Tudo sobre PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais

Imagine automatizar as operações do hotel e evitar problemas com reservas, check-in/check-out, limpeza, vendas, gestão de receitas e precificação? Com o uso do PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais é possível!

O sistema de gestão PMS centraliza e organiza todas as operações do hotel, desde reservas até controle de limpeza e manutenção. O RMS ajuda a definir preços e estratégias para maximizar a receita. Já o motor de reservas permite ao hóspede reservar diretamente no site do hotel, sem intermediários. E o gestor de canais conecta o inventário a diversas OTAs (agências de viagem online) de forma automática, o que evita o overbooking e otimiza a ocupação.

Ótimo, não é mesmo?

Não à toa, uma pesquisa do Instituto Gartner, divulgada pelo Mundo do Marketing, apontou que cerca de 85% dos negócios de hospitalidade no Brasil pretendem investir na automação nos próximos dois a três anos.

Isso porque a automação pode otimizar em até 50% o trabalho das equipes, que podem se dedicar às atividades mais estratégicas, como atendimento personalizado e gestão.

Se quiser se beneficiar também com a automação de operações e serviços, aproveite este guia completo e aprenda o que são PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais, suas diferenças e como escolher as melhores ferramentas.

O que são PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais?

Na hotelaria moderna, o PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais são ferramentas tecnológicas que trabalham juntas para otimizar operações, aumentar receitas e melhorar a experiência do hóspede.

Enquanto o PMS centraliza a gestão diária do hotel, o RMS ajusta preços estrategicamente, o motor de reservas permite vendas diretas pelo site e o gestor de canais integra e atualiza automaticamente a disponibilidade de quartos em diversas plataformas online.

A seguir, confira como cada ferramenta funciona e por que são indispensáveis para quem deseja profissionalizar a gestão e automatizar processos no seu estabelecimento.

PMS (Property Management System ou Sistema de Gestão Hoteleira)

O PMS, ou Sistema de Gestão Hoteleira, é o “cérebro” da operação de um hotel. Isso porque concentra, em um único sistema, o controle de reservas, check-in e check-out, disponibilidade de quartos, governança (limpeza), manutenção, finanças e histórico dos hóspedes.

E, ao centralizar toda a rotina operacional, elimina planilhas desconexas, informações desencontradas e processos manuais que geram erros e problemas com os hóspedes.

Além de agilizar o dia a dia, o PMS permite acompanhar indicadores de desempenho, identificar oportunidades para reduzir custos e melhorar serviços. E também pode se integrar a outras ferramentas, como RMS, motor de reservas e gestor de canais e, assim, criar um ecossistema de gestão mais ágil e preciso.

No fim, o impacto acontece tanto na experiência do hóspede quanto no aumento da produtividade e do faturamento do hotel.

Isso porque a automação reduz o tempo de execução das atividades e os erros na recepção e na governança, melhora a gestão financeira e o controle de estoque e aumenta as reservas diretas, o que diminui custos com comissões a terceiros.

RMS (Revenue Management System)

O RMS, ou Sistema de Gestão de Receitas, atua como um “consultor digital” de precificação.

Para encontrar o preço ideal para cada UH (unidade habitacional ou unidade hoteleira), a ferramenta analisa diversos fatores para sugerir ajustes de tarifas, como:

• dados internos do hotel;
• condições do mercado;
• movimentação da concorrência;
• eventos locais.

Logo, com esse apoio, você pode vender pelo preço certo, no momento ideal e para o cliente adequado.

Diferentemente de ajustes manuais que não têm um método bem-definido nem a frequência necessária, o RMS trabalha com uma estratégia definida e opera 24 horas, o que garante que seu hotel aproveite melhor as oportunidades mesmo enquanto você dorme.

Essa estratégia aumenta a ocupação em períodos de baixa e maximiza o lucro em épocas de alta demanda. Quando integrado ao PMS, motor de reservas e ao gestor de canais, o ajuste de preços é aplicado de forma automática em todos os canais de venda.

Saiba mais: Como fazer o gerenciamento de receitas de hotel? Guia prático

Motor de reservas

O motor de reservas é a sua “central de reservas” aberta 24h por dia. Essa tecnologia se conecta ao site, aplicativo ou redes sociais do hotel, permite que o cliente veja disponibilidade, tarifas, tipos de quartos e serviços extras, e finalize a compra com poucos cliques.

O grande diferencial da ferramenta é que possibilita a independência em relação às OTAs (agências online, como Booking.com e Expedia), o que reduz o pagamento de comissões e aumenta a margem de lucro.

Além disso, integrado ao PMS, atualiza informações em tempo real e evita overbookings e erros tarifários. Portanto, oferecer esse canal direto melhora a experiência do hóspede e fortalece a marca do hotel, já que o contato é direto, sem intermediários.

