Possíveis status (situações) de uma reserva

Todos sabem que a reserva é a representação da venda, ou seja, do acordo comercial realizado entre o cliente (provavelmente, um dos hóspedes) e o hotel ou pousada. Para que esse acordo comercial seja devidamente registrado no programa hoteleiro é necessário indicar algumas informações no momento da criação da reserva, como:

  • Data da reserva;
  • Dados de identificação do contratante (nome, CPF, email, número do celular e do telefone fixo);
  • Dados de identificação de, pelo menos, um dos hóspedes;
  • Datas contratadas para hospedagem;
  • Tipo de quarto contratado;
  • Valor total; e
  • Condição comercial que inclui parcelamento e prazo de pagamento; regra de confirmação e regra de cancelamento.

Outros dados podem ser úteis como agência de viagem, número da reserva na agência de viagem, usuário responsável pela entrada da reserva no sistema, dentre outros.

O status (ou situação) da reserva variará a partir do momento da sua criação até o check-out dos hóspedes (que é o fim da hospedagem). É importante conhecer e entender bem o significado cada um dos estágios dela.

Reserva Preliminar ou Pré-Reserva

Vimos acima que, quando uma venda é feita, definem-se as condições comerciais do contrato estabelecido entre o cliente e o Hotel ou Pousada. A partir dessa informação, determina-se qual o valor a ser pago na primeira parcela (que normalmente ocorre no ato da reserva, com tolerância de um ou dois dias). As reservas preliminares ou pré-reservas são aquelas em que esse pagamento inicial ainda não foi registrado.

Neste estágio, é necessário acompanhar o prazo de pagamento combinado para as reservas preliminares, fazer o processo de cobrança, identificar o pagamento e registrá-lo na ferramenta. O FastHotel, Sistema de Gestão Hoteleira Online, possuiu funcionalidades especialmente desenvolvidas para apoiá-lo nesse momento importante das reservas.

Reserva Confirmada

Ao contrário das reservas preliminares, as reservas confirmadas são aquelas em que o sinal combinado já foi pago. Uma reserva pode “nascer” confirmada ou pode ter sido confirmada a partir do pagamento de uma reserva confirmada.

A partir deste estágio, entende-se que a reserva é firme. As regras de cancelamento podem ser aplicadas e geradas multas. O Hotel ou Pousada deve de fato reservar um quarto ao cliente para evitar o cenário de overbooking (venda de reservas acima da capacidade real do empreendimento). As diferentes formas de se fazer alocação de quartos (assignação de uma reserva a um quarto específico) no programa hoteleiro FastHotel apoiam com perfeição esse processo e trarão maior confiança ao gerente/proprietário e maior segurança aos clientes.

Reserva Checked-in

Enfim, o dia inicial da hospedagem chegou. Os hóspedes irão para o Hotel ou Pousada, preencherão o longo e moroso Formulário Nacional de Registro de Hóspedes, o recepcionista avaliará se alguma parcela deverá ser paga no check-in (ou mesmo se há algum valor pendente de parcelas anteriores), indicará o quarto alocado ao hóspede, fornecerá forma de acesso ao mesmo e finalizará o check-in. Com isso, o status da reserva será atualizado para Checked-in. A hospedagem do(s) hóspede(s) está oficialmente iniciada.

Mas lembre-se que seus hóspedes viajaram algum tempo, provavelmente estão cansados e querendo um bom banho, uma boa cama. Mas não podem usufruir desse prazer imediatamente porque há uma fila na recepção para que os check-ins sejam executados. O FastHotel facilita tudo pra você e oferece o Pré Check-in Online. Funcionalidade envia automaticamente um e-mail para o hóspede principal da reserva com um link, ele acessa o link do e-mail e preenche as informações da FNRH. No momento da chegada ao Hotel ou Pousada, o procedimento de check-in se resumirá a conferir os dados dos documentos informações, avaliar eventuais pendências financeiras e desejar uma ótima hospedagem aos seus clientes. Essa é mais uma das vantagens de contar com um software hoteleiro prático e moderno.

Reserva Checked-out

O status checked-out indica que a hospedagem já foi encerrada. Portanto, o hóspede já liberou o quarto, devolveu as chaves do mesmo e quitou todas as pendências financeiras. A partir desse momento, o hóspede deixa de ter direito a usufruir de todos os serviços oferecidos pelo Hotel ou Pousada.

Reserva Cancelada

Sabemos que imprevistos acontecem. Os clientes podem, a qualquer momento, solicitar o cancelamento da reserva. Esse cancelamento pode significar a aplicação de multa conforme estabelecido no acordo comercial (sempre que bem comunicado ao cliente no momento da contratação e que respeite o Código de Defesa do Consumidor). Esse status indica que a reserva não está mais válida e que os quartos em questão, nas datas da reserva, voltam a ficar disponíveis para venda, alocação e check-in.

O FastHotel foi desenvolvido para simplificar essa atividade também. Ele identifica se é necessário aplicar multa, qual o valor e mostra tudo isso em destaque para o recepcionista. Ainda é possível abonar a multa ou transformar o valor em créditos para o cliente utilizar até uma data combinada. Mais uma vez, o software para hotéis e pousadas FastHotel se mostra prático, flexível e moderno para garantir economia de tempo na operação e no gerenciamento do seu Hotel ou Pousada. Conheça todas as funcionalidades que irão facilitar muito o seu dia-a-dia.

12 abr 18 | Ajuda, Blog

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