Mapa de reservas: como usar no seu hotel para vender mais?
Independentemente da quantidade de quartos, contar com a tecnologia é essencial para gerenciar a disponibilidade, limpeza, manutenção e, claro, não perder vendas. Neste cenário, o mapa de reservas é uma ferramenta estratégica que facilita a operação da central de reservas e da recepção e melhora a experiência do hóspede.
Visual e intuitivo, funciona como um verdadeiro painel de controle: permite acompanhar, em formato de calendário, em tempo real, a ocupação do hotel de forma organizada e rápida.
Com esse recurso, você reduz o risco de overbooking, evita erros no bloqueio de unidades e realiza ajustes nas estadias sem complicações. Além disso, o mapa de reservas da FastHotel mostra a informação da ocupação dia a dia e ajuda a identificar padrões de sazonalidade e atender seus hóspedes de maneira mais personalizada.
Por oferecer tantas vantagens, é importante saber mais sobre essa ferramenta! Aproveite este artigo para tirar suas dúvidas sobre o que é um mapa de reservas e como usá-lo para impulsionar as vendas e a gestão do seu hotel.
O que é um mapa de reservas?
O mapa de reservas é uma ferramenta visual que hotéis usam para acompanhar, em tempo real, as reservas vendidas, confirmadas ou não e a ocupação dos quartos. Isso porque o recurso mostra, em formato de calendário, de forma organizada, quais unidades estão disponíveis, ocupadas ou reservadas em determinado período.
Essa visualização em formato de calendário ou grade permite que a equipe identifique rapidamente o status de cada quarto, o que facilita o controle das reservas, a comunicação entre setores e o atendimento ao hóspede.
Além de exibir informações básicas, como nome do hóspede principal, quantidade total de adultos de crianças, data de entrada e saída e tipo de quarto, o mapa faz parte do sistema de gestão hoteleira (PMS), o que garante atualizações automáticas e mais eficiência ao centralizar as operações do negócio.
Logo, para contribuir com a administração do estabelecimento, um bom mapa deve ser intuitivo, centralizar informações importantes em uma única tela e permitir ações rápidas, como acessar ou “movimentar” reservas (para remarcar ou para alocar em outro quarto), bloquear datas e cadastrar novos hóspedes. E tudo com poucos cliques.
Como funciona um mapa de reservas?
A ferramenta mostra todas as reservas organizadas por data, categoria e status, com o apoio de uma legenda visual. Funciona como uma grade: cada linha representa uma unidade e cada coluna, um dia ou período. Tudo com cores distintas para indicar o status, por exemplo, amarelo para reservas não confirmadas, verde para reservas confirmadas, azul para quartos ocupados e vermelho para bloqueios.
Portanto, o mapa é uma das telas mais estratégicas em um sistema de gestão hoteleira.
Além disso, o sistema permite interações diretas, como clicar em um quarto para ver detalhes, mover uma reserva de data ou cadastrar um novo hóspede.
Sem falar que o mapa é totalmente integrado ao motor de reservas, o que garante a criação imediata das reservas vendidas no site do hotel, e ao gestor de canais, que permite a atualizações automáticas das reservas vendidas nas OTAs (Online Travel Agencies), por exemplo.
Dessa forma, o sistema torna a gestão mais eficiente, reduz a ocorrência de erros e otimiza a operação da recepção e do time de reservas.
E olha que essas são apenas algumas das vantagens oferecidas pelo software aos hoteleiros. Confira como a tecnologia impacta a rotina operacional e financeira do seu hotel.
Quais os benefícios de um mapa de reservas?
Organizar as reservas de forma inteligente é essencial para alcançar o máximo de ocupação, especialmente em períodos de alta demanda. Conheça abaixo as principais razões para você adotar essa ferramenta no seu hotel.
Gestão eficiente da disponibilidade
Um dos benefícios de um mapa de reservas é justamente permitir essa visualização estratégica para evitar lacunas entre check-ins e check-outs e otimizar o uso das unidades disponíveis.
