Como escolher um sistema de hotel e melhorar sua gestão?

Se você deseja garantir uma operação mais eficiente — e melhorar a experiência dos seus hóspedes —, então precisa entender como escolher um sistema de gestão hoteleira.

Afinal, um PMS (Property Management System) permite centralizar operações variadas, como reservas, check-in, check-out, gestão de tarifas, controle de estoque e gestão financeira, o que reduz erros e otimiza tempo.

Além de melhorar a produtividade da equipe, um software hoteleiro eficiente ajuda a personalizar o atendimento e a integrar diferentes setores do hotel.

Com a tecnologia certa, você pode automatizar tarefas operacionais, aumentar a taxa de ocupação e oferecer um serviço mais ágil e preciso, o que eleva a satisfação dos clientes e a rentabilidade do seu empreendimento.

Portanto, é fundamental aprender como escolher um sistema de hotel e quais funcionalidades atendem às necessidades do seu negócio. Aproveite este guia completo para tirar todas as suas dúvidas e fazer um bom investimento!

Sumário

Qual a importância de uma boa gestão hoteleira?
O que é um PMS na hotelaria?
Quais as vantagens de utilizar um PMS para análise de dados em hotéis?
Principais funcionalidades de um sistema de hotel
Como escolher um sistema de hotel eficiente?
Como implementar um PMS no seu hotel?
FAQ

Qual a importância de uma boa gestão hoteleira?

A importância de uma boa gestão hoteleira está na visão completa e estratégica de todas as operações do hotel, o que facilita a identificação de prioridades e a alocação eficiente de recursos.

Com as operações bem-organizadas, você reduz custos, evita desperdícios e melhora a qualidade do serviço. Além disso, a automação de tarefas permite que a equipe foque na experiência do hóspede, com um atendimento ágil e personalizado.

E, para alcançar esse nível de eficiência, é fundamental contar com um PMS moderno.

Veja a seguir o que é um PMS e como contribui para transformar a gestão hoteleira.

O que é um PMS na hotelaria?

PMS, sigla de Property Management System — ou Sistema de Gestão Hoteleira —, é um software para hotéis, pousadas e outros meios de hospedagem integrarem e gerenciarem suas operações internas, desde o primeiro contato com o público até o pós-venda.

Atualmente, os melhores programas são os sistemas hoteleiros online, que permitem uma gestão flexível e 100% conectada.

Com um bom sistema de hotel, você vai simplificar demais tarefas complexas, como a gestão de reservas, com controle de disponibilidade, gestão de tarifas, check-in, check-out e até envio (automático) de comunicações pelo Whatsapp para fortalecer o relacionamento com os hóspedes.

Além disso, o software pode ter ou se integrar a ferramentas de marketing, agências online de viagens (OTAs) e softwares de contabilidade, o que gera mais produtividade nessas atividades.

Quais as vantagens de utilizar um PMS para análise de dados em hotéis?

As vantagens de utilizar um PMS vão além da automação hoteleira. Isso porque essa ferramenta é essencial para a análise de dados em hotéis e ajuda a tomar decisões estratégicas com base em informações precisas e em tempo real.

Entre os principais benefícios, estão:

• visão geral do hotel minuto a minuto, o que facilita demais a operação hoteleira;
• identificação rápida de prioridades para ações imediatas ou para planejar ações posteriores;
• redução de erros e custos, o que evita desperdícios e retrabalhos;
• melhoria na experiência do hóspede, com atendimento mais ágil; e
• aumento de receita pelo aumento da eficiência das campanhas de marketing, pelo uso de tarifas flutuantes e pela utilização de um Motor de Reservas de alta conversão.

Com um PMS, você aprimora sua gestão de reservas com a centralização de todos os canais de vendas, como site, WhatsApp, OTAs e redes sociais.

E pode criar uma base de dados de todos os hóspedes, o que permite desenvolver seu marketing próprio para buscar um crescimento sustentável e escalável.

Só que para obter todos esses benefícios, você deve se atentar às funcionalidades de um sistema de hotel que realmente acompanhem a rotina do seu estabelecimento. Descubra a seguir!

Principais funcionalidades de um sistema de hotel

É fundamental que o sistema de gestão hoteleira apresente, além de uma visão integral do estabelecimento, uma visualização online completa de cada operação para tornar a gestão mais fácil e acessível.

