Como escolher um bom Sistema de Gestão Hoteleira

Relacionamento com o Cliente

Um bom Sistema Hoteleiro tem que te ajudar no Relacionamento com o Cliente do seu Hotel ou Pousada. O primeiro passo é segmentar os clientes para possibilitar uma comunicação mais precisa do Marketing com eles. De que vale enviar um email para um solteiro às vésperas dos dias dos namorados? E um hóspede sem filhos ser convidado para o dia das crianças? Com o FastHotel é possível conhecer profundamente seu cliente que é a base do Marketing Segmentado.

Lembre-se também da comunicação pós-compra que é tão comum no e-commerces. O cliente que decidiu se hospedar em seu Hotel, Pousada ou Hostal deve ter se encantado com sua oferta em algum momento. O pós-compra (antes mesmo da hospedagem) é uma ótima oportunidade para você manter essa imagem com comunicações como: confirmação da reserva, aviso de proximidade da estadia, pré check-in online e dicas de passeios e restaurantes da sua cidade.

No Pós-Venda, nada como uma Pesquisa de Satisfação para você poder fazer uma Gestão da Qualidade do serviço prestado. Tendo a sua própria pesquisa de satisfação, ao contrário do padrão das OTA’s, você pode direcionar as perguntas para os aspectos que considera mais importantes e identificar seus pontos fortes e pontos a melhorar. Ao praticar corretamente o Relacionamento com o Cliente, o cliente se sentirá especial, importante. A Satisfação dos Clientes vai melhorar tanto na sua avaliação própria como nas OTA’s e redes sociais e os benefícios serão significativos.

O Programa de Hotéis e Pousadas nas atividades da recepção (front-desk)

A criação das reservas no sistema é umas das atividades mais importantes do hotel ou pousada e estabelecer as condições comerciais é o ponto de partida. Entenda com que flexibilidade o software hoteleiro permite combinar as regras de confirmação e cancelamento de uma reserva, condições de pagamento, tarifa praticada, descontos e venda de adicionais (como café da manhã, estacionamento, decoração comemorativa) em diferentes tipos de tarifa que permitam implementar estratégias comerciais específicas para conquistar os mais variados tipos de clientes que procuram sua propriedade.

A criação da reserva para um ou mais quartos deve ser simples, rápida e intuitiva, controlar a disponibilidade dos tipos de quarto nas datas desejadas, incluir a venda de adicionais (cross-selling), permitir alocação imediata ou posteriormente, aproveitar dados de hóspedes recorrentes, conceder descontos (dentro de limites de autorização controlados pelos sistemas) e registrar o pagamento realizado por uma ou mais formas de pagamento permitidas. Alguns PMS permitem integração com Motores de Reserva e Channel Manager e são indicados para hotéis com grande quantidade de quartos. E, claro que, sempre haverá um custo adicional por essa integração.

Com as reservas criadas, os recepcionistas devem ter uma visão clara dos check-outs e check-ins que ocorrerão no dia para organizarem seu trabalho com antecedência. Pela manhã, os check-outs devem ser rápidos, precisos, possibilitar a transferência de contas entre quartos e garantir que não existam saldos em haver. À tarde e à noite, os check-ins também precisam de agilidade e a funcionalidade de Fast Check-in que permite o preenchimento online pelo hóspede dos dados obrigatórios para o check-in é fundamental para esse processo.

Software para Hotéis na organização da Governança

A Governança é a área responsável por garantir que todas as áreas estejam em perfeitas condições de higiene, limpeza e funcionamento. É o Programa Hoteleiro que informa à Governança:

• quais são os quartos que serão desocupados (check-out) e, portanto, necessitarão de faxina;
• quais quartos que seguirão ocupados e necessitarão de uma arrumação;
• quais os quartos possuem manutenções agendadas; e
• quais serviços ainda estão pendentes de serem executados.