O recurso permite, por exemplo, bloquear quartos temporariamente para manutenção sem atrapalhar outras reservas. Uma grande vantagem para quem precisa tomar decisões rápidas sem comprometer a operação.
Alocação de forma visual
Ao usar o mapa online, o gestor consegue alocar melhor as reservas, agrupar estadias semelhantes e otimizar os espaços disponíveis. Se essas atividades acontecem de forma manual, podem gerar conflitos de datas e overbooking.
Atendimento mais ágil
Com o mapa sempre aberto na recepção, você pode confirmar uma reserva em segundos, sem precisar consultar várias abas ou planilhas, o que torna o atendimento mais rápido e profissional.
Mais controle operacional
Com a visualização facilitada dos status dos quartos e reservas e o acesso rápido à conta das reservas, para lançamentos de consumos de A&B, por exemplo, a recepção tem mais controle sobre tudo que acontece no hotel.
Tomada de decisões estratégicas
Ao visualizar os períodos de demanda mais alta ou baixa, o gestor pode ajustar tarifas, lançar promoções ou definir estadias mínimas com base em dados reais e atualizados.
Durante a baixa ocupação, por exemplo, é possível aplicar promoções específicas.
Por exemplo, se o hoteleiro percebe que há pouca procura nas noites de domingo, pode criar um pacote promocional com jantar incluso ou oferecer upgrades automáticos para atrair mais reservas.
Aumento da receita
Mais organização significa menos erros com reservas e mais aproveitamento das oportunidades de venda. Simples assim.
Leia também: Como um motor de reservas pode aumentar a rentabilidade do seu hotel? e Como aumentar a receita de um hotel? Veja estratégias!
Como usar um mapa de reservas no seu hotel?
Você pode utilizar o mapa não apenas para gerenciar a ocupação. Afinal, essa é uma ferramenta estratégica que ajuda a melhorar a organização, otimizar a experiência dos hóspedes e aumentar a rentabilidade.
Logo, saber como usar um mapa de reservas de maneira eficiente pode transformar a rotina de gestão e evitar falhas operacionais. A seguir, separamos algumas boas práticas que ajudam a extrair o máximo dessa funcionalidade.
- Organize as reservas por tipo de quarto e datas próximas de saída para reduzir lacunas e facilitar a limpeza e manutenção.
- Mantenha alguns quartos disponíveis para campanhas promocionais com foco em aumentar a atratividade nas datas de procura mais baixa.
- Segmente hóspedes por perfil (famílias, executivos, casais) e personalize a alocação conforme as preferências.
- Analise padrões de sazonalidade no mapa para planejar ações comerciais e ajustar tarifas conforme a demanda.
- Revise o mapa diariamente com sua equipe para garantir um bom gerenciamento das alterações de última hora.
Saiba mais: Como atrair, conquistar e fidelizar seu hóspede desde o primeiro contato?
Como o mapa de reservas transforma a gestão hoteleira?
O mapa de reservas é um dos pilares de uma gestão hoteleira eficiente. Isso porque, com esse recurso integrado ao sistema PMS, recepcionistas e gestores visualizam em tempo real a ocupação, movimentam reservas com facilidade e reduzem falhas operacionais, como overbooking ou alocação errada.
Como resultado, permite tomar decisões rápidas e bem-informadas, o que contribui para um atendimento mais ágil e personalizado. Portanto, impacta diretamente a experiência do hóspede.
Ao usar essa ferramenta de forma estratégica, é possível otimizar a ocupação, manter o controle das tarefas de governança, como limpeza e manutenção, e acompanhar de perto a produtividade da equipe.
No FastHotel, o módulo de Gestão Hoteleira conta com um Mapa de Reservas Superinterativo, em que você pode criar, modificar e alocar reservas com apenas alguns cliques. Além disso, oferece:
- painel de Situação Atual;
- check-in e check-out rápidos;
- controle de serviços de governança;
- gestão da governança via celular com a Camareira Digital.
Experimente agora o FastHotel gratuitamente e veja como a gestão de reservas pode ser simples, eficiente e mais lucrativa!
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