Como escolher um bom Sistema de Gestão Hoteleira

Afinal, o que é PMS na hotelaria?

O Sistema de Gestão Hoteleira ou Sistema PMS é o programa para Hotéis e Pousadas gerenciarem todos os seus processos internos. Atualmente, os melhores Software para Hotéis são os sistemas de gestão online.

Os programas de gestão hoteleira permitem uma visão geral da situação do Hotel ou Pousada a cada minuto, identificam as prioridades, otimizam o fluxo de trabalho, melhoram os processos operacionais, evitam erros e imprevistos que geram insatisfação nos hóspedes e reduzem custos. Ou seja, são a forma mais eficaz de gerenciar um Hotel ou Pousada.

Se você já tem um PMS em seu Hotel ou Pousada, leia este artigo. Se ainda não tem, nas próximas linhas você aprenderá o essencial para uma boa escolha.

O programa de hotéis nas atividades da recepção (front-desk)

A criação das reservas no sistema é umas das atividades mais importantes do hotel ou pousada e estabelecer as condições comerciais é o ponto de partida. Entenda com que flexibilidade o software hoteleiro permite combinar as regras de confirmação e cancelamento de uma reserva, condições de pagamento, tarifa praticada, descontos e venda de adicionais (como café da manhã, estacionamento, decoração comemorativa) em diferentes tipos de tarifa que permitam implementar estratégias comerciais específicas para conquistar os mais variados tipos de clientes que procuram sua propriedade.

A criação da reserva para um ou mais quartos deve ser simples, rápida e intuitiva, controlar a disponibilidade dos tipos de quarto nas datas desejadas, incluir a venda de adicionais (cross-selling), permitir alocação imediata ou posteriormente, aproveitar dados de hóspedes recorrentes, conceder descontos (dentro de limites de autorização controlados pelos sistemas) e registrar o pagamento realizado por uma ou mais formas de pagamento permitidas. Alguns PMS permitem integração com Motores de Reserva e Channel Manager e são indicados para hotéis com grande quantidade de quartos. E, claro que, sempre haverá um custo adicional por essa integração.

Com as reservas criadas, os recepcionistas devem ter uma visão clara dos check-outs e check-ins que ocorrerão no dia para organizarem seu trabalho com antecedência. Pela manhã, os check-outs devem ser rápidos, precisos, possibilitar a transferência de contas entre quartos e garantir que não existam saldos em haver. À tarde e à noite, os check-ins também precisam de agilidade e a funcionalidade de Fast Check-in que permite o preenchimento online pelo hóspede dos dados obrigatórios para o check-in é fundamental para esse processo.

Vendendo mais

Alguns componentes técnicos são fundamentais para a aumentar as vendas de seu Hotel ou Pousada. O Motor de Reservas e o Gestor de Canais permitem, juntos, vender todas as unidades disponíveis, ao mesmo tempo, em seu site e nas principais OTAs como Booking, Decolar, Expedia e Airbnb. Além disso, não é necessário digitar as reservas pois elas estarão automaticamente disponíveis para sua gestão. Enfim, ter um Motor de Reservas e Gestor de Canais integrados ao seu Sistema de Gestão Hoteleiro é um grande diferencial de vendas. Entenda melhor como Vender Mais de forma descomplicada!

Software para hotéis e a Governança

A Governança é a área responsável por garantir que todas as áreas estejam em perfeitas condições de higiene, limpeza e funcionamento. É o programa de hotelaria que informa à Governança:

  • quais são os quartos que serão desocupados (check-out) e, portanto, necessitarão de faxina;
  • quais quartos que seguirão ocupados e necessitarão de uma arrumação;
  • quais quartos precisam de conferência para evitar problema nos futuros checkins; e
  • quais os quartos possuem manutenções agendadas.

Agora, imagine um PMS que cria automaticamente os serviços que devem ser realizados pelas camareiras. Entenda como o FastHotel determina qual tipo de atividade é criado em cada situação de quarto. É fácil perceber que essa é uma funcionalidade que realmente traz muitos benefícios de economia de tempo e garantia de disponibilização dos quartos sempre limpos e na configuração desejada pelo hóspede.

Além disso, caso identifiquem problemas nos quartos que demandem atuação da equipe de manutenção, as camareiras podem criar os serviços de manutenção simples (execução no próprio dia, sem bloqueio de venda) e com bloqueio (execução em vários dias e, por isso, com bloqueio de venda) e encaminhá-los para a equipe responsável. E, finalmente, devem lançar todos os consumos de frigobar nas contas dos hóspedes. Você conhece as principais atribuições de um camareira?.

PMS também na Cozinha e Restaurante

Assim como a área de Governança, uma parte importante do trabalho da cozinha depende de dados provenientes do sistema de gestão hoteleira.

O planejamento de compras é realizado diretamente no FastHotel, no qual é possível ver a quantidade de estoque dos produtos e determinar o melhor momento para as compras futuras.

O dimensionamento das atividades do dia seguinte é determinado pela quantidade de cafés-da-manhã a preparar e quantidade de potenciais consumidores de almoço ou jantar. Qualquer bom sistema para hotéis será capaz de prover todas as informações relacionadas à ocupação do Hotel.

A partir desses dados, a equipe determina a quantidade dos ingredientes usados, otimizando a receita destinada e diminuindo o desperdício de alimentos –  que é um dos principais desafios da cozinha. Mas, no final, é claro que serão as mãos habilidosas dos Chefs que garantirão o preparo das deliciosas refeições.

