Como escolher um bom Sistema de Gestão Hoteleira

Afinal, o que é PMS na hotelaria?

O Sistema de Gestão Hoteleira ou Sistema PMS é o programa para Hotéis e Pousadas gerenciarem todos os seus processos. Atualmente, um bom Software para Hotéis é um sistema online.

Os programas de gestão hoteleira permitem uma visão geral da situação do Hotel ou Pousada a cada minuto, identificam as prioridades, otimizam o fluxo de trabalho, melhoram os processos operacionais, evitam erros e imprevistos que geram insatisfação nos hóspedes e reduzem custos. Ou seja, são a forma mais eficaz de gerenciar um Hotel ou Pousada.

O programa de hotéis nas atividades da recepção (front-desk)

A criação das reservas no sistema é umas das atividades mais importantes do hotel ou pousada e estabelecer as condições comerciais é o ponto de partida. Entenda com que flexibilidade o software hoteleiro permite combinar as regras de confirmação e cancelamento de uma reserva, condições de pagamento, tarifa praticada, descontos e venda de adicionais (como café da manhã, estacionamento, decoração comemorativa) em diferentes tipos de tarifa que permitam implementar estratégias comerciais específicas para conquistar os mais variados tipos de clientes que procuram sua propriedade.

A criação da reserva para um ou mais quartos deve ser simples, rápida e intuitiva, controlar a disponibilidade dos tipos de quarto nas datas desejadas, incluir a venda de adicionais (cross-selling), permitir alocação imediata ou posteriormente, aproveitar dados de hóspedes recorrentes, conceder descontos (dentro de limites de autorização controlados pelos sistemas) e registrar o pagamento realizado por uma ou mais formas de pagamento permitidas. Alguns PMS permitem integração com Motores de Reserva e Channel Manager e são indicados para hotéis com grande quantidade de quartos. E, claro que, sempre haverá um custo adicional por essa integração.

Com as reservas criadas, os recepcionistas devem ter uma visão clara dos check-outs e check-ins que ocorrerão no dia para organizarem seu trabalho com antecedência. Pela manhã, os check-outs devem ser rápidos, precisos, possibilitar a transferência de contas entre quartos e garantir que não existam saldos em haver. À tarde e à noite, os check-ins também precisam de agilidade e a funcionalidade de Pré Check-in Online que permite o preenchimento online pelo hóspede dos dados obrigatórios para o check-in é fundamental para esse processo.

Software para hotéis e a Governança: atenção total entre os check-outs e check-ins

A Governança é a área responsável por garantir que todas as áreas estejam em perfeitas condições de higiene, limpeza e funcionamento. É o programa de hotelaria que informa à Governança:

  • quais são os quartos que serão desocupados (check-out) e, portanto, necessitarão de faxina;
  • quais quartos que seguirão ocupados e necessitarão de uma arrumação;
  • quais quartos precisam de conferência para evitar problema nos futuros checkins; e
  • quais os quartos possuem manutenções agendadas.

Agora, imagine um PMS que cria automaticamente os serviços que devem ser realizados pelas camareiras. É fácil perceber que essa é uma funcionalidade que realmente traz muitos benefícios de economia de tempo e garantia de disponibilização dos quartos sempre limpos e na configuração desejada pelo hóspede.

Além disso, caso identifiquem problemas nos quartos que demandem atuação da equipe de manutenção, as camareiras podem criar os serviços de manutenção simples (execução no próprio dia, sem bloqueio de venda) e com bloqueio (execução em vários dias e, por isso, com bloqueio de venda) e encaminhá-los para a equipe responsável. E, finalmente, devem lançar todos os consumos de frigobar nas contas dos hóspedes.

PMS também na Cozinha e Restaurante

Assim como a área de Governança, uma parte importante do trabalho da cozinha depende de dados provenientes do sistema de gestão hoteleira. O dimensionamento das atividades do dia seguinte é determinado pela quantidade de cafés-da-manhã a preparar e quantidade de potenciais consumidores de almoço ou jantar. Qualquer bom sistema para hotéis será capaz de prover essas informações.

A partir desses dados, a equipe determina a quantidade dos ingredientes usados, otimizando a receita destinada e diminuindo o desperdício de alimentos –  que é um dos principais desafios da cozinha. Mas, no final, é claro que serão as mãos habilidosas dos Chefs que garantirão o preparo das deliciosas refeições.

No caso dos restaurantes, o sistema também permite lançar facilmente todos os itens consumidos nas contas dos hóspedes. Assim, a quitação dessa despesa acontecerá no check-out juntamente com as despesas de hospedagem e demais itens consumidos (frigobar, itens de primeira necessidade como escova e pasta de dentes, lembrancinhas, etc..).

