turismo de aventura, além de disponibilizar o café da manhã logo nas primeiras horas do dia (ao menos uma sacolinha descartável com uma bebida pronta, frutas e uma barra de cereais), você precisa oferecer alimentos que agradem o pessoal mais natural ou fitness.

Ainda em relação a serviços, você deve definir que entretenimento você irá oferecer ao seu público-alvo:

  • se famílias, monitores que ofereçam atividades para as crianças, assim os pais podem ter momentos de descanso;
  • se casais, pode oferecer serviço de SPA com massagens relaxantes;
  • se idosos, planeje atividades internas e faça parcerias para oferecer passeios externos;
  • se turista de aventura, utilize também parcerias para oferecer atividades esportivas ou junto à natureza; e
  • se turistas corporativos, ofereça academia bem equipada e internet banda larga.

Ao definir seu público-alvo e os serviços que serão oferecidos, você terá condições de planejar melhor o projeto construtivo prevendo para, dependendo se seu público principal, contemplar espaços e acabamentos diferenciado para eles, como por exemplo: espaço kids para as crianças, pisos antiderrapantes e acessibilidade para os idosos e espaço de trabalho para o público que viaja a negócios. Veremos mais profundamente sobre isso no item “Estrutura” mais abaixo. É importante analisar seus concorrentes e oferecer diferenciais que eles não ofereçam.

Como montar uma Pousada Lucrativa

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Agora, você terá condições de definir a categoria de seus quartos. Oferecer um único tipo de quarto pode facilitar a operação, mas limitará o público-alvo. Ter uma oferta mais ampla, por outro lado, permitirá criar variações de tarifas que atrairão um público mais variado. Mas não exagere nessa estratégia pois é muito difícil ter áreas comuns e serviços que gerem satisfação em públicos com características sociais, econômicas e culturais muito distintas. Além disso, você tem que diferenciar suas acomodações das de seus concorrentes, oferecendo um serviço de hospedagem (que é o conjunto composto pelo tipo de quarto, refeições inclusas, estacionamento, internet, qualidade das áreas comuns etc.) superior a um preço justo ou planejando uma estratégia mais agressiva de oferecer um serviço de hospedagem similar com tarifas mais baixas.

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Por fim, considere também oferecer algo inédito na região, como por exemplo, o que fez o Hotel Ibis ao criar um modelo com pouquíssimos serviços inclusos e tarifas supereconômicas. Você também pode se diferenciar determinando uma âncora de encantamento na sua Pousada, definindo-a, por exemplo, como sendo uma Pousada temática e focar totalmente na decoração e atrativos com o tema escolhido; pode focar na beleza da arquitetura, seja a já existente, seja em algo a ser criado na reforma/construção; pode ser a excelência no atendimento com atenção diferenciada ao hóspede. Invista na âncora determinada, foque nela na divulgação de sua Pousada e se diferencie frente à concorrência.

Dado isso, será possível definir a precificação de seus quartos. Veja em que categoria sua Pousada se encaixará, compare com os concorrentes, veja seus diferenciais e determine preços justos e competitivos. Lembre-se que ao procurar hospedagens o viajante também fará uma pesquisa muito similar a essa. E, com as tarifas desejadas definidas, é possível estimar a receita da Pousada.

Lembre-se que dependendo do tipo de Pousada e localização ela pode sofrer os efeitos da sazonalidade. Programe-se para que as entradas da alta temporada ajudem a cobrir os custos da Pousada na baixa temporada. Lembre-se que sua estrutura e seus diferenciais podem atrair os hóspedes na baixa temporada. Sua Pousada aceitará pets? Se sim, que tal fazer um fim de semana com algum evento voltado para os pets e seus donos? Ou abra sua cozinha e ofereça um curso gastronômico para hóspedes. Use sua criatividade!

Bom, nesse momento, seu negócio deixou de ser um “Pousada” e tornou-se uma “Pousada Premium” para grupos de amigos, jovens casais, aventureiros interessados em atividades ao ar livre durante o dia e bares com música ao vivo à noite na Serra da Mantiqueira. Este é um exemplo um pouco mais específico para definir um capital a ser investido, a origem e o custo desse recurso: empréstimo bancário, recursos próprios ou de investidores.

A estratégia comercial definida acima é fundamental para evitar decisões erradas nessa jornada. Ela não serve somente para o planejamento inicial de abertura da Pousada. Todas as ações posteriores de gestão deverão sempre seguir a estratégia e o projeto planejados. E, quando tiver indicadores que mostrem que a estratégia está errada, repense, faça experimentos, replaneje, atualize sua estratégia e volte a segui-la fielmente.

Como montar uma Pousada Lucrativa

Escolha e Compra do Terreno

Aprofundando no aspecto construtivo de sua nova Pousada, vamos falar um pouco sobre a escolha e a compra do terreno.

Uma vez já definida a localidade é muito importante ser coerente com seu planejamento. Como vimos no tópico anterior, você terá que decidir por um local de turismo estruturado ou uma nova opção a oferecer, mas em qualquer situação o destino deve ser interessante. Pouco adianta uma Pousada com uma estrutura física espetacular, mas em um destino pouco atraente para os viajantes. Se a sua Pousada for de lazer, tente ficar próximo aos pontos de interesse dos turistas, como praias, locais de passeios, matas, cachoeiras, entre outros; se sua Pousada for urbana, procure ficar próximo à rodoviárias, restaurantes, centros de compras, museus e outros locais adequados ao seu público-alvo.

A compra do seu terreno deve, ainda, condizer com o tamanho planejado em seu projeto de Pousada e obedecer ao modelo de gestão que pretende executar. Tenha coerência entre o sistema de operação e o tamanho de seu negócio. É importante ter em mente que o faturamento de uma Pousada é totalmente dependente do número de quartos, mas lembre-se que, quanto maior o número de quartos você precisará também de uma estrutura maior e deverá levar em consideração as instalações físicas, como caixas d’agua e caldeiras; dimensionamento de espaços, como áreas comuns, de lazer e cozinha/restaurante; quantidade de funcionários para dar o aporte necessário aos serviços e até mesmo a implantação de funções que, normalmente não existem em Pousadas de porte menor, como por exemplo, manobristas para acomodar os carros dos hóspedes em um estacionamento.

Projeto Arquitetônico

Nunca comece um projeto de uma pousada pulando essa etapa. O projeto arquitetônico é o primeiro passo para que o sonho da construção da pousada seja materializado. É nessa etapa que todas as dúvidas sobre o que se quer e o que se pode construir serão respondidas. Orçamento máximo? Custos para construção? Reforma? Ao contratar um profissional de arquitetura especializado em Pousadas e Hotéis tudo isso será pensado.

É preciso pensar na adequação do espaço aos serviços que serão oferecidos, materiais que poderão ser utilizados, otimização das áreas, mobilidade, estilo arquitetônico, normas de construção que deverão ser respeitadas de acordo com a Lei Orgânica de cada município (PDDU) e adequação ao terreno escolhido.

Um dos principais erros de quem pretende montar uma pousada é justamente pular essa etapa. E iremos explicar por quê. Imagine que você comprou um terreno em uma área acidentada e próximo ao mar. Elementos como clima, direção do vento, salitre, composição do solo, entre outros… devem ser cuidadosamente analisados para uma escolha mais assertiva de materiais para construção e até decoração. Usar materiais que são facilmente corrosivos por exemplo, pode trazer muitas dores de cabeça e prejuízos futuros.

Outro erro que muitos cometem ao planejar sem projeto e profissionais adequados é não se atentar às normas de construções do município e, dependendo do local as leis ambientais podendo ter a obra embargada ou até mesmo partes demolidas e isso ninguém deseja. Todos esses problemas são evitáveis com uma simples atitude: a contratação de um arquiteto.

