Como escolher um gestor de canais eficiente para o seu hotel?

Cansado de perder tempo entrando de OTA em OTA para atualizar a disponibilidade, as tarifas e restrições e ver suas reservas? Se sim, aprender como escolher um gestor de canais é uma boa decisão estratégica para reduzir esse trabalho todo e ainda evitar overbookings, prejuízos e insatisfação dos hóspedes.

Afinal, um bom channel manager não é só um sistema: é o aliado ideal da sua operação hoteleira online, pois garante uma distribuição eficiente, atualização em tempo real e mais controle sobre suas vendas. Sem dores de cabeça. Porém, nem todos são iguais, e escolher mal pode custar caro ao seu hotel. E já que a rotina de um hoteleiro pode se tornar caótica sem a ferramenta certa, preparamos um guia completo para você entender o que é um gestor de canais, como funciona e qual o melhor para o seu meio de hospedagem. Por isso, você vai conferir neste artigo:

• o que é um gestor de canais para hotéis?
• qual a função de um gestor de canais?
• quais as vantagens de usar um gestor de canais?
• como escolher um gestor de canais para o seu hotel?
• quais são os critérios para escolher um gestor de canais?
• principais erros ao contratar um gestor de canais
• qual o melhor gestor de canais para integração com OTAs?

Continue a leitura e descubra como escolher um gestor de canais de forma estratégica pode mudar o rumo do seu negócio.

O que é um gestor de canais para hotéis?

Um gestor de canais, também conhecido como channel manager, é uma tecnologia que simplifica a gestão das reservas em hotéis. De modo geral, permite atualizar, de forma automática e centralizada, a disponibilidade, as tarifas e a disponibilidade em todos os canais de venda online. Porém, o que é um gestor de canais, na prática? É um software que se conecta ao seu sistema de gestão hoteleira (PMS) e aos sites de reserva para garantir que, sempre que um quarto for reservado, cancelado ou alterado, ocorra a atualização da informação em tempo real em todas as plataformas. Assim, você evita overbookings, falhas humanas e perda de vendas por indisponibilidade atualizada incorretamente. Por exemplo, você só precisa digitar uma vez a tarifa quando a atualizar, e o sistema atualiza a tarifa em todos os canais na mesma hora. E com o perfil do consumidor cada vez mais digital, vender em múltiplos canais se tornou indispensável. Porém, fazer o controle manualmente é inviável, além de arriscado. Logo, o gestor de canais surgiu justamente para dar conta dessa complexidade: automatizar a operação, ampliar sua presença online e fortalecer sua estratégia de distribuição.

Qual a função de um gestor de canais?

Muito além de atualizar tarifas e disponibilidades, essa solução atua como uma central inteligente que organiza e distribui todas as informações sobre os seus quartos nos canais de venda.

Na prática, a função de um gestor de canais é garantir mais controle, agilidade e eficiência na sua operação. Veja algumas das principais tarefas que a tecnologia executa:

• mapeamento de canais: padroniza e sincroniza as informações das acomodações em cada OTA (agência de viagens online), o que evita erros de exibição;
• alocação de inventário: distribui automaticamente seus quartos entre os canais com base em estratégias e metas de ocupação;
• bloqueios e liberações de disponibilidade: permite ajustes manuais ou automáticos em datas específicas, como eventos ou manutenção.
• distribuição automática de tarifas: uma única atualização de tarifa é aplicada para todos os canais conectados;
• atualização do PMS: integra-se ao seu sistema de gestão hoteleira e transmite novas reservas ou alterações sem intervenção manual;

Com todas essas atribuições, fica claro que a função de um gestor de canais é essencial para modernizar a gestão hoteleira e reduzir gargalos operacionais.

Dessa forma, seu hotel ganha produtividade, reduz erros e amplia sua presença online sem esforço extra, entre outros benefícios que falaremos a seguir.

Quais as vantagens de usar um gestor de canais?

As vantagens de usar um gestor de canais vão desde o ganho de tempo até o aumento da presença digital. Afinal, um bom sistema transforma a maneira como o seu hotel vende, se posiciona e opera no mercado online.

Veja abaixo os principais benefícios e impactos dessa ferramenta na sua rotina e seus resultados.

Centralização da gestão e otimização da distribuição

Uma das principais vantagens de usar um gestor de canais é o controle da disponibilidade em todos os seus canais de venda online, como Booking.com, Expedia, Decolar, Airbnb e site próprio. Tudo em uma única plataforma.

Logo, você elimina erros manuais e libera sua equipe para focar o atendimento e a experiência do hóspede.