Gestão Hoteleira: entendendo e melhorando os resultados do Hotel ou Pousada

Como já foi dito acima, o programa de gestão de hotéis tem a função de mostrar uma visão ampla e completa do Hotel ou Pousada, identificando as prioridades do dia e otimizando os recursos. É cada vez mais comum grupos empresariais serem responsáveis por mais de uma propriedade no ramo hoteleiro. Nesses casos, é fundamental que o sistema de gestão apresente, além de uma visão de cada estabelecimento, uma visão completa do grupo de forma online, tornando a gestão mais fácil e acessível.

O software de hotéis também deve garantir o controle de acesso por cargo, limitar percentuais de desconto, mostrar os motivos de cancelamentos de reservas, de descontos ou estornos de itens de conta ou pagamentos e ter o registro de todas as operações realizadas por cada usuário. Segurança e transparência são boas práticas de gestão de um hotel ou pousada. Obtenha mais informações sobre como gerir uma Pousada.

O sistema deve ainda, contar com ferramentas que apresentem relatórios em tempo real como: quais as agências de turismo vendem mais, quais adicionais são mais vendidos, quanto os clientes de cada agência gastam adicionalmente às diárias, quais os tipos de produto mais vendidos, que tipo de quarto gera maior receita, conciliar pagamentos, avaliar a produtividade da Governança, dentre outros, afim de possibilitar as tomadas de decisões e garantir a boa administração de uma pousada ou hotel. É importante ter informações exportáveis para arquivos xls ou pdf pois, a partir delas, será possível determinar as estratégias para obter resultados ainda melhores no próximo período.

Finalmente, se você acredita que a tecnologia evoluiu muito nos últimos anos, exija os atributos que garantem maior produtividade no uso do próprio sistema de hotéis: simplicidade e facilidade de operação, design inovador, personalização de valores de tela, acesso rápido às atividades mais críticas da operação no dia, tecnologia online e programação moderna.

Como escolher um bom Sistema de Gestão Hoteleira (PMS)

Acima, são citadas as principais funcionalidades providas pelos programas de gestão de hotéis e pousadas, mas não todas (a lista completa incluiria funcionalidades relacionadas a diversas áreas, algumas nem sempre tão essenciais: Compras, Gestão de Estoque, Contas a Receber, Contabilidade, Integração com Channel Manager e Revenue Manager entre outros). Então, como escolher o melhor programa para Hotel ou Pousadas?
São muitas as possibilidades e ofertas no mercado, mas o que deve determinar o melhor PMS é a sua necessidade, disponibilidade de recursos humanos e financeiros e sua capacidade de utilização de todas as funcionalidades adquiridas.

O que eu queroO que meu sistema deve ter
Um sistema que controle minha propriedade, permitindo a criação de reservas, o controle do status dos quartos, o check-in, a conta do hóspede e o check-out.
Mesmo sabendo que não poderei contar com funcionalidades importantes como um design inovador que facilite o uso, flexibilidade na criação de tipos de tarifa, criação de reservas de forma fácil, rápida e intuitiva, venda de adicionais durante minhas reservas, pré check-in online, criação automática das atividades das camareiras, relatórios online exportáveis para xls e pdf.
Apenas algumas das funcionalidades citadas no artigo
Quero um Sistema de Gestão Hoteleira que faça o Essencial Bem Feito.
Ou seja, minha propriedade com uma operação redonda, suportada por um sistema de gestão hoteleira online, inovador, simples, fácil de usar, com controle na medida certa e visão empresarial completa.
Todas as funcionalidades citadas no artigo
a) O essencial mais o controle sobre a contabilidade e o contas a pagar num sistema à parte.

b) O essencial mais o controle sobre a contabilidade e o contas a pagar de forma integrada.

a) Todas as funcionalidades citadas no artigo + sistema à parte onde eu possa controlar a contabilidade; ou

b) Todas as funcionalidades citadas no artigo + funcionalidades de Contabilidade e Contas a Pagar

a) O essencial mais a gestão de todos os canais de venda e posso transferir as reservas para meu sistema de gestão

b) O essencial mais a gestão de todos os canais de venda e posso arcar com os custos de integração com Channel Manager e Motor de Reservas

a) Todas as funcionalidades citadas no artigo + Channel Manager e Motor de Reservas não-integrados; ou

b) Todas as funcionalidades citadas no artigo + integração com Channel Manager e Motor de Reservas

O essencial mais o controle sobre as compras e movimentações de estoque e tenho recursos administrativos capazes de controlar e digitar todos os dados de compras e todas as movimentações de estoque.Todas as funcionalidades citadas no artigo + funcionalidades de Compras e Gestão de Estoque
Um sistema que controle minha rede de hotéis em todos os detalhes a qualquer custo.Todas as funcionalidades citadas no artigo + funcionalidades de Compras, Gestão de Estoque, Contas a Pagar, Financeiro, Contabilidade e vários outros sistemas integrados

30 nov 17 | Top Posts

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