De acordo com o Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Brasil, até 30% do valor total de uma obra pode ser economizado com um bom projeto arquitetônico. E, aqui, vamos pontuar o por quê:

  • Assertividade: Escolha de materiais adequados- quebrar e refazer é muito mais caro que fazer corretamente.
  • Visualização do projeto antes do começo das obras: Hoje os projetos em 3D dão uma dimensão realista de como vai ficar a construção e toda a noção de custos é definida antes de colocar a “mão na massa”.
  • Projeto legal: está dentro da legalidade é sempre muito mais barato que arcar com as consequências de um projeto irregular. Cada município possui uma Lei Orgânica, ou Código de Obras diferente e isso diz muito sobre o que pode ou não ser feito.

Durante a concepção do projeto de uma pousada a análise do público alvo não deve ser deixada de lado, afinal de contas, você pode até imaginar como deseja construir a sua pousada, estilo, decoração, enfim…,mas são essas pessoas que irão usufruir dos serviços e espaços e consequentemente tornar o seu negócio lucrativo.

Se você pretende montar uma pousada e achou isso tudo muito complicado ou quer saber mais sobre Projetos Arquitetônicos, entre em contato com uma empresa especializada em projetos de Pousadas e Interiores.

Estrutura

Tanto se for construir ou aproveitar um imóvel já existente, você deve planejar uma infraestrutura que atenda de maneira adequada os hóspedes e a rotina de serviço de seus funcionários, ou seja, não se limite a pensar no óbvio que são os quartos e áreas comuns. Pense também como serão os acessos para a equipe de governança e manutenção, se terá elevador social e se sim, avalie se também é necessário ter um de serviço. Defina o local a ser destinado a depósito de materiais de limpeza, manutenção e enxoval. Caso a distância a ser percorrida entre o depósito e a estrutura principal seja grande, será interessante ter um mini depósito em um lugar mais acessível para armazenamento secundário dos produtos. Se sua Pousada for formada de chalés ou blocos separados, planeje também quais serão os caminhos que poderão ser percorridos pelos hóspedes e pelos funcionários, neste planejamento, não se esqueça dos dias de chuva.

Ao definir seu público-alvo na fase da elaboração da estratégia comercial, você viu que o planejamento da estrutura física de sua Pousada deve considerar o espaço, comodidade e segurança de seu público prioritário.

Portanto, se seu público principal for famílias com crianças:

  • Tenha um espaço kids e/ou playground com brinquedos e equipamentos para entretenimento;
  • Tenha um espaço para uma “copinha da mamãe” para atender mais facilmente as necessidades dos bebês;
  • Se possuir piscina, considere uma piscina rasa para as crianças;
  • Garanta que todos os espaços sejam seguros, com guarda corpos altos e redes de proteção.

Caso seu público principal seja idosos, a segurança também é item primordial. Considere:

  • Pisos antiderrapantes;
  • Banheiros com barra de apoio nos chuveiros;
  • Adequação as normas de acessibilidade geral às dependências da Pousada (considerando também, é claro, os portadores de necessidades especiais).

Se seu público for de viajantes à negócio, invista em:

  • Espaços individuais para trabalho;
  • Lounge destinado a apresentações, reuniões e networking;
  • Estrutura para trabalhos de impressão e itens básicos de papelaria;
  • Internet de alta-velocidade.

Pela classificação socioeconômica de seus hóspedes, você saberá se eles terão funcionários como babás e motoristas dormindo na Pousada. Se sim, destine espaços adequados e que tragam conforto tanto para seu hóspede quanto para eventuais funcionários.

Ao definir as estruturas, verifique também se os equipamentos necessários ao bom funcionamento da Pousada são de baixa manutenção. Leve em consideração se a região oferece empresas e/ou profissionais capacitados para manutenção de seu equipamento.

Mobiliário, Decoração e itens de conforto

Essa é a hora de colocar seus toques neste sonho… Depois da fase de construção ou reforma, chega a hora de equipar, mobiliar e decorar sua Pousada. Otimizar os espaços e apresentá-los de forma atrativa aos hóspedes será seu maior desafio nesta fase. Seguir uma mesma linguagem na decoração é importante para criar a identidade de sua Pousada que será única e se feita com carinho e preocupação nos mínimos detalhes, será determinante para a fidelização de seus hóspedes. Lembre-se que em seu planejamento estratégico você definiu seu público-alvo e sua âncora de encantamento, portanto toda a parte de mobiliário e decoração de sua Pousada deverá estar alinhada a esse planejamento.

Capriche no interior de sua Pousada, oferecendo áreas de convivência que agradem seu público-alvo com sofás e poltronas confortáveis e itens de decoração que sigam o definido no planejamento. Se sua Pousada for em meio à natureza, é interessante mobiliário e decoração mais rústicos; se sua Pousada for urbana, o mobiliário e decoração podem ter um estilo mais contemporâneo. Use elementos que ressaltem o estilo de sua Pousada. Além da beleza, pense também na durabilidade. Lembre-se que o fluxo de uma Pousada é alto, portanto o material dos móveis escolhidos deve ser de alta qualidade e baixa manutenção.

Outro ponto importante nesta fase é a escolha dos enxovais de cama e banho e isso é de suma importância. Eles devem sempre estar impecáveis. Ao planejar a compra do enxoval de sua Pousada, defina se irá usar os mais caros que tem maior durabilidade ou os mais baratos que precisam ser trocados com mais frequência (saiba mais sobre como cuidar do enxoval). Alinhe a escolha à sua lavanderia que poderá ser própria ou terceirizada (mais adiante falarei mais sobre lavanderia própria ou terceirizada), mas de qualquer maneira, deverá estar apta a lidar com os materiais escolhidos sem danificá-los.

Um ponto delicado na montagem dos quartos é a escolha do colchão. Como determinar a preferência de seus hóspedes antes de abrir a Pousada? Esta é uma tarefa bem difícil, assim, se possível, opte pelos colchões com uma face mais mole e outra mais dura, desta forma terá mais possibilidades de oferecer uma boa experiência a um maior número de hóspedes.

Atente-se também ao conforto e segurança dos banheiros, opte por pisos antiderrapantes minimizando os riscos de acidentes, chuveiros de fácil uso e manutenção, pias com bancadas, este é um conforto importante para o hóspede organizar-se e viver a experiência em sua Pousada com prazer em cada detalhe.

Esta fase é o momento crucial de investir em itens que lhe possibilite um atendimento diferenciado, tornando sua pousada um destino frequente aos seus hóspedes e uma indicação constante a novos hóspedes. Lembre-se, um cliente satisfeito é a manutenção mais eficiente do seu marketing. Não economize nestes detalhes.

Dê, ainda, uma atenção especial aos itens de conforto nos quartos, como: ar-condicionado, aquecedor, frigobar, TV de tela plana com TV a cabo, dentre outros itens. Internet wi-fi em toda a Pousada é item essencial atualmente.

como montar uma pousada

Alimentação

Este item é de fundamental importância. É imprescindível oferecer, no mínimo o café da manhã em sua pousada. Defina um cardápio com itens básicos como: pães, frios, frutas, café, leite, suco de frutas e inclua itens diferenciados que vão possibilitar um momento de prazer a seus hóspedes, como: bolos, rabanadas, frutas típicas da região, iogurtes, entre outros. Lembre-se, ainda, de que, dependendo do seu público-alvo este café da manhã deverá sofrer adequações. Por exemplo: se sua pousada é voltada para clientes de turismo de aventura ou mesmo para o público que vai a trabalho é legal oferecer um cardápio alternativo com produtos naturais, granolas, açaí, tapiocas e outros itens que agrada estes públicos. Em qualquer situação que se encaixe sua pousada, é muito importante tratar esta parte de sua estrutura com muito carinho, pois a experiência gastronômica em um determinado lugar é determinante para a lembrança. Faça com que, para os seus hóspedes, seja sempre uma lembrança positiva. Dependendo do tamanho de sua pousada e da sua estrutura voltada para área alimentícia, você poderá, ainda, investir em um restaurante que poderá ser aberto ao público. Isto exigirá um investimento maior equipamentos e mão de obra, mas além de aumentar seu lucro, ainda, aumentará a visibilidade de sua pousada. Esta é uma decisão que merece muita atenção e um planejamento de estrutura, organização e administração bem edificados. É importante que a área destinada a este restaurante não seja invasiva aos seus hóspedes, comprometendo a experiência de tranquilidade que eles buscam.

