7 vantagens de um PMS para gerenciar a operação do seu hotel

Seu hotel tem uma boa taxa de ocupação, mas no fim do mês o lucro não acompanha o desempenho? Pode ser resultado de uma gestão fragmentada, com dados espalhados em diferentes sistemas e planilhas, o que dificulta o controle de custos. Nesse cenário, vale conhecer as vantagens de um PMS para melhorar a eficiência operacional e a lucratividade.

Esse software hoteleiro é ideal para empresários que desejam controlar toda a operação em uma só plataforma. E, graças à tecnologia, o gerenciamento do seu hotel pode melhorar ― e muito.

Se antes, o sistema de gestão oferecia apenas recursos front office, como reservas, check-in, check-out, atribuição de quartos e faturamento, atualmente, é o pilar que sustenta a longevidade do hotel.

Isso porque a solução evoluiu e oferece funcionalidades back office, desde o marketing até o pós-venda.

Logo, não é surpresa a pesquisa do Hotel Property Management System Guide apontar que 80% dos líderes entrevistados do setor acham que o PMS é a tecnologia mais importante para a operação de hotéis, ou seja, é o principal software hoteleiro.

Vamos explorar os motivos para contar com o suporte inteligente da tecnologia? Leia até o final e descubra o que é um PMS, principais funcionalidades, vantagens e como escolher o ideal para o seu tipo de hospedagem.

O que é um PMS?

PMS, sigla de Property Management System (Sistema de Gestão Hoteleiro em tradução livre), é um sistema de gerenciamento para administrar as operações de hotéis, pousadas ou outros estabelecimentos de hospedagem, como hostels.

De modo geral, a plataforma centraliza as informações da rotina operacional e administrativa e reúne dados de reservas, clientes, tarifas, promoções, campanhas de marketing, limpeza, manutenção, restaurante, despesas, receitas e relatórios de desempenho.

Logo, é possível perceber sua evidente importância para a gestão hoteleira. Afinal, o PMS moderniza e automatiza as operações, além de facilitar a tomada de decisão.

Conheça as principais funcionalidades de um PMS

O sistema de gestão hoteleira integra recursos que aumentam a eficiência e a produtividade dos meios de hospedagem — e ainda melhoram a experiência do cliente.

Para entender melhor como funciona, confira as principais funcionalidades de um PMS:

• gestão hoteleira completa: oferece controle total sobre a operação hoteleira:
• gestão de reservas: controla a disponibilidade de quartos e a venda para evitar overbookings e permite que a central de reservas gerencie vouchers, altere informações, remarque datas e cancele reservas;
• controle de check-in/check-out: agiliza o processo de recepção, com funcionalidades, como check-in online (ou check-in móvel) e Fast Check-out;
• gestão de governança: automatiza a organização dos quartos que devem receber conferência, arrumação e faxinas e otimiza o trabalho da equipe de camareiras;
• gestão da manutenção: permite o controle das manutenções realizadas e planejadas (com agendamentos e bloqueios de quartos para evitar que problemas cheguem aos hóspedes);
• motor de reservas: permite vender reservas em seu site ou redes sociais com segurança e agilidade e oferece mais praticidade aos potenciais hóspedes;
• integração com canais de venda: o PMS se integra a gestores de OTAs e facilita a gestão de canais de venda;
• relacionamento com o cliente: armazena informações detalhadas dos hóspedes e permite a personalização do atendimento e estratégias de marketing segmentado;
• restaurante e bar (PDV): proporciona uma gestão completa do atendimento aos clientes e da cozinha;
• compras e estoque: gerencia todas as compras e o estoque de produtos de venda e de produtos de uso interno;
• financeiro: serve aos processos de contas a receber e contas a pagar, mostra as receitas e despesas, permite emissão de faturas e notas fiscais;
• relatórios e análises: gera relatórios em tempo real sobre ocupação, tarifas, vendas e outros dados, o que permite uma gestão mais eficiente.