Ao receber uma reserva pelo Booking.com, por exemplo, o sistema atualiza automaticamente a disponibilidade no Airbnb e nos demais canai conectados.

Redução de overbooking e erros operacionais

A atualização automática e em tempo real evita inconsistências nas informações e reservas em duplicidade, que gera o overbooking ― um dos grandes pesadelos de qualquer hoteleiro.

Por exemplo, se a reserva de um quarto acontece por telefone ou WhatsApp, você lança a venda no seu sistema de gestão hoteleira e o gestor já bloqueia essa unidade em todos os outros canais.

Aumento da visibilidade e do alcance global

Alguns gestores de canais oferecem integração com centenas de OTAs, o que permite ao potencial cliente encontrar seu hotel em diferentes estados, países e idiomas.

Se quiser receber hóspedes estrangeiros, por exemplo, ao conectar seu hotel com OTAs internacionais, como Agoda ou Hostelworld, você aumenta sua exposição sem precisar criar contas ou fazer uma gestão individual.

Automatização e economia de tempo

Você define tarifas, restrições, bloqueios, promoções e em um único lugar. Ou seja, em vez de atualizar cada plataforma manualmente, faz tudo em minutos com total controle.

Se quiser criar uma tarifa promocional para o feriado, por exemplo, basta atualizar seu PMS que o channel manager atualizará todos os canais.

Relatórios e análise de desempenho

Os relatórios em tempo real ajudam a entender os canais que geram mais retorno, o comportamento dos hóspedes e onde vale a pena investir mais.

Por exemplo, você pode descobrir que 70% das reservas vêm do site Booking.com, mas a margem de lucro por reserva é mais alta na Decolar, o que permite ajustar sua estratégia.

Essas são apenas algumas das vantagens de usar um gestor de canais no seu hotel. E, claro, a escolha certa pode mudar o seu desempenho.

Leia também: 10 dicas para melhorar a reputação online no setor hoteleiro

Como escolher um gestor de canais para o seu hotel?

Saber como escolher um gestor de canais pode até parecer simples, mas envolve decisões estratégicas que impactam diretamente a operação e os resultados do seu hotel.

Com tantos fornecedores no mercado, o segredo está em entender suas necessidades e alinhar seus objetivos ao que cada solução pode oferecer.

Antes de assinar qualquer contrato, é fundamental fazer uma pesquisa cuidadosa, comparar funcionalidades, verificar a integração com seus sistemas atuais e, principalmente, o suporte oferecido.

Afinal, o canal certo para uma pousada pequena nem sempre é o ideal para um hotel urbano de médio porte. Veja a seguir os pontos fundamentais para escolher o seu.

1. Analise sua operação atual

O primeiro passo para saber como escolher um gestor de canais, está o entendimento profundo da sua operação atual. Para começar, avalie como funciona a rotina de reservas do seu hotel. Algumas perguntas que você pode fazer são:

• quantos canais o hotel usa hoje?
• já opera com um sistema PMS?
• como acontecem as atualizações de disponibilidade e tarifas?
• qual o volume de reservas diretas e por OTAs?

Essas respostas ajudam a identificar o nível de automação necessário e as integrações que o seu gestor de canais precisa oferecer.

Para operações menores, um sistema com funções básicas pode resolver. Já hotéis com mais complexidade se beneficiam de ferramentas modulares, que se integram a um PMS, motor de reservas e relatórios avançados, por exemplo.

2. Entenda como o sistema funciona

Outro passo fundamental para aprender como escolher um gestor de canais é entender como o sistema funciona. Uma sugestão é fazer um teste gratuito ou, pelo menos, assistir uma demonstração detalhada para conhecer, na prática, a usabilidade da plataforma e verificar os recursos disponíveis.

Afinal, antes de contratar, você deve entender a fundo como o gestor de canais opera.

Nem todos os sistemas são iguais, e essa diferença pode impactar diretamente sua rotina. Analise, por exemplo:

• como acontecem as atualizações de disponibilidade e tarifas;
• a frequência da sincronização de dados e se o sistema opera em tempo real;
• se há integração com OTAs nacionais e internacionais, o que amplia sua visibilidade com menos esforço.

Outra dica importante: explore a interface e a experiência do usuário. Até porque, um sistema complicado, com muitos cliques ou menus confusos, tende a atrasar a operação e gerar erros.

3. Avalie o investimento com visão estratégica

Considere o custo-benefício e não apenas o valor mensal. Essa é uma armadilha comum para quem ainda não sabe exatamente como escolher um gestor de canais que traga resultados reais.

Embora o custo seja relevante, o mais importante é analisar o retorno que essa ferramenta pode trazer para sua operação.