Atendimento

O atendimento é um dos pontos críticos quando falamos de serviços. Por isso, é importante, desde antes da inauguração de sua Pousada, treinar o pessoal de gerência, governança e manutenção para um atendimento cortês e encantador. Os funcionários devem ser altamente qualificados, e além dos conhecimentos técnicos, é importante que tenham boa apresentação pessoal, urbanidade, cortesia no atendimento e que auxiliem na construção da imagem da sua Pousada como sendo um local de acolhimento e conforto. Uma boa relação com os hóspedes, até mesmo ao lidar com reclamações, é essencial.

Aproveite e conheça sobre o perfil dos profissionais fundamentais para o sucesso de seu Hotel ou Pousada:

Quanto aos serviços, será necessário definir quais serão executados por funcionários próprios e quais serão terceirizados. Tem-se a visão que a terceirização diminui os custos mensais para a Pousada, mas existem outros pontos relevantes a se considerar: qual a oferta de serviços terceirizados, qualidade do serviços prestados, treinamento, capacidade de atendimento em momentos de pico, capacidade de reposição de mão-de-obra faltante, investimentos necessários para o desenvolvimento de uma estrutura interna, esforço e custo para a reversão da decisão, dentre outros, Assim, a opção pela terceirização deve ser feita após uma análise detalhada de todos os fatores relevantes. Atualmente, as funções mais comumente terceirizadas são segurança, lavanderia, estacionamento, jardinagem e manutenção e limpeza predial.

Por exemplo, se a estrutura física da Pousada não dispuser de espaço para uma boa lavanderia ou, mesmo havendo espaço, se não houver recurso financeiro para a aquisição de maquinário, essa será uma terceirização inevitável. Por outro lado, para as funções chave da Pousada, principalmente àquelas que lidam diretamente com o hóspede, recomenda-se funcionários próprios pois é necessário muito treinamento, desenvolvimento de sensibilidade, proximidade e um acompanhamento muito próximo do gerente ou proprietário que nem sempre é possível com funcionários terceirizados. Ou seja, caso opte por não terceirizar sua mão de obra, não hesite em investir em treinamentos que dê aos seus funcionários, não só a capacitação necessária, como também o sentimento de valorização que o levará a trabalhar com alegria e prazer, tornando o ambiente de sua Pousada, naturalmente agradável. Não se esqueça que a qualidade do capital humano é determinante. Saiba mais sobre lavanderias próprias e terceirizadas.

Marketing e Vendas

É importante traçar uma boa estratégia para divulgação de sua Pousada. Em tempos em que a maioria da população está conectada à internet, é primordial que você esteja lá. Um site próprio é um dos itens mais importantes para oferecer um canal de vendas próprias. Tenha um site com DNA Vendedor, visual moderno, boas fotos da Pousada e informações detalhadas sobre a hospedagem. Para garantir a qualidade necessária de seu site, você deve procurar uma empresa especializada e com experiência no mercado hoteleiro.

Depois do site, o item de maior importância é o Marketing Digital especializado em Hotelaria, que é o que vai tornar sua Pousada conhecida e impulsionar seus resultados. Para trazer visibilidade ao seu site, são usadas técnicas de SEO para melhorar seu posicionamento no Google, devendo também investir em mídia paga, o Adwords. Capte informações de seus clientes atuais e potenciais e use e-mail marketing para lembrá-los de sua Pousada e fidelizá-los. Tenha perfis para sua Pousada nas principais redes sociais e interaja com os usuários, podendo aumentar sua visibilidade na rede através do Facebook Ads, por exemplo. Tendo em vista que são várias ações coordenadas, é importante que você tenha ajuda de profissionais experientes, que trarão bons resultados ao seu negócio.

Tenha presença nas agências online (OTA’s – Online Travel Agencies) como Booking e Decolar, mas determine o quanto de investimento será destinado a alavancar as vendas próprias e o quanto ficará na dependência dos canais de venda. Lembre-se que esse é um ponto que tem que ter avaliação constante, para que sua Pousada se beneficie da melhor forma. Se tiver dificuldades nessa área, você pode contar com uma consultoria especializada em vendas online para o setor hoteleiro.

E apesar de boa parte dos clientes estarem na internet, não deve ser deixado de lado a divulgação na mídia tradicional como jornais e revistas para divulgação e fortalecimento da marca.

Gestão Hoteleira e Software de Gestão de Pousadas

Para fazer a gestão de uma Pousada é preciso executar e monitorar os processos principais de seu negócio: reservas, check-in, gestão de conta, check-out, governança (limpeza e manutenção), gestão financeira, controle de estoque, dentre outros.

Para se ter uma visão geral de todos esses processos em tempo real, é importante ter um bom Programa de Pousada ou PMS (Property Management System). É através de um Software de Gestão Hoteleira que você terá o panorama completo de tudo o que acontece na sua Pousada, tendo condições de melhorar a organização de sua equipe, o fluxo de trabalho e tomar decisões de forma mais eficiente. Este é um recurso essencial para otimização de sua Gestão Hoteleira. Saiba mais por que softwares são imprescindíveis na gestão hoteleira.

Se você não conhece uma boa ferramenta de gestão ou se ainda não teve oportunidade de se aprofundar, não perca mais tempo. O FastHotel é o Sistema de Gestão Hoteleira mais moderno do marcado. Muito fácil de usar, aprenda em até 1 hora. Design incrível. E o atendimento é de primeira. Com certeza atenderá suas necessidades:

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  • Reserva, Check-in, Conta do Hóspede, Check-out Saldo ZERO
  • Cadastro Gestão de Clientes, inclusive Empresas Conveniadas
  • Gestão da Governança com Criação Automática de Serviços de Camareira
  • Informações em tempo real acessíveis de qualquer lugar do mundo

Motor de Reservas com Fast PIX

  • Vendas online a partir de seu Site, Instagram, Facebook, Google Business
  • SEU MELHOR VENDEDOR: venda 24 hs/dia, 7 dias/semana, com suas melhores fotos, com seus melhores argumentos de venda e sem cometer erros de valor de diárias nem de disponibilidade
  • Receba com Fast PIX, a forma mais fácil e econômica de receber automaticamente o pagamento das reservas vendidas pelo Motor de Reservas
  • Venda adicionais e aumente sua margem de lucro
  • Design superior. Imbatível
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  • Responsivo: adaptável perfeitamente a todos os tamanhos de tela

Gestor de Canais

  • Com Omnibees e Bukly – dois dos melhores Gestores de Canais disponíveis no Brasil – seu Hotel ou Pousada fica integrado às principais OTAs como Booking, Decolar, Expedia, Airbnb e muitas outras
  • Disponibilidade de quartos atualizada automaticamente em todas as OTAs para você vender todas as unidades disponíveis em todas as OTAs ao mesmo tempo
  • Sincronização de automática de tarifas e restrições
  • Recebimento automático das reservas vendidas nas OTAs diretamente FastHotel

Relacionamento com o Cliente

  • Envio automático de Comprovante de Reserva ou Voucher e Roteiros Turísticos da sua região por Whatsapp ou email
  • Fast Check-in Online por Whatsapp ou email
  • Gestão de Qualidade com Pesquisa de Satisfação após o check-out por Whatsapp ou email
  • FastCard – Exclusiva visão 360o do cliente
  • Segmentação de Clientes
  • Whatsapp – o poder de comunicação e de venda do Whatsapp nas suas mãos
  • Conheça a RECEPÇÃO VIRTUAL e entenda como o Relacionamento com o Cliente pode melhorar a qualidade da sua prestação de serviço e ainda aumentar seus lucros

Gestão Financeira

  • Visão completa da Receita
  • Informações Operacionais como você nunca viu
  • MAIS CONTROLE com Gestão e Fechamento do Caixa (suprimento de troco, sangria e fechamento)
  • Contas a Receber
  • Geração de Faturas
  • Cálculo da comissão das agências e taxa dos meios de pagamento
  • Contas a Pagar com alerta de acordo com o vencimento
  • Classificação de Despesas
  • Conciliação de contas bancárias