No caso dos restaurantes, o sistema também permite lançar facilmente todos os itens consumidos nas contas dos hóspedes. Assim, a quitação dessa despesa acontecerá no check-out juntamente com as despesas de hospedagem e demais itens consumidos (frigobar, itens de primeira necessidade como escova e pasta de dentes, lembrancinhas, etc..).

Gestão Hoteleira: entendendo e melhorando os resultados do Hotel ou Pousada

Como já foi dito acima, o programa de gestão de hotéis tem a função de mostrar uma visão ampla e completa do Hotel ou Pousada, identificando as prioridades do dia e otimizando os recursos. É cada vez mais comum grupos empresariais serem responsáveis por mais de uma propriedade no ramo hoteleiro. Nesses casos, é fundamental que o sistema de gestão apresente, além de uma visão de cada estabelecimento, uma visão completa do grupo de forma online, tornando a gestão mais fácil e acessível.

O software de hotéis também deve garantir o controle de acesso por cargo, limitar percentuais de desconto, mostrar os motivos de cancelamentos de reservas, de descontos ou estornos de itens de conta ou pagamentos e ter o registro de todas as operações realizadas por cada usuário. Segurança e transparência são boas práticas de gestão de um hotel ou pousada. Obtenha mais informações sobre como gerir uma Pousada.

O sistema deve ainda, contar com ferramentas que apresentem relatórios em tempo real como: qual a ocupação por tipo de quarto e total, qual a tarifa média por tipo de quarto e total, quais as agências de turismo vendem mais, quanto os clientes de cada agência gastam adicionalmente às diárias, quais adicionais são mais vendidos, quais os tipos de produto mais vendidos, que tipo de quarto gera maior receita, conciliar pagamentos, avaliar a produtividade das camareiras, dentre outros, afim de possibilitar as tomadas de decisões e garantir a boa administração de uma pousada ou hotel. É importante ter informações exportáveis para arquivos xls ou pdf pois, a partir delas, será possível determinar as estratégias para obter resultados ainda melhores no próximo período. Quer mais dicas sobre como gerenciar uma Pousada?

Finalmente, se você acredita que a tecnologia evoluiu muito nos últimos anos, exija os atributos que garantem maior produtividade no uso do próprio sistema de hotéis: muito fácil de usar (aprenda em até 1 hora), design imbatível, ótimo atendimento, acesso rápido às atividades mais críticas da operação no dia, personalização de valores de tela, backups diários, tecnologia online e programação moderna.

Como escolher o Sistema de Gestão Hoteleira ideal para seu Hotel ou Pousada

Acima, são citadas as principais funcionalidades providas pelos programas de gestão de hotéis e pousadas, mas não todas. Então, como escolher o melhor programa para Hotel ou Pousadas?
São muitas as possibilidades e ofertas no mercado, mas o que deve determinar o melhor PMS é a sua necessidade, disponibilidade de recursos humanos e financeiros e sua capacidade de utilização de todas as funcionalidades adquiridas.

O que eu queroO que meu sistema deve ter
QUERO O ESSENCIAL – o Sistema Gestão Hoteleira mais moderno do mercado. Muito fácil de usar, com design incrível e ótimo atendimento. Que controle minha propriedade, com painéis interativos e funcionalidade exclusivas, permitindo a criação rápida de reservas, o check-in, a conta do hóspede, pagamentos e o check-out. Gestão da situação dos quartos e atividades das camareiras. Registro dos clientes (PF ou PJ) e seu histórico. Informações em tempo real. Ou seja, uma gestão dinâmica e eficaz.Módulo de Hospedagem do FastHotel
ALÉM DO ESSENCIAL, QUERO VENDER MAIS – vender todas as unidades disponíveis, ao mesmo tempo, no meu site e nas OTAs mais importantes como Booking, Decolar, Expedia e Airbnb. Além disso, quero receber as reservas vendidas automaticamente.Módulo Mais Reservas do FastHotel
ALÉM DO ESSENCIAL, QUERO GERENCIAR MELHOR AS FINANÇAS – ter mais informações sobre despesas e custos, contas a receber e a pagar e fazer o controle do caixa físicoMódulo Finanças do FastHotel
ALÉM DO ESSENCIAL, QUERO CONTROLAR MELHOR O ESTOQUE – ter mais informações sobre os produtos em estoque, consumos dos hóspedes, saídas de estoque sem venda e diferenças de inventárioMódulo Controle de Estoque do FastHotel
ALÉM DO ESSENCIAL, CONHECER AS COMPRAS DETALHADAMENTE – ter mais informações sobre os produtos comprados, quantidade, valor e data. Além disso, criar automaticamente as parcelas de pagamento para facilitar meu Contas a Pagar (se tiver o módulo Finanças contratado). E, registar, em estoque, a entrada de tais produtos (se tiver o módulo Controle de Estoque contratado).Módulo de Compras do FastHotel
Atualmente é fornecido gratuitamente nos planos com Finanças e/ou Controle de Estoque.
Um sistema que controle o hotel em todos os detalhes, a qualquer custo.Todas as funcionalidades citadas no artigo + funcionalidades Fiscais, Contabilidade, RH + sistemas integrados

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30 nov 17 | Top Posts

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