Ao escolher um software para hotéis, você também deve observar se a ferramenta garante o controle de acesso por cargo, limita os percentuais de desconto, mostra os motivos de cancelamento de reservas, de descontos, estornos de itens de conta ou pagamentos, e registra todas as operações por usuário.

Afinal, a segurança e transparência são boas práticas de gestão de um hotel.

Para fazer uma boa escolha, separamos as principais funcionalidades de um sistema de hotel eficiente que ajudam a melhorar os resultados. Confira!

1. Sistema de gestão de reservas

A criação de reservas no sistema é uma das atividades mais importantes para um hotel, e definir as condições comerciais é o primeiro passo.

O software hoteleiro oferece flexibilidade para combinar regras de confirmação e cancelamento, condições de pagamento, tarifas, descontos e venda de adicionais, como café da manhã, estacionamento e decoração comemorativa.

Essa facilidade permite criar diferentes tipos de tarifas e implementar estratégias comerciais eficazes para atrair diversos perfis de clientes.

Portanto, o ato da reserva deve ser simples, rápido e intuitivo, além de garantir o controle da disponibilidade dos quartos nas datas desejadas. Além disso, deve possibilitar:

• aproveitamento de dados de hóspedes recorrentes;
• concessão de descontos (conforme limites pré-cadastrados);
• inclusão de adicionais (cross-selling);
• registro de pagamentos em diferentes formas aceitas pelo hotel; e
• alocação imediata ou posterior.

Alguns PMS avançados oferecem integração com Motores de Reserva e Gestor de Canais, ideais para hotéis com muitos quartos. No entanto, é importante considerar que as integrações costumam ter custos adicionais.

2. Motor de Reservas e Gestor de Canais

Alguns componentes técnicos são fundamentais em um sistema de hotel para aumentar as vendas, como o Motor de Reservas com Fast PIX e o Gestor de Canais.

A combinação deles permite vender ao mesmo tempo todas as unidades disponíveis em seu whatsapp, redes sociais, site e nas principais OTAs, como Booking, Decolar, Expedia e Airbnb. Além disso, não é necessário digitar as reservas, pois são criadas automaticamente no mapa de reservas do programa.

Enfim, ter o Motor de Reservas FastHotel e o Gestor de Canais integrados ao seu sistema de gestão hoteleiro é um grande diferencial de vendas.

Entenda as diferenças e como funcionam o Motor de Reservas e o Gestor de Canais do FastHotel!

3. Sistema para Recepção de hotéis

É na Recepção que o hóspede terá seu primeiro contato pessoal com hotel. Os recepcionistas tem a responsabilidade de gerar uma ótima “1a. impressão” e, para isso, precisam contar com uma ferramenta que lhes proporcione muita produtividade.

Check-ins, lançamento de itens de consumo e de itens de conveniência vendidos pelo hotel, check-outs são as principais tarefas e a velocidade de execução das mesmas é importantíssima.

Mas não é só isso. O recepcionista acompanha de perto o andamento de toda operação hoteleira tendo contato bastante próximo com as equipes de governança e manutenção, A&B, compras, estoque e financeiro. Um bom PMS também deve ajudá-lo na troca de informações com todas essas áreas.

4. Sistema para governança de hotéis

A governança de hotéis é a área responsável por garantir que todas as áreas estejam em perfeitas condições de higiene, limpeza e funcionamento.

O programa hoteleiro informa à governança diversos aspectos operacionais, como:

• quartos que serão desocupados (check-out) e, portanto, necessitarão de faxina;
• unidades que seguirão ocupadas e precisarão de uma arrumação;
• quartos têm manutenções agendadas;
• serviços e atividades que continuam pendentes.

Agora, imagine o ganho de produtividade da sua equipe ao contar com um sistema para governança de hotéis que cria automaticamente os serviços de faxina e arrumação, como o FastHotel?

É fácil perceber que essa funcionalidade realmente traz muitos benefícios de economia de tempo e garante quartos sempre limpos e na configuração desejada pelo hóspede.