Essas funcionalidades mostram como o sistema de gestão hoteleira é essencial para modernizar a operação e garantir resultados consistentes. Porém, quais são as vantagens de um PMS no dia a dia da gestão hoteleira? É o que veremos a seguir.

Quais as vantagens de um PMS?

A gestão de um hotel envolve uma série de atividades que, quando bem-integradas, tornam a operação mais eficiente e, muito provavelmente, mais lucrativa. O software hoteleiro PMS centraliza todas as informações e facilita a administração de tarefas, como reservas, check-in, check-out, controle financeiro e muito mais.

Com um sistema PMS robusto, os gestores conseguem otimizar operações e proporcionar uma experiência ainda mais personalizada aos hóspedes.

Confira as principais vantagens de um PMS completo, como o FastHotel, na gestão do seu hotel.

1. Mais eficiência no relacionamento e no marketing

Um PMS moderno oferece poderosas ferramentas de relacionamento e de marketing, o que permite que você se aproxime dos seus clientes e torne suas campanhas mais eficazes.

Com envios automáticos por Whatsapp e e-mail, você pode enviar mensagens para quem está no seu hotel ou pousada e, assim, oferecer experiências e serviços para aumentar sua receita.Veja alguns exemplos abaixo.

Envio de descontos e promoções

Após os check-outs, pode enviar cupons de desconto ou quantos pontos seus hóspedes têm no programa de fidelidade para seus retornarem e reservarem diretamente com você — em vez de comprarem nas OTAs —, o que reduz os custos com comissões.

Sem falar que você também pode enviar os famosos descontos e pacotes promocionais no mês de aniversário dos seus clientes.

Segmentação da base de clientes

Outro benefício é poder organizar sua base de clientes e segmentá-la conforme o volume de negócios (receita) gerado, número de reservas, número de diárias e perfil (individual, casal, família ou grupo).

E ainda pode classificar seus hóspedes de acordo com um segmento totalmente personalizado.

Com as informações dos segmentos, os dados cadastrais e os dados de reservas, você pode otimizar suas próprias campanhas de marketing (com envios por Whatsapp e e-mail) para maximizar a receita.

Acompanhamento do desempenho das reservas diretas

Também pode acompanhar o desempenho do seu Motor de Reservas por campanha — ações de marketing, de anúncios no Google Hotel Ads ou nas redes sociais e até acompanhar os potenciais clientes trazidos por influenciadores, microinfluenciadores e nanoinfluenciadores digitais.

Além de entender quais campanhas trazem leads mais qualificados para alocar melhor sua verba de anúncios.

E mais: você pode ver, por geolocalização, de onde vem seus hóspedes e também usar essa informação para decidir quais regiões vale mais a pena fazer anúncios.

Ou seja, tudo na sua mão para gerar mais receita para seu hotel ou pousada.

2. Gestão comercial mais profissional

A área comercial de um hotel ou pousada é responsável por todas as atividades que visam gerar receita e maximizar a ocupação.

Com um bom PMS, por exemplo, você monta várias ofertas para o público certo.

Vale destacar que oferta não é simplesmente uma promoção, é o que se vende. Se você vai comprar uma garrafa de água, a oferta seria “1 garrafa de água por R$ 5 que devem ser pagos em dinheiro ou cartão no ato da compra”.

Já, num hotel, uma oferta (tarifário ou tipo de tarifa) é um pouco mais complexa, pois considera vários fatores, como:

• a hospedagem em si (categoria ou tipo de quarto, número e idade dos hóspedes);
• as datas (datas de entrada e saída e, assim, a antecedência de compra);
• os adicionais já inclusos no valor da tarifa, como café da manhã ou pensão completa;
• os adicionais opcionais que o cliente pode incluir no momento da compra;
• o parcelamento (percentual do valor total a ser pago antecipadamente e quando deverá ser pago a quantia restante);
• a condição de confirmação (deve-se definir se o pagamento acontece no ato da reserva, até 24 depois da contratação da reserva, 30 dias antes do check-in ou em qualquer outro momento);
• as formas de pagamento disponíveis (para o pagamento da confirmação e do percentual restante);
• a política de modificação e cancelamento da reserva, as restrições de estadia (como número mínimo de diárias que deve ser comprado);
• o valor da tarifa, os canais de venda em que a oferta será disponibilizada e qualquer outra eventual condição que deve ser cumprida para que a oferta seja válida para a reserva (válida para todos os públicos, válida só para funcionários de uma empresa).

