Como controlar as compras e classificar as despesas de seu Hotel

A atividade é fundamental para entender quais os tipos de despesa que mais consomem sua receita e reduzem o seu lucro. De nada adianta ter uma boa ocupação e tarifas que proporcionam um margem saudável, se o trabalho de gestão dos gastos não é feito de forma adequada. Empreendimentos de sucesso, normalmente, são aqueles que conseguem gerenciar adequadamente as despesas, garantindo um ganho maior do que os gastos.

Como todo empreendedor sabe (ou deveria saber) identificar suas principais despesas é o primeiro passo para reduzir custos. E esse é um momento em que a redução de custos supérfluos é bem importante. Saber avaliar o que realmente é importante ou não é um dos segredos para não se cometer erros. Categorizar o tipo de despesa de cada compra ou contratação e consolidar esses valores, permitirá que você se atente ao mais relevante. E, nesse artigo, você terá várias sugestões para atacar suas principais despesas.
Afinal, como controlar melhor as compras? A estratégia inclui estabelecer os objetivos, monitorar os produtos e a necessidade de compra, listar os fornecedores, negociar com eles, gerir o estoque e analisar as vendas. E para fazer tudo isso bem feito, você vai precisar de um sistema de gestão se não quiser perder tempo e dinheiro. Afinal, boas ferramentas de gestão ajudam a evitar perdas e despesas desnecessárias. Os artigos a seguir também podem ajudar: Como prevenir perdas na gestão hoteleira e Como reduzir custos em seu Hotel, Pousada ou Hostel.

Não sabe onde buscar um bom software? A gente dá a dica: plataformas como o FastHotel permitem ao hoteleiro registrar todos os detalhes das compras do estabelecimento – como fornecedor, preço, data de entrega e forma de pagamento. Com isso, todos as informações estarão em um só lugar, ao alcance de um clique, melhorando a produtividade por meio de um gerenciamento mais eficaz.

Mais que isso, o sistema permite a classificação de despesas originada pelas compras. O gestor pode criar classes de custos de acordo com as suas necessidades – dividindo-as por tipo: produtos para revenda, operacionais fixos, operacionais variáveis, marketing, mão de obra, consumo do próprio negócio, entre outros. Cada produto cadastrado no sistema receberá uma dessas classes e, ao comprá-lo, o sistema atribuirá os valores à classe especificada.

Uma forma completa de controlar os gastos que permite ao hoteleiro avaliar o cenário sem grande esforço e tomar decisões mais assertivas para o controle dos gastos.

Tudo isso ligado diretamente ao setor de contas a pagar que, como falamos aqui, também precisa de controle próximo e organizado. Cada parcela gerada já passa a constar automaticamente no registro de valores que sairão do caixa dentro de determinado período – permitindo um acompanhamento adequado.

O estoque

Outro benefício de fazer o controle das compras em um sistema de gestão é a possibilidade de alimentar o estoque automaticamente – um ganho e tanto para um processo tão importante (leia mais sobre estoque aqui.) Integrado ao módulo de compras, o FastHotel pode ser configurado para controlar também o estoque. A partir dessa funcionalidade, a cada compra recebida, o estoque aumenta automaticamente. Por outro lado, cada produto que entra na conta do hóspede também reduz o estoque imediatamente, a partir do registro no sistema. No FastHotel ainda é possível fazer transferência dos estoques de produtos entre depósitos o que é muito importante para Hotéis ou Pousadas que possuem mais de um depósito.

Comece já

Só é possível reduzir custos em um negócio e não entrar no vermelho quando temos clareza dos gastos, percebendo exatamente por onde o dinheiro se esvai. Ao controlar as despesas em seu hotel assegura benefícios não só ao processo de compras em si, mas também nos processos de contas a pagar e de estoque. Enfim, se você ainda não gerencia detalhadamente suas despesas, está na hora de começar. Você perceberá rapidamente que já deveria estar fazendo isso há muito tempo.

Bônus

Em 03/03/2020, foi publicado um vídeo sobre redução de custos! Clique aqui e assista no Youtube.

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Dados da Publicação

Criação: 8 de fevereiro de 2019 | Última atualização: 17 de julho de 2022
Programa de Hotel, Programa para Pousada
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A importância do controle de estoque na Hotelaria

Para a realização das atividades típicas de um Hotel ou Pousada, faz-se uso dos mais diversos produtos, seja para uso interno, seja para uso dos hóspedes. Para fazer a gestão desses produtos é importante ter um controle de estoque eficiente. Sendo o estoque parte muito importante no orçamento de um Hotel, fica claro que uma gestão adequada refletirá positivamente no desempenho financeiro do negócio.

A gestão de estoque de Hotéis e Pousadas controla a quantidade de produtos no seu empreendimento e é primordial para evitar consumos internos excessivos e prejuízo com perdas de produtos, bem como evitar a insatisfação dos hóspedes pela falta de determinado produto. Além disso é a melhor forma de garantir que não haja desvios de nenhum item.