Afinal, um gestor de canais eficiente economiza horas de trabalho e aumenta sua ocupação, o que resulta em mais receita. Ou seja, esse investimento “se paga”. Porém, é importante caber no orçamento do hotel.

Outra dica é procurar soluções com planos modulares, que permitam contratar apenas as funcionalidades que você realmente usará. Assim, não paga caro por ferramentas desnecessárias.

Faça uma conta simples: quanto custa hoje o tempo da sua equipe? Quanto você deixaria de perder com reservas mal gerenciadas? Essa análise ajuda a enxergar o investimento com mais clareza.

E lembre-se: um sistema que aparenta ser barato, se exigir esforço constante ou se não se integrar ao seu PMS, pode sair mais caro no longo prazo.

4. Automatize e integre seus processos

A automatização é o grande diferencial de um gestor de canais. Logo, escolher um gestor de canais que se integre diretamente ao seu PMS é fundamental para garantir que todas as alterações aconteçam automaticamente em todas as plataformas.

Afinal, um sistema completo precisa oferecer integração com OTAs em tempo real para otimizar sua operação.

Além disso, softwares integrados reduzem o risco de erros manuais, aumentam a produtividade da equipe e permitem uma visão completa donegócio.

O objetivo é justamente fazer a tecnologia trabalhar por você, e não o contrário. E automatizar é liberar tempo para focar o que realmente importa: a experiência do seu hóspede.

Saiba mais: Como uma central de reservas pode beneficiar seu hotel?

Quais são os critérios para escolher um gestor de canais?

Após entender os primeiros passos para definir a melhor ferramenta, é hora de analisar os recursos para escolher com mais precisão. Essa etapa é essencial para evitar soluções que parecem boas no papel, mas que não se encaixam na sua operação.

Os sistemas mais completos vão além da conexão com OTAs: oferecem estabilidade, relatórios detalhados, usabilidade no dia a dia e suporte técnico eficiente.

A seguir, listamos mais critérios para escolher um gestor de canais com segurança.

• Conectividade em tempo real: a sincronização precisa e imediata com OTAs, PMS e motor de reservas evita overbooking e falhas de comunicação;
• Variedade e relevância dos canais conectados: priorize soluções que oferecem integração com os canais em que você já vende e com os que deseja explorar;
• Interface intuitiva e usabilidade: um sistema fácil de usar economiza tempo, reduz erros e melhora a produtividade da equipe;
• Relatórios e indicadores de desempenho: dados sobre ocupação, vendas por canal e performance ajudam você a tomar decisões mais estratégicas;
• Suporte técnico de qualidade: dê preferência a ferramentas com atendimento em português, suporte ágil e treinamento incluso.

Analisar esses pontos com calma garante que o sistema realmente se adapte à sua operação. Portanto, lembre-se de considerar todos os critérios para escolher um gestor de canais adequado antes de tomar sua decisão final.

Principais erros ao contratar um gestor de canais

Mesmo com tantas opções no mercado, ainda é comum encontrar hotéis que cometem os mesmos equívocos na hora de contratar essa ferramenta essencial.

Logo, conhecer os erros ao contratar um gestor de canais ajuda você a evitá-los e tomar decisões mais seguras.

Confira os principais deslizes.

• Escolher pelo preço, não pela necessidade: um sistema barato pode sair caro se não atender à sua operação;
• Não testar a usabilidade: ferramentas confusas atrasam o trabalho da equipe e geram erros;
• Desconsiderar o suporte técnico: problemas acontecem, e sem suporte acessível, tudo fica mais difícil.
• Contratar recursos que não usará: soluções cheias de funcionalidades que você nunca aproveitará apenas aumentam o custo.

Evitar esses erros ao contratar um gestor de canais é o um cuidado essencial para garantir uma solução adequada à realidade do seu hotel.

Qual o melhor gestor de canais para integração com OTAs?

Os melhores gestores de canais são aqueles que garantem a atualização constante de tarifas, disponibilidade e reservas, sem erros ou vendas duplicadas. No Brasil, soluções como Omnibees e Bukly se destacam nesse segmento.

E para potencializar essa integração, as soluções automatizadas, como o sistema de gestão hoteleira FastHotel, integram-se aos melhores gestores de canais do Brasil (Omnibees, HSystem e Bukly), o que garante total fluidez operacional.

Com módulos personalizados, você contrata apenas o que precisa: desde o motor de reservas e check-in online até ferramentas de marketing e finanças.

Se você continua em dúvida sobre como escolher um gestor de canais eficiente para o seu hotel, saiba que o FastHotel oferece uma estrutura modular, conectada e simples de usar.

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