Allotment na hotelaria: o que é, como funciona e vantagens
Já pensou em ter parceiros para vender quartos do seu hotel por você? Com o allotment na hotelaria, essa estratégia é possível!
Essa prática, muito comum no setor de turismo, baseia-se em um contrato entre hotéis e operadores, agências ou companhias aéreas para a venda antecipada de um número específico de quartos.
Ou seja, trata-se de um canal de vendas, com suas particularidades, vantagens e desafios, assim como o site do hotel, WhatsApp ou OTAs (agências de viagem online).
Entretanto, para que essa estratégia ajude, de fato, a aumentar a taxa de ocupação sem comprometer a lucratividade do negócio, é preciso entender como funciona.
Aproveite este texto para tirar suas dúvidas sobre o que é allotment na hotelaria e como implementá-lo com eficiência no seu negócio.
O que é allotment na hotelaria?
Na prática, o allotment é um contrato entre o hotel e parceiros, como agências de viagens, operadoras de turismo ou companhias aéreas, que garante um número específico de quartos para revenda, com preço e condições especiais, ou seja, promocionais.
É como reservar um “lote” de acomodações para esses intermediários e deixar as unidades bloqueadas para reservas em outros canais.
É muito útil para o hotel ampliar seus canais de venda além das reservas diretas e sem depender só das OTAs, como Booking.com, Expedia, Decolar e Airbnb.
Porém, é importante ficar atento, pois o allotment deve estipular prazos e regras. Se a agência não vender os quartos até a data-limite, perde o direito automático sobre as unidades, e o hotel pode revendê-los por conta própria.
O segredo está em negociar bem e alinhar expectativas no contrato para garantir bons resultados. Afinal, sabemos que você não quer comprometer a margem de lucro ou a qualidade da sua operação.
Como funciona o contrato de allotment?
O contrato de allotment determina a quantidade e os tipos de quartos que um hotel disponibiliza para a venda por agências e operadoras conforme regras específicas de prazo, preço e condições comerciais.
Para o hoteleiro, é uma forma de ampliar a presença no mercado e garantir vendas antecipadas.
Já para a agência, significa ter a possibilidade de oferecer acomodações com mais agilidade e praticidade, o que eleva sua competitividade no setor. Afinal, a experiência do cliente é melhor quando ele recebe um plano completo de viagem.
Para entender como funciona o contrato de allotment na prática, conheça abaixo suas etapas.
Negociação inicial
Tudo começa com uma negociação entre o hotel e o parceiro, seja uma agência, operadora, guia turístico ou companhia aérea.
Nessa etapa, as partes determinam:
- o número de quartos por tipo;
- período de validade do acordo;
- tarifas especiais;
- regras, como prazos de cancelamento, formas de pagamento e política de no-show.
Logo, um contrato bem-estruturado, que aborda todos os aspectos relevantes, evita problemas e garante transparência a ambas as partes.
Prazo de venda (release)
O release é o prazo máximo para a agência vender os quartos do allotment. Caso o período expire sem que a venda aconteça, o hotel retoma automaticamente a disponibilidade das unidades para outros canais sem precisar avisar ao parceiro.
Esse limite protege o hotel contra ociosidade, especialmente em datas estratégicas, como feriados, férias e alta temporada.
Ajuste dos termos do contrato conforme sua operação
O contrato de allotment é moldável às necessidades do hotel. Você pode ajustar prazos, tarifas e até suspender as vendas conforme a movimentação da demanda e as cláusulas no documento.
Essa flexibilidade torna o modelo atrativo tanto em períodos de pico quanto em épocas mais fracas.
Tipos de contrato de allotment na hotelaria
Existem dois tipos de allotment: on request e free sale. Confira as particularidades de cada um.
Contrato de allotment on request
Neste modelo, o hotel não reserva uma quantidade fixa de quartos e oferece tarifas especiais, o que exige que a agência consulte a disponibilidade antes de cada venda.
É indicado para hotéis com alta rotatividade, que desejam manter mais controle sobre sua ocupação em tempo real.
Contrato de allotment free sale
Aqui, a agência ou operadora tem autorização para vender os quartos sem precisar consultar o hotel a cada reserva.
Dessa forma, o hoteleiro pode aplicar o stop sales (suspensão/bloqueio das vendas) a qualquer momento, desde que comunique o parceiro com antecedência.