Além disso, caso identifiquem problemas nos quartos que demandem atuação da equipe, as camareiras podem criar os serviços de manutenção simples (execução no próprio dia, sem bloqueio de venda) e com bloqueio (execução em vários dias), e encaminhá-los para o profissional responsável.

E, finalmente, devem lançar todos os consumos de frigobar nas contas dos hóspedes.

Saiba mais: Faxina, Arrumação e Conferência: qual a diferença entre as atividades das camareiras?

5. Sistema de hotéis com para restaurante e cozinha (PDV Avançado e Comanda Digital)

Assim como a área de governança, uma parte importante do trabalho da cozinha depende de dados provenientes do sistema de gestão hoteleira.

O planejamento de compras, por exemplo, ocorre diretamente no software FastHotel, que exibe a quantidade de estoque de cada produto e determina o melhor momento para os pedidos futuros.

O dimensionamento das atividades do dia seguinte se dá por meio da quantidade de cafés da manhã a preparar e quantidade de potenciais consumidores de almoço ou jantar. Portanto, um bom programa de hotéis consegue prover todas as informações relacionadas à ocupação.

A partir desses dados, a equipe determina a quantidade dos ingredientes usados, o que ajuda a otimizar receitas e diminuir o desperdício de alimentos, um dos principais desafios da cozinha.

No caso dos restaurantes, por exemplo, o módulo de Restaurante e Bar (PDV avançado) permite lançar facilmente todos os itens consumidos nas contas dos clientes, hóspedes ou não.

As áreas de produção, normalmente cozinha e bar, podem ver, nas suas listas de preparo, os pratos vendidos com observações, como ponto da carne, acompanhamentos e qualquer outro opcional que você quiser inserir no sistema.

Já sobre o fechamento de conta de hóspedes, a quitação das despesas do restaurante e do bar acontece no check-out juntamente com os valores da hospedagem e demais itens, como frigobar e produtos de conveniência como escova e pasta de dentes, protetor solar e lembrancinhas.

6. Sistema de hotel para experiência do hóspede

Um bom sistema hoteleiro deve contribuir para estreitar o relacionamento com o cliente do seu hotel. E o primeiro passo é permitir a segmentação dos hóspedes para possibilitar uma comunicação mais precisa do marketing.

Afinal, de que vale enviar um e-mail para um solteiro às vésperas dos Dias dos Namorados ou para um hóspede sem filhos com convite para o Dia das Crianças? Com o sistema FastHotel, por exemplo, você consegue conhecer profundamente seu cliente com o marketing segmentado.

Lembre-se também da comunicação pós-compra que é tão comum em e-commerces. A proposta é encantar o futuro hóspede com sua oferta, antes mesmo de sua hospedagem. Para isso, envie mensagens automáticas por Whatsapp ou email, como:

• confirmação da reserva;
• aviso de proximidade da estadia;
• pré-check-in online;
• dicas de passeios e restaurantes da sua cidade.

Já no pós-venda, você pode usar o sistema de hotel para a experiência do hóspede ao enviar uma pesquisa de satisfação para gerenciar a qualidade do serviço. Dessa forma, ao contrário do padrão das OTAs, você pode direcionar as perguntas para os aspectos que considera mais importantes e identificar pontos fortes e melhorias.

Ao praticar corretamente o relacionamento com o cliente por meio dos dados centralizados no sistema do hotel, o hóspede se sentirá especial e importante. O resultado é elevar a fidelidade do público e a sua taxa de ocupação.

Leia também: Como se diferenciar no mercado hoteleiro

7. Relatórios variados e em tempo real

O sistema deve ainda contar com ferramentas que apresentam relatórios em tempo real, como:

• ocupação por tipo de quarto e total;
• tarifa média por tipo de quarto e total;
• agências de turismo vendem mais;
• quanto os clientes de cada agência consomem;
• adicionais mais vendidos;
• tipos de produto mais vendidos;
• tipo de quarto que gera mais receita;
• controle do fluxo de caixa.

Esses recursos colaboram para tomar decisões e garantir a boa administração.

Outra dica é ter informações exportáveis para arquivos XLS ou PDF, pois ajudam a determinar as estratégias para obter resultados ainda melhores no próximo período.