Controle de Estoque

  • Identificação de Produtos Estocáveis
  • Baixa automática de Produtos consumidos pelos hóspedes
  • Alerta de necessidade de reposição
  • Controle de Enxoval em posse da Lavanderia
  • Entradas de Produtos nos recebimentos de compras
  • Movimentação de estoque entre depósitos
  • Ajustes de inventário

Comanda Eletrônica

  • Captura de pedido no PDV do Restaurante ou Bar por celular ou tablet
  • Cadastro dos pratos e bebidas
  • Cadastro de complementos opcionais (ponto da carne, acompanhamentos, limão e gelo, mais açúcar)
  • Lista de trabalho da cozinha e do Bar com todos as informações complementares que você mesmo determinou
  • Fechamento da conta com ou sem serviço
  • Pagamento na mesa ou transferência da despesa para a conta da reserva

Módulo Offline

  • Consulte, mesmo sem internet disponível, as reservas e contas dos hóspedes

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Dados da Publicação

Criação: 13 de dezembro de 2017 | Última atualização: 10 de junho de 2022
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Como gerenciar uma Pousada (e um Hotel, por que não?)

Essa é uma dúvida muito frequente na Hotelaria porque muitos Hoteleiros e Pousadeiros enfrentam dificuldades relevantes na administração de Hotéis e Pousadas. As dificuldades se justificam porque nem todos possuem estrutura administrativa com conhecimento e senioridade suficientes para garantir um bom andamento dos negócios e seu crescimento ao longo do tempo. Este artigo não tem a pretensão de substituir cursos de formação em Hotelaria, mas pode ser um guia prático para a transformação da Gestão Hoteleira no seu negócio.

As sugestões indicadas abaixo serão mais úteis para negócios que já estão em pleno funcionamento, com estratégia comercial e equipes estabelecidas. É importante que o proprietário tenha uma visão sobre a situação atual de seu negócio principalmente nos quesitos satisfação dos clientes e finanças.

Criação de Indicadores

O primeiro passo para qualquer nível de gestão é definir os indicadores. Os indicadores são os instrumentos de gestão essenciais para medir o resultado de uma empresa, de uma área ou de ações. Com eles é possível determinar quais resultados um determinado processo ou ação está gerando. Um indicador pode medir as receitas, o número de vendas realizadas, as despesas, o lucro, o número de reservas canceladas, o número de reclamações de clientes, a ocupação ou a receita média por quarto disponível. E essas informações pode ser análise por um determinado período de tempo, por canal de vendas, por estado dos clientes, por época do ano, etc… Na verdade, existem uma variedade quase infinita de indicadores e critérios de análise (dimensões).

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Os indicadores são a forma racional, objetiva e matemática de medir resultados. Por isso, qualquer negócio necessita de indicadores para ser gerenciado. A falta de indicadores de indicadores leva à cegueira administrativa. E o excesso deles, à paralisia (muita informação e pouca ação). Para a Gestão de uma Pousada, é importante definir um número de indicadores a partir dos quais seja possível identificar onde está o problema e ter indícios de como resolvê-lo.

Sugere-se acompanhar minimamente:

  • Receitas pelo tipo (hospedagem, alimentos e bebidas, produtos, serviços, etc…), canal de venda e pelo mês do ano.
    Para fins de comparação entre empreendimentos de tamanhos distintos, o mercado hoteleiro adota comumente o RevPAR e o TRevPAR como indicadores adicionais de receita por quarto disponível.
  • Despesas por tipo (despesas com mão-de-obra, itens de consumo, manutenção, marketing, etc…) e pelo mês do ano
  • Lucro: Receitas – Despesas
  • Rentabilidade: Lucro / Investimento realizado (corrigido a valores atuais)
  • Ocupação: Número de quartos ocupados / Número de quartos disponíveis
  • Tarifa Média: Receitas originadas de reservas / Número de reservas
  • Satisfação dos Clientes (a partir de notas em redes sociais e sites especializados, número de reclamações formais ou qualquer outra forma de medição). Mas o método que proponho é o seguinte:
    • Defina 4 a 7 concorrentes diretos. Os concorrentes diretos são aqueles que podem fazer com que seus potenciais clientes decidam não se hospedar em sua Pousada. Eles podem estar na sua vizinhança ou até em outras cidades.
    • Pesquise as avaliações em, pelo menos, 5 fontes, dentre elas Google, Booking.com, Trivago e Trip Advisor.
    • Calcule a média das avaliações.
    • Considere que você tem avaliação positiva se:
      • for até o segundo colocado dentre 5;
      • for até o terceiro dentre 6 ou 7; ou
      • for até o quarto dentre 8.

Seu Sistema de Hotel e Pousada deve ajudar na tarefa de obter grande parte dos indicadores acima, portanto saiba como escolhê-lo.

Resumo: é impossível fazer gestão sem bons indicadores
Principais áreas envolvidas: Gerência e todas as demais áreas que geram informações para os indicadores
Competências necessárias: capacidade de gestão, organização e disciplina
Tecnologias necessárias: Sistema de Gestão Hoteleira FastHotel e Planilha eletrônica

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Aumentando a Eficiência de sua Pousada

Controlar as despesas é a forma mais fácil de melhorar o resultado financeiro da pousada pois as principais variáveis do processo são internas; ou seja, mais facilmente gerenciáveis. Controlar as despesas não é simplesmente reduzir as contas. O que se busca é sim reduzir as contas, mas de uma forma que a operação não seja prejudicada. Para isso, é necessário aumentar a eficiência.

E, aumentar a eficiência envolve um conceito simples, porém nem adequadamente aplicado: “fazer mais com menos”. Assim, a eficiência operacional de um negócio aumentará quando você conseguir realizar todas as atividades necessárias para garantir um funcionamento perfeito de sua Pousada com menos recursos. E como recursos significa gasto, você diminuirá suas despesas.

Tenha e siga um planejamento

Sem um plano de ação, o caminho para a redução de custos torna-se mais difícil, independentemente do tamanho do seu empreendimento. É preciso ter clareza com relação ao cenário e planejar mudanças prevendo os gastos e os cortes. Só com essa visão macro do negócio é possível pensar ações adequadas e correr menos riscos. Manter um planejamento em ordem contempla, ainda, o controle dos pagamentos – evitando atrasos e multas.

Negocie sempre

Essa é uma regra de ouro. Por menor que seja seu fornecedor de insumos e produtos, sempre há margem para negociações de preço. Pesquise bastante antes de fechar um negócio e seja resistente. Com uma boa conversa, é possível economizar e aumentar a margem de lucro do seu estabelecimento. A dica serve, inclusive, para diminuir as taxas de cartão de crédito e dos serviços bancários.
Outra boa forma de negociação é fazer compras coletivas. Conheça os empreendedores do mesmo ramo da sua região e faça contatos comerciais. Um mesmo insumo pode ser comprado por um grupo de empresários em quantidades maiores, gerando parcerias de ganho financeiro mútuo.

Monitore de perto todos os gastos

Parece óbvio, mas nem todo empreendedor tem essa disposição. Acompanhar a evolução das contas de água, luz, telefone e internet é o mínimo que um gestor deveria fazer. Isso dá uma visão geral dos gastos e permite a elaboração de estratégias para diminuir as contas que se apresentam como os maiores vilões do negócio. Algumas ideias, em princípio, podem ter um alto valor de investimento inicial, mas trarão um retorno excelente a médio e longo prazo – como placas solares, sistemas de reaproveitamento de água, poços artesianos, etc… Outras são de fácil aplicação, como a instalação de lâmpadas de led, de sensores de presença nos corredores, entre outros.

Treine a sua equipe

De nada adianta manter o controle dos gastos a rédeas curtas se os funcionários não seguem a mesma cartilha. É importante treinar toda a equipe para que estejam atentos às melhores práticas de redução de custos, como por exemplo como cuidar de enxoval, e sejam educadores dos hóspedes.