Essa opção é mais prática para ambos os lados, mas exige atenção constante à demanda e à disponibilidade.
Quais são as vantagens do allotment para hotéis?
O allotment é especialmente útil na alta temporada porque garante volume de vendas antecipadas, o que ajuda a manter o hotel cheio sem depender apenas de reservas de última hora. Já na baixa, pode manter a ocupação mínima e gerar fluxo de caixa, mesmo com menos demanda direta.
Ou seja, é uma estratégia inteligente para garantir uma boa taxa de ocupação e visibilidade com o apoio de quem entende do mercado, as operadoras e agências de viagem.
Dessa forma, firmar um contrato de allotment na hotelaria traz outros benefícios à gestão hoteleira, como:
- previsibilidade de receita: facilita o planejamento financeiro com mais segurança na entrada de caixa;
- mais visibilidade online: agências e operadoras impulsionam a presença do hotel em sites e aplicativos;
- alcance de novos públicos: seu hotel aparece para clientes que talvez não o encontrassem de forma direta;
- promoções ágeis: as agências divulgam suas ofertas em tempo real nos principais canais de venda. Ideal para atrair potenciais hóspedes em cima da hora e aproveitar picos de busca.
Leia também: Estratégia de venda direta em hotéis: 7 opções para lucrar mais
Como implementar o allotment na hotelaria?
Implementar o allotment pode gerar ótimos resultados, mas exige atenção a alguns obstáculos comuns. Veja como estruturar o contrato com segurança e eficiência e superar seus principais desafios.
1. Defina o público-alvo e escolha os parceiros certos
Um dos primeiros desafios é evitar parcerias com agências que não trazem retorno ou não se alinham ao perfil do hotel.
Logo, pesquise o histórico e a reputação de cada parceiro.
Um hotel de lazer, por exemplo, deve priorizar operadoras com bom alcance em destinos turísticos, que trabalham bem com famílias, casais ou estrangeiros.
2. Negocie as condições com transparência
Fique atento: tarifas mal-negociadas, falta de políticas objetivas ou condições comerciais desfavoráveis comprometem diretamente a rentabilidade do seu hotel.
Para evitar esses obstáculos, estabeleça o número de quartos, a data de validade do contrato e as tarifas com base em dados históricos de ocupação conforme o período.
Não se esqueça das regras de cancelamento, no-show, comissões aos parceiros e possibilidade de extra allotment — quantidade adicional de quartos que um hotel disponibiliza além do acordado no contrato inicial.
3. Formalize o contrato de allotment
Um dos desafios de hoteleiros e agências é a falta de formalização legal de seus acordos comerciais. Essa prática pode gerar conflitos ou expectativas desalinhadas.
Portanto, o ideal é criar um contrato detalhado, com validade, cláusulas de pagamento, políticas de stop sales, garantias mínimas e penalidades. Assim, o documento protege os dois lados e evita prejuízos operacionais.
4. Faça uma boa gestão do allotment
Após a negociação e assinatura do allotment, você deve acompanhar as vendas de perto para não perder o controle dos quartos bloqueados e comprometer a disponibilidade para vendas diretas e outros canais.
O melhor caminho para fazer uma boa gestão de todos os canais de vendas é contar com a tecnologia, como o sistema PMS. Afinal, o software permite acompanhar o inventário em tempo real e aplicar stop sales quando necessário, o que evita o overbooking ou perda de receita.
Saiba mais: Como escolher um bom Sistema de Gestão Hoteleira?
5. Avalie resultados e ajuste quando necessário
O desafio aqui está em manter contratos pouco lucrativos ou não perceber oportunidades de melhoria.
Para superá-lo, analise indicadores de desempenho, como taxa de ocupação, retorno financeiro e desempenho por canal. Além disso, se precisar, ajuste as condições, troque de parceiros ou redirecione a estratégia se os números estiverem insatisfatórios.
Como usar a tecnologia para otimizar a gestão de allotment?
Se a ideia é investir no allotment na hotelaria com segurança e agilidade, o sistema PMS FastHotel faz toda a diferença.
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Além disso, há a possibilidade de distribuir automaticamente as tarifas e o inventário em múltiplos canais, o que evita o overbooking.
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