8. Outras funcionalidades essenciais

Para aprender como escolher um sistema de hotel, você deve observar se o sistema apresenta os atributos que garantem mais produtividade e eficiência, como:

• ser fácil de usar;
• ter design intuitivo;
• oferecer atendimento de qualidade;
• permitir acesso rápido às atividades mais críticas da operação no dia;
• possibilitar a personalização de valores de tela;
• fazer backups diários;
• incluir tecnologia online e programação moderna.

Como escolher um sistema de hotel eficiente?

São muitas as possibilidades e ofertas no mercado, mas o que deve determinar o melhor PMS é a sua necessidade, disponibilidade de recursos humanos e financeiros e capacidade de utilizar todas as funcionalidades.

Para entender melhor, veja a tabela abaixo e aprenda como escolher um sistema de hotel eficiente.

Agora que você já sabe como escolher um sistema de hotel, veja os passos para uma implementação de sucesso.

Como implementar um PMS no seu hotel?

Saber como implementar um PMS corretamente é fundamental para garantir que o sistema traga os melhores resultados. Confira abaixo algumas etapas essenciais.

1. Defina suas necessidades: avalie os desafios do seu hotel e escolha um PMS que atenda às suas demandas operacionais.
2. Escolha um sistema confiável: opte por uma solução que ofereça suporte contínuo, integrações eficientes e boas avaliações do mercado.
3. Treine sua equipe: garanta que todos os colaboradores saibam utilizar o sistema para maximizar sua eficiência.
4. Implemente gradualmente: comece pelas operações mais críticas e expanda conforme necessário.
5. Acompanhe e otimize: monitore os resultados e faça ajustes para aprimorar a performance do sistema.

Com um PMS bem implementado, seu hotel ganha eficiência e competitividade. Experimente grátis o Fasthotel e descubra como nosso sistema pode transformar sua gestão!

FAQ

Como faço para identificar os módulos do sistema de hotel mais importantes para mim?

A equipe de vendas do FastHotel recebe treinamento para identificar quais módulos são mais relevantes para seu negócio no momento. Para achar a melhor solução, investigamos como é sua operação, os desafios do momento e o quanto quer investir.

Posso combinar vários módulos no sistema de gestão hoteleira FastHotel?

Sim, você pode ter todos os módulos para centralizar todos os dados das suas operações: Sistema de Gestão Hoteleira, Motor de Reservas, Gestor de Canais, Relacionamento com o Cliente, Finanças, Estoque e ainda personalizar o módulo que desejar conforme suas necessidades.

Meu foco é vender mais reservas, o que devo contratar?

Para aumentar as vendas e fidelizar os hóspedes, indicamos os módulos Sistema de Gestão Hoteleira, Motor de Reservas, Gestor de Canais e Relacionamento com o Cliente.

Como funciona o FastHotel – Acelere seus Resultados?

O FastHotel – Acelere seus Resultados é uma solução completa para seu negócio, pois inclui desde estratégia de marketing hoteleiro até envio de pesquisas de satisfação no fim da estadia.

Acelere seus Resultados é uma agência especializada em marketing digital hoteleiro e oferece vários recursos, como:

• desenvolvimento de site com DNA vendedor;
• posicionamento no Google;
• anúncios;
• redes sociais;
• e-mail marketing;
• produção de conteúdo.

Com essa combinação de serviços, é possível aumentar sua presença online, trazer mais acessos para seu site e vender mais. Com o tempo, a economia em pagamento de comissões a OTAs passa a ser mais alta que o investimento em marketing.

Saiba mais e aproveite as vantagens de ter um parceiro único do Marketing Digital ao Pós-Venda.

Posso contratar apenas o sistema de gestão hoteleira e depois optar por mais módulos?

Sim, sem problemas. A contratação inicial deve ser sempre do Sistema de Gestão Hoteleira ou do Motor de Reservas. E depois você pode acrescentar módulos. Lembramos que Finanças e Estoque são módulos que requerem o Sistema de Gestão Hoteleira.

Com o FastHotel, posso acessar minhas informações de qualquer lugar?

Sim, o FastHotel é um sistema de gestão hoteleira online e acessível por dispositivos móveis.

O custo do FastHotel varia conforme o número de usuários?

Não, o custo varia conforme a faixa de quartos (ou camas nos casos de quartos compartilhados) e a quantidade de módulos contratados.