Agora, imagine o ganho de produtividade na sua equipe, se você tiver um PMS que cria automaticamente os serviços de faxina e arrumação que devem ser realizados pelas camareiras como o FastHotel. Entenda como é determinado qual tipo de atividade é criado em cada situação de quarto. É fácil perceber que essa é uma funcionalidade que realmente traz muitos benefícios de economia de tempo e garantia de disponibilização dos quartos sempre limpos e na configuração desejada pelo hóspede.

Além disso, caso identifiquem problemas nos quartos que demandem atuação da equipe de manutenção, as camareiras podem criar os serviços de manutenção simples (execução no próprio dia, sem bloqueio de venda) e com bloqueio (execução em vários dias e, por isso, com bloqueio de venda) e encaminhá-los para a equipe responsável. E, finalmente, devem lançar todos os consumos de frigobar nas contas dos hóspedes. Você conhece as principais atribuições de um camareira?

Sistema de Hotéis ou Pousadas também na Cozinha e Restaurante

Assim como a área de Governança, uma parte importante do trabalho da cozinha depende de dados provenientes do Sistema de Gestão Hoteleira.

O planejamento de compras, por exemplo, é realizado diretamente no FastHotel, no qual é possível ver a quantidade de estoque dos produtos e determinar o melhor momento para as compras futuras.

O dimensionamento das atividades do dia seguinte é determinado pela quantidade de cafés-da-manhã a preparar e quantidade de potenciais consumidores de almoço ou jantar. Um bom Programa de Hotéis será capaz de prover todas as informações relacionadas à ocupação do Hotel.

A partir desses dados, a equipe determina a quantidade dos ingredientes usados, otimizando a receita destinada e diminuindo o desperdício de alimentos –  que é um dos principais desafios da cozinha. Mas, no final, é claro que serão as mãos habilidosas dos Chefs que garantirão o preparo das deliciosas refeições.

No caso dos restaurantes, o Módulo de Comanda Eletrônica permite lançar facilmente, usando celular ou tablet, todos os itens consumidos nas contas dos clientes, sendo eles hóspedes ou não. As áreas de produção, normalmente cozinha e bar, podem ver, nas suas listas de trabalho, os pratos vendidos com observações como ponto da carne, acompanhamentos e qualquer outro opcional que você quiser. Conheça agora a Comanda e Cardápio Eletrônicos do FastHotel.

O fechamento da conta de um hóspede é muito tranquilo. A quitação das despesas do restaurante e do bar acontecerá no check-out juntamente com as despesas de hospedagem e demais itens consumidos (frigobar, itens de primeira necessidade como escova e pasta de dentes, lembrancinhas, etc..). No caso de clientes não hospedados, o recebimento do pagamento e geração da Nota Fiscal poderão ser feitos no próprio PDV (Ponto de Venda) do Restaurante e/ou do Bar.

Gestão Hoteleira: entendendo e melhorando os resultados do Hotel ou Pousada

Como já foi dito acima, o programa de gestão de hotéis tem a função de mostrar uma visão ampla e completa do Hotel ou Pousada, identificando as prioridades do dia e otimizando os recursos. É cada vez mais comum grupos empresariais serem responsáveis por mais de uma propriedade no ramo hoteleiro. Nesses casos, é fundamental que o sistema de gestão apresente, além de uma visão de cada estabelecimento, uma visão completa do grupo de forma online, tornando a gestão mais fácil e acessível.

O software de hotéis também deve garantir o controle de acesso por cargo, limitar percentuais de desconto, mostrar os motivos de cancelamentos de reservas, de descontos ou estornos de itens de conta ou pagamentos e ter o registro de todas as operações realizadas por cada usuário. Segurança e transparência são boas práticas de gestão de um hotel ou pousada. Obtenha mais informações sobre como gerir uma Pousada.