Então, a área comercial precisa de muita inteligência para montar ofertas interessantes ao público-alvo competitivas e lucrativas. Muitas vezes, são geradas várias ofertas, como uma tarifa não-reembolsável, uma tarifa com mínimo de 2 diárias e uma tarifa para dias úteis.

A equipe deve, então, analisar indicadores comerciais para entender se o resultado de cada oferta ou tarifário está condizente com o esperado.

E, finalmente, praticar a gestão de receitas ou revenue management. Ou seja, fazer ajustes constantes na oferta para maximizar a receita, como a flutuação de tarifas.

Se, só de pensar na formação de ofertas já percebemos sua complexidade, imagine administrar a flutuação de tarifas conforme a ocupação do hotel, proximidade do check-in e tarifas da concorrência? É justamente para esse problema que existem as tarifas dinâmicas.

3. Aumento nas vendas diretas e redução de custos com as OTAs

O PMS ajuda a reduzir a dependência de OTAs, que costumam cobrar comissões altas pelas reservas feitas por meio de suas plataformas.

Então, com ferramentas de relacionamento e marketing, uma gestão comercial profissional e um motor de reservas de alta conversão integrado ao PMS, o hotel pode vender diretamente para seu público e receber pagamentos por cartão de crédito ou por PIX automatizado.

O PIX automatizado da FastHotel já reconhece o pagamento e lança automaticamente na reserva sem necessidade de envio/conferência de comprovantes, o que reduz custos com taxas de cartão de crédito.

O impacto dessa solução é uma margem de lucro mais alta e o fortalecimento da marca do hotel.

Ao controlar as reservas diretamente, o negócio não só melhora a rentabilidade, mas também pode estabelecer um relacionamento mais próximo com os hóspedes, o que facilita a fidelização e o marketing direto.

Saiba mais: Como desenvolver seu canal de venda de reservas hoteleiras diretas

4. Mais produtividade na recepção (front desk)

A recepção é responsável pela primeira impressão que o hóspede tem do seu hotel ou pousada. Isso porque os recepcionistas, como o próprio nome diz, recebem os hóspedes para registrar sua entrada.

Por isso, precisam estar atentos ao andamento das atividades das camareiras para que a disponibilidade dos quartos aconteça no momento correto. Logo, a recepção se torna um ponto de referência para o hóspede.

São comuns as propriedades em que a recepção é a responsável pelo relacionamento com o hóspede durante a estadia. Na prática, exerce a função de concierge (acolhimento e apoio ao turista) e de recebimento de reclamações e resolução de problemas.

Finalmente, se encarrega também de realizar os check-out.

Toda essa operação exige bastante eficiência. O gerenciamento de check-in e check-out pode ser um grande desafio, principalmente em hotéis com grande fluxo de hóspedes.

E por que usar um PMS na recepção?

Um PMS organiza e facilita a rotina de tarefas. Com o check-in online, por exemplo, captura e armazena todas as informações essenciais dos hóspedes antecipadamente, reduz o tempo de espera e elimina erros.

Um sistema hoteleiro moderno, como o FastHotel, também foca na alta produtividade da recepção.

Isso porque oferece um exclusivo Dashboard Operacional, acessível a partir de todas as telas, que exibe constantemente a quantidade de reservas não-alocadas no momento, de check-ins e check-outs previstos para o dia, quartos ocupados, serviços de governança previstos para o dia e alertas operacionais.

Além disso, com um passar de mouse, aparece a lista de reservas de cada um desses indicadores para acessar facilmente a ação correspondente, como alocar, fazer check-in ou check-out e confirmar execução de serviço de governança.