Um certo nível de perda é considerado aceitável, por exemplo uma quebra de garrafa, mas é importante fazer o acompanhamento do uso dos produtos em estoque para entender como é o consumo do seu Hotel ou Pousada. Quais os itens mais usados e que precisam de uma reposição constante? E os itens menos usados? Você está comprando quantidade menores para evitar perdas?
Na gestão de estoque é importante considerar itens de 5 grupos:

  • os itens do Enxoval (pelo seu custo unitário e também pelo número de vezes em que está exposto ao risco de perda, principalmente quando são enviados para lavanderia externas;
  • os itens que são vendidos para os hóspedes na recepção ou no frigobar (em geral A&B ou Alimentos e Bebidas, mas incluem-se também os produtos vendidos em lojinhas);
  • os itens que são ingredientes para preparo de café-da-manhã, lanches e refeições (ingredientes de A&B);
  • amenities (itens oferecidos aos hóspedes com reposição direta, nos quartos ou piscinas); e
  • os itens de uso interno como produtos de limpeza.

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Como reduzir as perdas por enxoval

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No caso do Enxoval, você precisar controlar a quantidade de lençóis, fronhas, toalhas que foram enviadas ao seu fornecedor e a quantidade retornada por ele. As reclamações de “sumiço” de itens são constantes, já que uma lavanderia em uma cidade turística normalmente tem vários hotéis como clientes.

Entre os itens de compra direta pelo hóspede, temos bebidas engarrafadas/enlatadas, petiscos que não precisam de preparo e são oferecidos em pacotes fechados (chocolate, saquinhos de amendoim, bolachinhas, etc.) e produtos vendidos em lojinhas. Sempre que um item desses for lançado na conta do hóspede, o FastHotel reduzirá automaticamente o estoque na quantidade consumida. No caso de estorno do item na conta, o movimento de estoque também é estornado automaticamente.

Para os itens que são ingredientes, ao fazer um controle do estoque, o hoteleiro pode fazer um comparativo de quantidade de produtos que saíram do estoque de acordo com a quantidade de refeições vendidas. Com esse comparativo, é possível verificar qual o custo real com as refeições e criar padrões de consumo para esses ingredientes, por exemplo.

Os amenities são itens de consumo (sem venda) muito frequente assim como os produtos de uso interno como produtos usados em limpeza. Ambos são diretamente relacionado ao número de hóspedes. O custo dos amenities é relevante! Você sabe quanto seu hotel ou pousada gasta em amenities por hóspede? E os itens de consumo próprio do Hotel ou Pousada, que tem relação indireta com os hóspedes mas, ainda assim, é possível fazer uma relação. Qual a quantidade de insumos da lavanderia gastos versus a quantidade de reservas num determinado período?

Com essa análise, é possível também determinar os padrões de consumo dos produtos do estoque como sendo por hóspede ou por reserva. Por exemplo, os itens de amenidades são contados por hóspede, já os insumos de lavanderia por reserva, uma vez que a roupa de cama de uma cama de casal será lavada e terá o mesmo custo independentemente da hospedagem ser para uma pessoa ou para um casal, por um ou dois dias…

Você deve ter percebido que as vantagens do controle de estoque são inúmeras:

  • Organização do estoque em depósitos e determinação de responsáveis por esses depósitos.
  • Identificação e eliminação das perdas dos itens de estoque, principalmente os itens de valor mais relevante e com uso mais frequente).
  • Entendimento dos padrões de consumo por item como número de hóspedes, número de reservas, refeições servidas num determinado período, etc…
  • Possibilidade de estudar esses padrões de consumo para reduzir o custo com esses itens, principalmente os mais caros.
  • Determinação da quantidade de insumos ideal em estoque conforme a ocupação prevista: baixa temporada, alta temporada e feriados.
  • Redução do capital de giro, ou seja, do valor investido em estoque sem o risco de desabastecimento.
Em resumo, umas das forma mais eficientes para aumentar seu lucro é ficar muito atento ao controle de estoque em seu Hotel ou Pousada para entender e reduzir os custos com produtos em estoque:

E você também conseguirá buscar outras economias seguindo essas dicas de economia para Hotéis, Pousadas e Hostals.

Para um controle eficiente dos estoques é necessário o uso de um bom Sistema de Gestão Hoteleira. O FastHotel atende essa necessidade com seu módulo de estoque e as diversas funcionalidades disponíveis como: entradas de produtos nos recebimentos de compras, baixa automática de produtos consumidos pelos hóspedes, ajustes de inventário, movimentação de produtos entre depósitos, relatórios com informações em tempo real, dentre outras.

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Dados da Publicação

Criação: 14 de maio de 2018 | Última atualização: 19 de julho de 2022
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