Considere a terceirização de alguns serviços

Não é regra, mas em alguns casos a terceirização de tarefas pode ser uma boa opção. Faça um cálculo de gastos com serviços como marketing, lavanderia (própria ou terceirizada?), limpeza e manutenção e avalie a pertinência de orçar externamente a realização dessas atividades.

Resumo: grandes receitas podem não gerar lucro se as despesas não forem bem controladas. Veja algumas dicas práticas de como reduzir custos em Hotéis, Pousadas e Hostels.
Principais áreas envolvidas: Gerência e todas as demais
Competências necessárias: capacidade de gestão, organização e disciplina
Tecnologias necessárias: Sistema de Gestão Hoteleira FastHotel – módulo Finanças Avançado

Inteligência Comercial

Aumentar a eficiência foi a primeira estratégia explicada para melhorar o resultado financeiro da pousada. A segunda será como atuar no aumento das receitas. E, assim como aumentar a eficiência não era um simples sinônimo de reduzir os gastos, aumentar as receitas não significa subir o valor das tarifas.

Definindo a política tarifária de seu Hotel ou pousada

Primeiro, é necessário ter uma compreensão adequada do mercado em que você está inserido. Seguem algumas questões para reflexão:

  • Você sabe quais suas concorrentes reais (aqueles que lutam para conquistar o mesmo público-alvo que você)? Eles podem ser suas pousadas vizinhas, pousadas de cidades vizinhas, pensões, campings, hotéis, Airbnb e até as pousadas distantes de cidades que rivalizam com a sua como destino favorito do seu público alvo).
  • Você sabe quais os diferenciais do seu serviço de hospedagem (tipo de quarto, refeições inclusas, estacionamento, internet, qualidade das áreas comuns, etc…) em relação ao deles?
  • Você sabe como o contexto (a economia mundial, economia local, estação do ano, clima na próxima semana, os eventos organizados pela sua cidade, a popularidade de certos hobbies, etc…) e suas variações afetam a você e seus concorrentes? Da mesma forma ou de formas distintas?

Ao conhecer bem as questões acima, você pode passar a fazer pesquisas constantes das tarifas desses concorrentes. E, a partir daí, definir sua política tarifária prioritária:

  • Se você possui um negócio bem diferenciado, com serviço de hospedagem superior e quantidade não muito grande de quartos, você poderá praticar tarifas mais altas se posicionando frente aos seus concorrentes com uma política de preços (buscar maximizar o valor das tarifas).
  • Se você possui um negócio menos diferenciado, com serviço de hospedagem inferior e quantidade de quartos alta, você deverá atuar sob uma política de volume (buscar maximizar a ocupação).
  • Casos intermediários devem ser avaliados com mais cuidado.

Assim, sua política será sua espinha dorsal. Exemplo: ter a segunda tarifa mais cara dentro de um grupo de 5 concorrentes. Mas, fique atento às variações no contexto do mercado.

  • Se o contexto estiver favorável a você, haverá uma expectativa de aumento de volume de vendas e você pode variar sua tarifa para cima para tentar obter mais lucro.
  • E se o contexto estiver desfavorável, você terá que praticar tarifas mais modestas para garantir uma ocupação mínima.
  • As variações nas tarifas causada pelo contexto não deve alterar a política tarifária principal. Elas devem apenas promover os alguns ajustes necessários a partir da informação de como as variações no contexto afetam a você e seus concorrentes.

Até aqui, apesar de termos analisado apenas da influência da concorrência e do contexto na formação de preços, já se pode ter algumas a conclusões importantes:

  • a política tarifária é afetada pelos meus diferenciais frente aos meus concorrentes;
  • as tarifas em si também dependem das variações de contexto; e
  • pelas próprias dependências anteriores, as tarifas serão variáveis ao longo do tempo.

Finalmente, a ocupação será o último fator importante de influência nas tarifas. É fundamental entender qual o perfil de antecedência da sua reserva. Que % dos quartos para um determinado período é vendido 2 meses antes da data de check-in? Como estará a ocupação 1 mês antes do check-in? E 3 semanas antes? 15 dias? 1 semana? Na semana? 3 dias antes? Imagine que a distribuição seja essa a seguir (azul mostra a média histórica e laranja mostra como está a ocupação para daqui 3 semanas):

Analisado os dados, tudo indica que ocupação em 3 semanas estará abaixo da média histórica de 88%. A notícia boa é que você ainda tem 3 semanas para agir! Avalie se há algo no contexto que justifique esse comportamento? Use sem medo as ferramentas de marketing digital para promover seu produto e inverter o comportamento da curva laranja! E considere reduzir sua tarifa para o período!

Mas como administrar várias categorias de quarto ao mesmo tempo?

Quando a palavra tarifa foi citada acima, ela se referiu a uma tarifa base utilizada no tipo de quarto mais básico ou no tipo de quarto com mais unidades. E o que foi ensinado, foi uma dinâmica que prevê que essa tarifa poderá flutuar, devido ao contexto ou ocupação, alguns degraus para cima e alguns para baixo. A altura desses degraus pode ser um percentual ou um valor fixo de R$10,00 por exemplo. Ou seja, a tarifa base estará num ponto intermediário entre a tarifa piso e a tarifa teto.

Os demais tipos de quartos devem ter suas próprias tarifas base específicas estabelecida ao se aplicar um percentual (positivo ou negativo) sobre a tarifa base de referência. A altura dos degraus continua podendo ser percentuais ou valores fixos aplicados à tarifa base específica. Veja o exemplo abaixo:

Como estabelecer as tarifas por categoria de quarto

Identificando oportunidades de aumento de receita da sua pousada

Estudamos um pouco o tema da política tarifária. Uma boa administração de tarifas, com certeza, levará a receitas maiores. Outra forma de aumentar as receitas é avaliar como são as vendas.

Lembram-se dos indicadores? Pois é… a partir deles, é possível conhecer quais canais de venda geram mais vendas, qual o valor médio dessas vendas, como essas vendas se distribuem pelos diferentes tipos de quartos, qual a receita adicional gerada pelos hóspedes vindos desses canais (pelos consumos no frigobar, restaurante, compra de produtos, etc…) e qual o custo de cada um dos canais.

  • Canais com poucas vendas, de valor médio baixo e com alto custo devem ser descontinuados.
  • Canais que geram vendas apenas nas unidades mais baratas devem ser estimulados a partir de políticas de parcelamento mais longo e/ou cupons de desconto.
  • Canais com vendas nas unidades mais caras e que trazem hóspedes que geram receita adicional devem ser estimulados com o oferecimento de tarifas que incluam serviços atraentes e políticas de fidelização. Além disso, você pode conversar com se gerente de conta desse canal e entender com ele que práticas e acordos podem gerar melhores frutos para a parceria.

De qualquer forma, uma alternativa sempre válida é promover ações para migrar os clientes dos canais mais custosos para os canais mais baratos, como os canais próprios. Se tiver dificuldades em determinar as melhores alternativas, considere contratar uma Consultoria em Vendas Online feita por especialistas no ramo Hoteleiro.

Além da análise de canais, é fundamental estudar quais são as possibilidades de:

  • up-selling (é a técnica que estimula o cliente a substituir a sua compra inicial por outra de maior valor): use seu canal de comunicação com clientes para oferecer upgrades com desconto (promoção “você merece mais”: quem se hospedou nos últimos 2 anos pode fazer seu upgrade com apenas R$40).
  • cross-selling (é a técnica que estimula o cliente a concluir a sua compra inicial levando produtos que a complementam): considere vender justamente com as reservas kits de decoração extra como lua de mel, kit praia (com boné + protetor solar + guarda sol colocado na praia por algum parceiro), voucher de um restaurante famoso da região ou de atrações turísticas.
Resumo: são inúmeras as oportunidades de aumento de receita, mas é necessário se dedicar a avaliar quais as mais adequadas a sua realidade
Principais áreas envolvidas: Comercial e Marketing
Competências necessárias: inteligência comercial e capacidade de análise
Tecnologias necessárias: Ferramentas de Marketing Digital, Sistema de Gestão Hoteleira FastHotel e Motor de Reservas FastHotel.

