Como controlar as compras e classificar as despesas de seu Hotel

A atividade é fundamental para entender quais os tipos de despesa que mais consomem sua receita e reduzem o seu lucro.

De nada adianta ter uma boa ocupação e tarifas saudáveis financeiramente falando, se o trabalho de gestão dos gastos não é feito de forma adequada. Empreendimentos de sucesso são aqueles que conseguem gerenciar adequadamente as despesas, garantindo um ganho maior do que os gastos.

Parece simples, são muitas as variáveis que precisam ser controladas para se ter um bom planejamento financeiro. E esse processo passa, necessariamente, pelo controle das compras.

CORONA VÍRUS: Como todo empreendedor sabe (ou deveria saber) identificar suas principais despesas é o primeiro passo para reduzir custos. E esse é um momento em que a redução de custos supérfluos é bem importante. Saber avaliar o que realmente é importante ou não é um dos segredos para não se cometer erros. Categorizar o tipo de despesa de cada compra ou contratação e consolidar esses valores, permitirá que você se atente ao mais relevante. E, nesse artigo, você terá várias sugestões para atacar suas principais despesas.

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A estratégia inclui estabelecer os objetivos, monitorar os produtos e a necessidade de compra, listar os fornecedores, negociar com eles, gerir o estoque e analisar as vendas. E para fazer tudo isso bem feito, você vai precisar de um sistema de gestão se não quiser perder tempo e dinheiro. Afinal, boas ferramentas de gestão ajudam a evitar perdas e despesas desnecessárias. Os artigos a seguir também podem ajudar: Como prevenir perdas na gestão hoteleira? e Como reduzir custos em seu Hotel, Pousada ou Hostel.

Não sabe onde buscar um bom software? A gente dá a dica: plataformas como o FastHotel permitem ao hoteleiro registrar todos os detalhes das compras do estabelecimento – como fornecedor, preço, data de entrega e forma de pagamento. Com isso, todos as informações estarão em um só lugar, ao alcance de um clique, melhorando a produtividade por meio de um gerenciamento mais eficaz.

Mais que isso, o sistema permite a classificação de despesas originada pelas compras. O gestor pode criar classes de custos de acordo com as suas necessidades – dividindo-as por tipo: produtos para revenda, operacionais fixos, operacionais variáveis, marketing, mão de obra, consumo do próprio negócio, entre outros. Cada produto cadastrado no sistema receberá uma dessas classes e, ao comprá-lo, o sistema atribuirá os valores à classe especificada.

Uma forma completa de controlar os gastos que permite ao hoteleiro avaliar o cenário sem grande esforço e tomar decisões mais assertivas para o controle dos gastos.

Tudo isso ligado diretamente ao setor de contas a pagar que, como falamos aqui, também precisa de controle próximo e organizado. Cada parcela gerada já passa a constar automaticamente no registro de valores que sairão do caixa dentro de determinado período – permitindo um acompanhamento adequado.

O estoque

Outro benefício de fazer o controle das compras em um sistema de gestão é a possibilidade de alimentar o estoque automaticamente – um ganho e tanto para um processo tão importante (leia mais sobre estoque aqui.) Integrado ao módulo de compras, o FastHotel pode ser configurado para controlar também o estoque. A partir dessa funcionalidade, a cada compra recebida, o estoque aumenta automaticamente. Por outro lado, cada produto que entra na conta do hóspede também reduz o estoque imediatamente, a partir do registro no sistema. No FastHotel ainda é possível fazer transferência dos estoques de produtos entre depósitos o que é muito importante para Hotéis ou Pousadas que possuem mais de um depósito.

Comece já

Só é possível reduzir custos em um negócio e não entrar no vermelho quando temos clareza dos gastos, percebendo exatamente por onde o dinheiro se esvai. Ao controlar as despesas em seu hotel assegura benefícios não só ao processo de compras em si, mas também nos processos de contas a pagar e de estoque. Enfim, se você ainda não gerencia detalhadamente suas despesas, está na hora de começar. Você perceberá rapidamente que já deveria estar fazendo isso há muito tempo.