Isto é, se a recepção do seu hotel precisa de alta produtividade, precisa do sistema FastHotel!

5. Experiência do hóspede mais digital e personalizada

Com um PMS que investe no desenvolvimento de funcionalidades de relacionamento com o cliente, você acessa inúmeras possibilidades de segmentação e personalização. Confira algumas a seguir.

Envio de ofertas segmentadas

Ao conhecer o histórico e perfil de cada hóspede, o hotel pode enviar cupons de desconto para o mês de aniversário e ofertas segmentadas, personalizadas ou até exclusivas.

O motor de reservas é outro ponto de contato digital em que o hóspede pode receber ofertas segmentadas.

Recepção personalizada

Desde a criação da reserva, o check-in online, a chegada do hóspede e o check-in presencial, o PMS mostra informações preciosas para uma recepção personalizada, como:

• número de reservas;
• volume de negócios do cliente;
• pontuação no programa de fidelidade;
• ocorrências registradas em estadias anteriores e preferências.

Com a análise de dados do PMS, o hotel consegue personalizar a experiência do hóspede, definir qual versão de mensagem de boas-vindas o cliente receberá e até mesmo customizar o ambiente do quarto para criar uma vivência única.

Cardápio digital

Por falar em experiência mais moderna, o cardápio digital permite que seu cliente solicite alimentos e bebidas à cozinha com mais conveniência.

Pesquisa de satisfação

Uma pesquisa de satisfação simples, no próprio check-out, ajuda a identificar o sentimento dos hóspedes, além de definir se você deve estimulá-los para avaliar a estadia online, como em sites públicos ou pela pesquisa de satisfação completa (interna) que o próprio PMS pode enviar automaticamente.

Ações de fidelização

Para fechar com chave de ouro, envie cupons de desconto após o check-out para o hóspede retornar ou convidar os amigos.

Lembre-se: avaliar as necessidades, as expectativas e os gostos do cliente permite aumentar a satisfação e contribui para a fidelização.

6. Gestão completa de todas as operações em um único sistema

Um bom PMS deve permitir acompanhar, em tempo real, o andamento de todas as atividades operacionais, como:

• status das reservas;
• check-ins e check-outs;
• atendimento dos hóspedes e clientes no salão do restaurante;
• preparo dos pratos e bebidas nas áreas de produção;
• atividades das camareiras, como arrumações e faxinas;
• atividades da manutenção;
• controle de enxovais limpos e na lavanderia;
• controle de estoque de produtos com alerta de estoque mínimo;
• contas a receber e contas a pagar com alerta de pagamento.

7. Controle de desempenho comercial e financeiro

Com o módulo financeiro e a inteligência de negócios do PMS, você obtém insights detalhados sobre o comercial, as receitas e as despesas, o que é fundamental para a tomada de decisões estratégicas inteligentes com foco em aumentar o lucro.

O software hoteleiro gera relatórios que permitem avaliar o desempenho do hotel em relação às metas estabelecidas.

Ao analisar o Dashboard Comercial e o funil de venda do Motor de Reservas, você pode redefinir os canais de marketing, áreas onde vincula anúncios, os canais de venda e as agências parceiras. Além disso, tem a possibilidade de reconfigurar os parâmetros da flutuação de tarifas.

Nesse contexto, cabe destacar que o controle financeiro de um hotel é essencial. E com um PMS, você pode visualizar as finanças em tempo real, monitorar despesas e receitas e gerenciar o fluxo de caixa de maneira integrada.

Logo, o uso do sistema não apenas facilita o controle, mas também permite uma resposta rápida às constantes mudanças do mercado, como negociação com fornecedores ou ajustes de preço das diárias.

Como você viu, com um PMS, o marketing e o comercial ficam muito mais eficientes. A venda direta de reservas online reduz a dependência das OTAs. Sem falar que a recepção e as experiências digitais contribuem muito com o aumento da satisfação e fidelização dos clientes.