Gestão da Qualidade

Como já foi dito, Satisfação dos Clientes é um dos principais indicadores de Gestão. Em primeira instância, ele pode ser medido pela Pesquisa de Satisfação entregue pelo próprio estabelecimento. E, em seguida, a partir do número de reclamações formais registradas na Pousada, das notas em redes sociais e em sites especializados.

Todas as reclamações públicas devem ser respondidas com a maior brevidade possível. Mesmo que a reclamação pareça pequena, pense no bem-estar de seu cliente. Não discuta, peça desculpas, seja educado e sempre dê um parecer sobre a reclamação, mesmo que seja algo que não possa ser verificado imediatamente. O cliente precisa saber que algo está sendo feito a respeito de sua reclamação.

Independentemente de públicas ou não, todas as reclamações devem ser classificadas de acordo com a intensidade e o motivo. Essas informações devem fazer parte do indicador. Os motivos das reclamações públicas mais intensas devem ser resolvidos com urgência absoluta e a ação tomada deve ser adequadamente comunicada ao reclamante (preferencialmente no mesmo meio que utilizou para comunicá-la. Isso quer dizer, no mesmo post.). Os motivos mais recorrentes devem ser tratados com a maior agilidade que a verba de manutenção permitir.

Não se esqueça que este não é um assunto secundário da gestão de uma Pousada. Bons indicadores, boa estratégia, boa receita e despesas bem controladas podem sucumbir a opiniões públicas negativas, intensas e frequentes.

Mas Gestão da Qualidade não é só responder às reclamações. Pelo contrário, as reclamações são apenas a ponta do iceberg. Então, como fazer uma boa Gestão da Qualidade?

O Relacionamento com o Cliente deve ser o grande foco em diversas atividades de sua Pousada:

  • Marketing: que deve se comunicar com os clientes, pelo site, pelos anúncios, pelas redes sociais ou por email marketing sempre respeitando suas características, ou idealmente seu segmento. De que vale enviar um email para um solteiro às vésperas dos dias dos namorados? E um casal sem filhos ser convidado para o dia das crianças? Conheça profundamente seu hóspede, segmente os clientes com ajuda do FastHotel e personalize seu marketing de acordo com as características dos principais segmentos. Isso é Marketing Segmentado. E sim, isso é possível!
  • Atendimento pré-venda: seja cortês, ouça as necessidades de quem te procurou, tire as dúvidas dos seus futuros hóspedes, envie dicas de passeio na região e tenha paciência.
  • Experiência de Compra: ofereça diversos canais para o hóspede escolher o que mais se sente confortável. Telefone, email, whatsapp e venda online pelo site e mídias sociais são os mais indicados hoje em dia.
  • Atendimento durante a prestação de serviço em si:
  • Comunicação após a Compra: a prestação de serviço inicia-se após a compra e antes mesmo da hospedagem. Envie um email de confirmação para seu cliente. Depois, avise-o da proximidade da estadia. Ofereça um pré check-in online. Dê dicas de passeios e restaurantes da região.
  • Qualidade da Prestação do Serviço: A recepção causará a primeira impressão. Ela deve saber que o hóspede vai chegar, facilitar o processo de check-in e direcioná-lo para seu quarto. Também deve estar preparada para os hóspedes que chagam antes do horário do check-in (se puder, direcione-o para um quarto já limpo; caso contrário, ofereça um local para guardar sua bagagem e, no mínimo, uma água e um café). A governanta, quando houver, e as camareiras, são responsáveis por garantir uma ótima impressão na entrada do quarto. E, novamente a recepção será impostante para resolver imprevistos (estando disponível e sendo prestativa ao máximo) e para um check-out tranquilo.
  • Pós Venda: envie uma Pesquisa de Satisfação após o check-out. Tendo a sua própria pesquisa de satisfação, você pode direcionar as perguntas para os itens que deseja conhecer melhor a opinião dos clientes sobre eles e identificará melhor seus pontos fortes e pontos a melhorar.

Ao atentar para (e executar bem) o Relacionamento com o Cliente, o cliente se sentirá especial, importante. E, com isso, a probabilidade de melhoria do indicador de Satisfação dos Clientes é enorme.

Resumo: a satisfação do cliente é fundamental, já que parte significativa do seu resultado vem de hóspedes recorrentes e indicações
Principais áreas envolvidas: todas as áreas
Competências necessárias: relacionamento com o cliente, atendimento ao cliente e gestão
Tecnologias necessárias: Sistema de Gestão Hoteleira FastHotel – módulo Relacionamento com o cliente

Gestão de Recursos Humanos

Existe um outro grupo de pessoas que é (quase) tão fundamental quanto os clientes e hóspedes. São as pessoas responsáveis por dar vida ao seu negócio, dar uma cara para ele, dar um charme especial a sua pousada. É por essas pessoas que os diferenciais tomam forma e são apresentados aos seus hóspedes. Elas executam todas as atividades e processos de seu negócio. Portanto, é absolutamente impossível ter sucesso sem a colaboração, honestidade e dedicação delas.

Fazer Gestão dos Recursos Humanos é, friamente:

  • dar as condições adequadas (local, uniforme, equipamentos de proteção individual, alimentação, descanso, etc..) para a execução de suas atividades;
  • treiná-las e orientá-las adequadamente indicando qual a importância das atividades delas para a pousada como um todo, como devem fazer as atividades e qual é o padrão de qualidade esperado;
  • definir a performance esperada (se possível, estabeleça metas SMART – específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal);
  • dar feedback quando ela não estiver sendo atingida; e
  • (o mais importante) reconhecer quando ela estiver sendo atingida.

Quando o ciclo dar condições, treinar, definir metas, avaliar o resultado, valorizar os melhores é cumprido, os profissionais se sentem mais amparados, estimulados, desafiados e valorizados. Performances repetitivamente ruins (desde que pontuadas assim que ocorrerem) devem levar ao desligamento. Performances repetitivamente boas devem levar a reconhecimento públicos, aumentos salariais e promoções. Desligamentos e promoções devem ser perfeitamente entendidos pelos demais funcionários. Isso é coerência! E tem algo mais importante que avaliações racionais e coerentes. Isso é tratar os funcionários como seres humanos. Respeito, educação e motivação é fundamental na vida de todos.

Sempre que puder mostrar que o que é aprendido no trabalho também pode fazer diferença na vida delas e de seus familiares, ensine-os! Imagine-os aprendendo que também podem evitar o desperdício de água, energia, cuidar das contas domésticas e se preocupar com o meio-ambiente. Que tratar as pessoas com respeito e educação faz a gente ir mais longe. Que motivar os filhos, os maridos e esposas aumenta as chances de eles atingirem seus objetivos na vida. Faça a diferença na vida deles que eles continuarão fazendo a diferença no seu negócio.

Resumo: todo seu resultado depende de seus funcionários, trate-os com o devido valor
Principais áreas envolvidas: Gerência
Competências necessárias: gestão de pessoas, atenção e sensibilidade
Tecnologias necessárias: não se aplica

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Dados da Publicação

Criação: 12 de dezembro de 2017 | Última atualização: 7 de junho de 2022
Programa de Hotel, Programa para Pousada
Do Marketing às Pesquisa de Satisfação, conte com a FastHotel como seu parceiro estratégico de tecnologia!

Como escolher um bom Sistema de Gestão Hoteleira

Afinal, o que é PMS na hotelaria?

O Sistema de Gestão Hoteleira ou PMS é o programa ou software para Hotéis e Pousadas gerenciarem todos os seus processos internos. Atualmente, os melhores PMSs são os Sistemas Hoteleiros Online.