O sistema deve ainda, contar com ferramentas que apresentem relatórios em tempo real como: qual a ocupação por tipo de quarto e total, qual a tarifa média por tipo de quarto e total, quais as agências de turismo vendem mais, quanto os clientes de cada agência consomem, quais adicionais são mais vendidos, quais os tipos de produto mais vendidos, que tipo de quarto gera maior receita, meu fluxo de caixa está controlado, dentre outros, afim de possibilitar as tomadas de decisões e garantir a boa administração de uma pousada ou hotel. É importante ter informações exportáveis para arquivos xls ou pdf pois, a partir delas, será possível determinar as estratégias para obter resultados ainda melhores no próximo período. Quer mais dicas sobre como gerenciar uma Pousada?

Finalmente, se você acredita que a tecnologia evoluiu muito nos últimos anos, exija os atributos que garantem maior produtividade no uso do próprio sistema de hotéis: muito fácil de usar (aprenda em até 1 hora), design imbatível, ótimo atendimento, acesso rápido às atividades mais críticas da operação no dia, personalização de valores de tela, backups diários, tecnologia online e programação moderna.

Como escolher o Sistema de Gestão Hoteleira ideal para seu Hotel ou Pousada

Acima, são citadas as principais funcionalidades providas pelos programas de gestão de hotéis e pousadas, mas não todas. Então, como escolher o melhor programa para Hotel ou Pousadas?

São muitas as possibilidades e ofertas no mercado, mas o que deve determinar o melhor PMS é a sua necessidade, disponibilidade de recursos humanos e financeiros e sua capacidade de utilização de todas as funcionalidades adquiridas.

Para entender melhor, veja a tabela abaixo.

Dúvidas Frequentes

Pergunta: Se a tabela acima não foi suficiente para eu entender exatamente o que contratar, como faço para identificar os módulos mais importantes para mim?
Resposta: Nossa equipe de vendas é treinada para identificar quais módulos são mais relevantes para você no momento. Vamos perguntar com é sua operação, quais os desafios do momento, o quanto quer investir e indicar quais módulos serão melhores para seu Hotel, Pousada ou Hostal. Entre em contato agora mesmo clicando aqui.

P: Posso combinar vários módulos?
R: Sim, você pode ter todos os módulos: Sistema de Gestão Hoteleira + Motor de Reservas + Gestor de Canais + Relacionamento com o Cliente + Finanças + Estoque e ainda personalizar o que você quiser.

P: Meu foco é em vender mais reservas, o que devo contratar?
R: No seu caso, o indicado é Sistema de Gestão Hoteleira + Motor de Reservas + Gestor de Canais + Relacionamento com o Cliente.

P: Isso é tudo o que eu posso fazer para vender mais?
R: Não. FastHotel – Acelere seus Resultados é uma solução completa para seu negócio hoteleiro que vai da Estratégia de Marketing à Pesquisa de Satisfação.
Acelere seus Resultados é uma Agência especializada em Marketing Digital Hoteleiro: desenvolvimento de site com DNA Vendedor, posicionamento no Google, anúncios, redes sociais, email marketing, produção de conteúdo e muito mais… Com essa combinação de serviços, é possível aumentar sua presença online, trazer mais acessos para seu site e vender mais. Com o tempo, a economia em pagamento de comissões passa a ser maior que o investimento em Marketing. Saiba mais e aproveite as vantagens de ter um parceiro único do Marketing Digital ao Pós-Venda.

P: Posso contratar apenas o Sistema de Gestão Hoteleira e depois contratar outros módulos?
R: Sim, sem problemas. A contratação inicial deve ser sempre do Sistema de Gestão Hoteleira ou do Motor de Reservas. E depois, você pode acrescentar mais módulos. Lembrando que Finanças e Estoque são módulos que requerem o Sistema de Gestão Hoteleira.

P: Com o FastHotel, acessar minhas informações de qualquer lugar é possivel?
R: Sim, o FastHotel é um Sistema de Gestão Hoteleira Online. Clique e veja as vantagens de um sistema online.

P: O custo varia de acordo com o número de usuários?
R: Não, o custo varia conforme a faixa de quartos (ou camas nos casos de quartos compartilhados) e módulos contratados.