Portanto, adotar um sistema de hoteleiro completo, como o FastHotel, traz benefícios diretos para a gestão estratégica, competitividade e o sucesso do seu hotel ou pousada.

Como escolher o melhor PMS para hotel?

Pesquisar e analisar um sistema para o seu empreendimento é essencial para garantir eficiência, segurança e crescimento.

Para ajudá-lo nessa decisão, confira abaixo como escolher o melhor PMS para hotel!

• Se seu foco é um sistema apenas para suportar sua operação, avalie o custo: determine as funcionalidades essenciais para o seu negócio e escolha uma solução que os atenda e se encaixe no seu orçamento.
• Se seu foco é capturar todos os benefícios que um PMS moderno pode te entregar, avalie o custo-benefício: avalie cuidadosamente as vantagens apresentadas neste artigo, pesquise soluções que possam entregar tudo isso para você e compare o custo delas com o custo do FastHotel.
• Praticidade e flexibilidade: opte por um sistema simples e intuitivo, que facilite as operações diárias. A flexibilidade para se adaptar às mudanças do mercado também é essencial.
• Segurança da informação: prefira plataformas com armazenamento em nuvem para garantir a segurança dos dados do seu hotel ou pousada.
• Suporte e atendimento: escolha um PMS que ofereça suporte técnico de qualidade, disponível sempre que você precisar.
• Pesquise avaliações: considere a opinião de outros hoteleiros sobre a eficácia e a usabilidade do software.

Descubra como o FastHotel simplifica sua gestão

Escolher o PMS certo pode transformar a gestão do seu hotel! Se você busca uma solução hoteleira completa, o FastHotel é o sistema ideal. Afinal, oferece módulos que você pode contratar separadamente, conforme as necessidades do seu negócio.

Principais módulos do FastHotel

• Gestão Hoteleira: cadastro de clientes, gestão de reservas com mapa de reservas, status dos quartos, check-in, check-out, ponto de venda (PDV básico), governança e manutenção.
• Motor de Reservas: venda de reservas 24h/dia com fotos e textos persuasivos para transformar seu site e redes sociais em vendedores ativos, com recebimento automático por cartões de crédito e FastPIX.
• Integração com Gestor de Canais: integração com Omnibees, HSystem e Bukly para administração unificada da disponibilidade, tarifas e restrições em várias OTAs simultaneamente e recebimento automático das reservas vendidas.
• Relacionamento com o cliente: gestão completa dos clientes incluindo registro de preferências para a personalização do atendimento, segmentação de clientes, envio de Campanhas segmentadas de Marketing, envios automáticos comprovantes, check-in online e pesquisa de satisfação pelo WhatsApp e por e-mail.
• Restaurante e Bar (PDV avançado): gestão completa do atendimento aos clientes, do preparo dos pratos na cozinha e da entrega nas mesas, tudo isso com comanda e cardápio digitais, gerando para mais produtividade no salão e na cozinha.
• Compras e Estoque: gestão de todas as compras, com acompanhamento do histórico de preços dos produtos. Controle total de estoque, em vários depósitos, dos produtos de venda com baixa automática por venda, incluindo baixa de ingredientes, e dos produtos de uso interno como ingredientes da cozinha, materiais de limpeza, materiais de manutenção e outros.
• Finanças: controle financeiro completo para operacionalizar contas a receber (inclusive emissão de faturas) e contas a pagar, detalhar as origens e tipos de receitas e despesas e permitir a conciliação bancária. Assim, você sabe exatamente de onde vem e para onde vai seu dinheiro.
• Inteligência de Negócio (BI): relatórios gerados em tempo real com todo o histórico de dados. E mais: análise da venda diária e por vendedor; análise da receita por inúmeros critérios de filtro e com opções de agrupamentos; Fast Dashboard com indicadores de receita, receita total, diária média, número de reservas e muito mais!

Com o FastHotel, você tem total flexibilidade para montar um sistema com os módulos que atendem à sua operação mais aqueles que trarão as evoluções que você busca, sem pagar por funcionalidades que não utiliza.

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