Os Programas de Hotéis e Pousadas permitem uma visão geral da situação da propriedade minuto-a-minuto, identificam as prioridades, otimizam o fluxo de trabalho, melhoram os processos operacionais, evitam erros e imprevistos que geram insatisfação nos hóspedes e reduzem custos. Ou seja, são a forma mais eficaz de gerenciar um Hotel ou Pousada.

Se você já tem um PMS em seu Hotel ou Pousada, leia este artigo. Se ainda não tem, nas próximas linhas você aprenderá o essencial para uma boa escolha e, assim, ter o melhor Sistema de Gestão Hoteleira para suas necessidades.

Vendendo mais

Alguns componentes técnicos são fundamentais para a aumentar as vendas de seu Hotel ou Pousada. O Motor de Reservas FastHotel com Fast PIX e o Gestor de Canais permitem, juntos, vender todas as unidades disponíveis, ao mesmo tempo, em seu site e nas principais OTAs como Booking, Decolar, Expedia e Airbnb. Além disso, não é necessário digitar as reservas pois elas estarão automaticamente disponíveis para sua gestão. Enfim, ter o Motor de Reservas FastHotel e o Gestor de Canais integrados ao seu Sistema de Gestão Hoteleiro é um grande diferencial de vendas. Entenda melhor como Vender Mais de forma Descomplicada!

Marketing, Reservas Online e Gestão Hoteleira

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Se preferir, entre em contato pelo whatsapp (11) 93346-5691 ou contato@fasthotel.com.br.

Relacionamento com o Cliente

Um bom Sistema Hoteleiro tem que te ajudar no Relacionamento com o Cliente do seu Hotel ou Pousada. O primeiro passo é segmentar os clientes para possibilitar uma comunicação mais precisa do Marketing com eles. De que vale enviar um email para um solteiro às vésperas dos dias dos namorados? E um hóspede sem filhos ser convidado para o dia das crianças? Com o FastHotel é possível conhecer profundamente seu cliente que é a base do Marketing Segmentado.

Lembre-se também da comunicação pós-compra que é tão comum no e-commerces. O cliente que decidiu se hospedar em seu Hotel, Pousada ou Hostal deve ter se encantado com sua oferta em algum momento. O pós-compra (antes mesmo da hospedagem) é uma ótima oportunidade para você manter essa imagem com comunicações como: confirmação da reserva, aviso de proximidade da estadia, pré check-in online e dicas de passeios e restaurantes da sua cidade.

No Pós-Venda, nada como uma Pesquisa de Satisfação para você poder fazer uma Gestão da Qualidade do serviço prestado. Tendo a sua própria pesquisa de satisfação, ao contrário do padrão das OTA’s, você pode direcionar as perguntas para os aspectos que considera mais importantes e identificar seus pontos fortes e pontos a melhorar. Ao praticar corretamente o Relacionamento com o Cliente, o cliente se sentirá especial, importante. A Satisfação dos Clientes vai melhorar tanto na sua avaliação própria como nas OTA’s e redes sociais e os benefícios serão significativos.

O Programa de Hotéis e Pousadas nas atividades da recepção (front-desk)

A criação das reservas no sistema é umas das atividades mais importantes do hotel ou pousada e estabelecer as condições comerciais é o ponto de partida. Entenda com que flexibilidade o software hoteleiro permite combinar as regras de confirmação e cancelamento de uma reserva, condições de pagamento, tarifa praticada, descontos e venda de adicionais (como café da manhã, estacionamento, decoração comemorativa) em diferentes tipos de tarifa que permitam implementar estratégias comerciais específicas para conquistar os mais variados tipos de clientes que procuram sua propriedade.

A criação da reserva para um ou mais quartos deve ser simples, rápida e intuitiva, controlar a disponibilidade dos tipos de quarto nas datas desejadas, incluir a venda de adicionais (cross-selling), permitir alocação imediata ou posteriormente, aproveitar dados de hóspedes recorrentes, conceder descontos (dentro de limites de autorização controlados pelos sistemas) e registrar o pagamento realizado por uma ou mais formas de pagamento permitidas. Alguns PMS permitem integração com Motores de Reserva e Channel Manager e são indicados para hotéis com grande quantidade de quartos. E, claro que, sempre haverá um custo adicional por essa integração.

Com as reservas criadas, os recepcionistas devem ter uma visão clara dos check-outs e check-ins que ocorrerão no dia para organizarem seu trabalho com antecedência. Pela manhã, os check-outs devem ser rápidos, precisos, possibilitar a transferência de contas entre quartos e garantir que não existam saldos em haver. À tarde e à noite, os check-ins também precisam de agilidade e a funcionalidade de Fast Check-in que permite o preenchimento online pelo hóspede dos dados obrigatórios para o check-in é fundamental para esse processo.

Sistema de Hotel e Motor de Reservas FastHotel

aumento de até
30% na receita

redução de até 50%
no tempo de atividades

80% dos chamados
atendidos em até 1 hora

Saber mais

Software para Hotéis na organização da Governança

A Governança é a área responsável por garantir que todas as áreas estejam em perfeitas condições de higiene, limpeza e funcionamento. É o Programa Hoteleiro que informa à Governança:

  • quais são os quartos que serão desocupados (check-out) e, portanto, necessitarão de faxina;
  • quais quartos que seguirão ocupados e necessitarão de uma arrumação;
  • quais os quartos possuem manutenções agendadas; e
  • quais serviços ainda estão pendentes de serem executados.

Agora, imagine o ganho de produtividade na sua equipe, se você tiver um PMS que cria automaticamente os serviços de faxina e arrumação que devem ser realizados pelas camareiras como o FastHotel. Entenda como é determinado qual tipo de atividade é criado em cada situação de quarto. É fácil perceber que essa é uma funcionalidade que realmente traz muitos benefícios de economia de tempo e garantia de disponibilização dos quartos sempre limpos e na configuração desejada pelo hóspede.

Além disso, caso identifiquem problemas nos quartos que demandem atuação da equipe de manutenção, as camareiras podem criar os serviços de manutenção simples (execução no próprio dia, sem bloqueio de venda) e com bloqueio (execução em vários dias e, por isso, com bloqueio de venda) e encaminhá-los para a equipe responsável. E, finalmente, devem lançar todos os consumos de frigobar nas contas dos hóspedes. Você conhece as principais atribuições de um camareira?

Sistema de Hotéis ou Pousadas também na Cozinha e Restaurante

Assim como a área de Governança, uma parte importante do trabalho da cozinha depende de dados provenientes do Sistema de Gestão Hoteleira.

O planejamento de compras, por exemplo, é realizado diretamente no FastHotel, no qual é possível ver a quantidade de estoque dos produtos e determinar o melhor momento para as compras futuras.

O dimensionamento das atividades do dia seguinte é determinado pela quantidade de cafés-da-manhã a preparar e quantidade de potenciais consumidores de almoço ou jantar. Um bom Programa de Hotéis será capaz de prover todas as informações relacionadas à ocupação do Hotel.

A partir desses dados, a equipe determina a quantidade dos ingredientes usados, otimizando a receita destinada e diminuindo o desperdício de alimentos –  que é um dos principais desafios da cozinha. Mas, no final, é claro que serão as mãos habilidosas dos Chefs que garantirão o preparo das deliciosas refeições.

No caso dos restaurantes, o Módulo de Comanda Eletrônica permite lançar facilmente, usando celular ou tablet, todos os itens consumidos nas contas dos clientes, sendo eles hóspedes ou não. As áreas de produção, normalmente cozinha e bar, podem ver, nas suas listas de trabalho, os pratos vendidos com observações como ponto da carne, acompanhamentos e qualquer outro opcional que você quiser. Conheça agora a Comanda Eletrônica da FastHotel.

O fechamento da conta de um hóspede é muito tranquilo. A quitação das despesas do restaurante e do bar acontecerá no check-out juntamente com as despesas de hospedagem e demais itens consumidos (frigobar, itens de primeira necessidade como escova e pasta de dentes, lembrancinhas, etc..). No caso de clientes não hospedados, o recebimento do pagamento e geração da Nota Fiscal poderão ser feitos no próprio PDV (Ponto de Venda) do Restaurante e/ou do Bar.

Gestão Hoteleira: entendendo e melhorando os resultados do Hotel ou Pousada

Como já foi dito acima, o programa de gestão de hotéis tem a função de mostrar uma visão ampla e completa do Hotel ou Pousada, identificando as prioridades do dia e otimizando os recursos. É cada vez mais comum grupos empresariais serem responsáveis por mais de uma propriedade no ramo hoteleiro. Nesses casos, é fundamental que o sistema de gestão apresente, além de uma visão de cada estabelecimento, uma visão completa do grupo de forma online, tornando a gestão mais fácil e acessível.

O software de hotéis também deve garantir o controle de acesso por cargo, limitar percentuais de desconto, mostrar os motivos de cancelamentos de reservas, de descontos ou estornos de itens de conta ou pagamentos e ter o registro de todas as operações realizadas por cada usuário. Segurança e transparência são boas práticas de gestão de um hotel ou pousada. Obtenha mais informações sobre como gerir uma Pousada.

O sistema deve ainda, contar com ferramentas que apresentem relatórios em tempo real como: qual a ocupação por tipo de quarto e total, qual a tarifa média por tipo de quarto e total, quais as agências de turismo vendem mais, quanto os clientes de cada agência consomem, quais adicionais são mais vendidos, quais os tipos de produto mais vendidos, que tipo de quarto gera maior receita, meu fluxo de caixa está controlado, dentre outros, afim de possibilitar as tomadas de decisões e garantir a boa administração de uma pousada ou hotel. É importante ter informações exportáveis para arquivos xls ou pdf pois, a partir delas, será possível determinar as estratégias para obter resultados ainda melhores no próximo período. Quer mais dicas sobre como gerenciar uma Pousada?

Finalmente, se você acredita que a tecnologia evoluiu muito nos últimos anos, exija os atributos que garantem maior produtividade no uso do próprio sistema de hotéis: muito fácil de usar (aprenda em até 1 hora), design imbatível, ótimo atendimento, acesso rápido às atividades mais críticas da operação no dia, personalização de valores de tela, backups diários, tecnologia online e programação moderna.

Como escolher o Sistema de Gestão Hoteleira ideal para seu Hotel ou Pousada

Acima, são citadas as principais funcionalidades providas pelos programas de gestão de hotéis e pousadas, mas não todas. Então, como escolher o melhor programa para Hotel ou Pousadas?

São muitas as possibilidades e ofertas no mercado, mas o que deve determinar o melhor PMS é a sua necessidade, disponibilidade de recursos humanos e financeiros e sua capacidade de utilização de todas as funcionalidades adquiridas.

Para entender melhor, veja a tabela abaixo.

O que eu quero O que meu sistema deve ter
QUERO O ESSENCIAL – o Sistema Gestão Hoteleira mais moderno do mercado. Muito fácil de usar, com design incrível e ótimo atendimento. Que controle minha propriedade, com painéis interativos e funcionalidade exclusivas, permitindo a criação rápida de reservas, o check-in, a conta do hóspede, pagamentos e o check-out. Gestão da situação dos quartos e atividades das camareiras. Registro dos clientes (PF ou PJ) e seu histórico. Informações em tempo real. Ou seja, uma gestão dinâmica e eficaz. Gestão Hoteleira FastHotel
ALÉM DO ESSENCIAL, QUERO VENDER MAIS – vender todas as unidades disponíveis, ao mesmo tempo, no meu site, redes sociais e nas OTAs mais importantes como Booking, Decolar, Expedia e Airbnb. Além disso, quero receber as reservas vendidas automaticamente. Gestão Hoteleira FastHotel + Motor de Reservas com Fast PIX + Gestor de Canais
ALÉM DO ESSENCIAL, QUERO ENCANTAR MEU CLIENTE – relacionar-me mais próxima e intensamente com meus Clientes. Quero conhecê-los melhor porque sei que o futuro do Marketing é um Marketing Segmentado. Também quero fazer Gestão da Qualidade do serviço prestado. E ser reconhecido como um negócio que faz o cliente se sentir importante. Gestão Hoteleira FastHotel + Relacionamento com o Cliente
ALÉM DO ESSENCIAL, QUERO GERENCIAR MELHOR AS FINANÇAS – ter mais informações detalhadas sobre despesas e custos, contas a receber e a pagar (incluindo Fluxo de Caixa) e fazer o controle do caixa físico Gestão Hoteleira FastHotel + Finanças
ALÉM DO ESSENCIAL, QUERO CONTROLAR MELHOR O ESTOQUE – ter mais informações sobre os produtos em estoque, consumos dos hóspedes, saídas de estoque sem venda e diferenças de inventário Gestão Hoteleira FastHotel + Estoque
ALÉM DO ESSENCIAL, CONHECER AS COMPRAS DETALHADAMENTE – ter mais informações sobre os produtos comprados, quantidade, valor e data. Além disso, criar automaticamente as parcelas de pagamento para facilitar meu Contas a Pagar (se tiver o módulo Finanças contratado). E, registar, em estoque, a entrada de tais produtos (se tiver o módulo Controle de Estoque contratado). Gestão Hoteleira FastHotel + Compras
Atualmente é fornecido gratuitamente nos planos com Finanças ou Estoque.
Quero um sistema personalizado, diferente do dos meus concorrentes e que eu possa solicitar desenvolvimentos customizados. Conheça os Projetos Personalizados FastHotel

Dúvidas Frequentes

 
Pergunta: Se a tabela acima não foi suficiente para eu entender exatamente o que contratar, como faço para identificar os módulos mais importantes para mim?
Resposta: Nossa equipe de vendas é treinada para identificar quais módulos são mais relevantes para você no momento. Vamos perguntar com é sua operação, quais os desafios do momento, o quanto quer investir e indicar quais módulos serão melhores para seu Hotel, Pousada ou Hostal. Entre em contato agora mesmo clicando aqui.

P: Posso combinar vários módulos?
R: Sim, você pode ter todos os módulos: Sistema de Gestão Hoteleira + Motor de Reservas + Gestor de Canais + Relacionamento com o Cliente + Finanças + Estoque e ainda personalizar o que você quiser.

P: Meu foco é em vender mais reservas, o que devo contratar?
R: No seu caso, o indicado é Sistema de Gestão Hoteleira + Motor de Reservas + Gestor de Canais + Relacionamento com o Cliente.

P: Isso é tudo o que eu posso fazer para vender mais?
R: Não. FastHotel – Acelere seus Resultados é uma solução completa para seu negócio hoteleiro que vai da Estratégia de Marketing à Pesquisa de Satisfação.
Acelere seus Resultados é uma Agência especializada em Marketing Digital Hoteleiro: desenvolvimento de site com DNA Vendedor, posicionamento no Google, anúncios, redes sociais, email marketing, produção de conteúdo e muito mais… Com essa combinação de serviços, é possível aumentar sua presença online, trazer mais acessos para seu site e vender mais. Com o tempo, a economia em pagamento de comissões passa a ser maior que o investimento em Marketing. Saiba mais e aproveite as vantagens de ter um parceiro único do Marketing Digital ao Pós-Venda.

P: Posso contratar apenas o Sistema de Gestão Hoteleira e depois contratar outros módulos?
R: Sim, sem problemas. A contratação inicial deve ser sempre do Sistema de Gestão Hoteleira ou do Motor de Reservas. E depois, você pode acrescentar mais módulos. Lembrando que Finanças e Estoque são módulos que requerem o Sistema de Gestão Hoteleira.

P: Com o FastHotel, acessar minhas informações de qualquer lugar é possivel?
R: Sim, o FastHotel é um Sistema de Gestão Hoteleira Online. Clique e veja as vantagens de um sistema online.

P: O custo varia de acordo com o número de usuários?
R: Não, o custo varia conforme a faixa de quartos (ou camas nos casos de quartos compartilhados) e módulos contratados.

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Dados da Publicação

Criação: 30 de novembro de 2017 | Última atualização: 7 de junho de 2022
Programa de Hotel, Programa para Pousada
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