No caso da FastHotel, por exemplo, o PMS e o Motor de Reservas já foram concebidos na mesma base de dados. Então, não é necessário ter integração entre essas tecnologias.

Gestor de canais (Channel Manager)

O gestor de canais é o “maestro” que mantém suas tarifas e disponibilidade sincronizadas em todas as plataformas em que você vende, como OTAs (e metabuscadores que leem dados das OTAs), GDS (Sistema Global de Distribuição) e seu próprio motor de reservas.

Porém, como dito anteriormente, no caso da FastHotel, é o próprio PMS que cuida da disponibilidade e atualização de tarifas no motor de reservas.

Quando uma reserva acontece em um canal, o sistema atualiza automaticamente a disponibilidade de quartos nos demais, o que previne o overbooking e garante consistência nas vendas.

Essa automação poupa horas de trabalho manual e reduz falhas humanas. Além disso, a ferramenta propicia ajustes simultâneos de tarifas e restrições de estadia em todos os canais, o que ajuda a gestão de receitas.

Quando conectado ao RMS, pode ocorrer a distribuição das tarifas flutuantes automaticamente, o que garante a competitividade do hotel em todos os seus canais de venda.

Quais são as diferenças entre PMS e RMS?

O PMS é o sistema que organiza e automatiza a operação diária do hotel e centraliza informações de reservas, check-in e check-out, gestão de quartos, limpeza, manutenção, gerenciamento financeiro, gestão de restaurante, controle de estoque, relatórios e muito mais.

Portanto, atua como um “painel de controle completo” que garante eficiência operacional, reduz erros e melhora a experiência do hóspede com serviços ágeis e precisos.

Já o RMS tem outro foco, a estratégia de receitas e precificação. Afinal, analisa dados internos do hotel, histórico de ocupação, sazonalidade, eventos locais, concorrência e tendências de mercado para ajustar tarifas de forma dinâmica.

Assim, essa ferramenta ajuda a maximizar a ocupação nos períodos de baixa e a rentabilidade nos momentos de alta temporada. E sempre com base em inteligência de dados para escolher o preço ideal com foco na margem de lucro do hotel e na aceitação dos valores pelo público.

Embora diferentes, PMS e RMS funcionam melhor quando integrados: o PMS fornece dados operacionais em tempo real, enquanto o RMS transforma essas informações em decisões estratégicas de preços, o que impulsiona a lucratividade e a competitividade.

Quais são as diferenças entre motor de reservas e gestor de canais?

Assim como o PMS e RMS, o motor de reservas e gestor de canais são sistemas complementares, mas com funções bem distintas. Enquanto o motor possibilita vendas diretas pelo site, aplicativo e redes sociais, o gestor de canais ajuda a gerenciar vários canais de venda forma simultânea.

Para entender melhor, veja abaixo as principais diferenças entre o motor de reservas e o gestor de canais.

Motor de reservas

• Função principal: permite que hóspedes façam reservas diretamente no site, no aplicativo ou pelas redes sociais do hotel;
• Objetivo: aumentar as vendas diretas e reduzir a dependência das OTAs para evitar comissões e elevar o lucro;
• Operação: o cliente consulta a disponibilidade e as tarifas, escolhe datas e conclui a reserva de forma rápida e segura;
• Integração: normalmente se conecta ao gestor de canais, mas a FastHotel tem um diferencial estratégico que é conectá-lo diretamente ao PMS;
• Controle: o hotel tem domínio total sobre o processo de venda direta e oferece uma melhor experiência ao cliente.

Gestor de Canais (Channel Manager)

• Função principal: sincronizar automaticamente disponibilidade e tarifas em múltiplos canais online simultaneamente;
• Objetivo: evitar overbooking e conflitos e atualizar as informações de disponibilidade de quartos em vários canais de venda sempre que ocorre a venda de reserva nas OTAs, a venda de uma reserva direta ou um bloqueio de quarto diretamente no PMS;
• Operação: centraliza a gestão das tarifas e restrições de reservas provenientes de todos os canais em um único painel;
• Estratégia: amplia a visibilidade do hotel, o que facilita a venda pelas OTAs;
• Controle: automatiza a atualização dos canais e reduz a probabilidade de erros.

Portanto, o motor de reservas é ideal para aumentar vendas diretas e fortalecer o vínculo com o cliente no canal próprio do hotel, enquanto o Channel Manager é essencial para quem atua em múltiplos canais online, pois garante sincronização e controle eficiente tarifas e restrições de venda.

Leia também: Estratégia de venda direta em hotéis: 7 opções para lucrar mais

Como o PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais se relacionam?

O PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais se relacionam por meio de integrações, como se fossem engrenagens de uma mesma máquina.

Tudo começa com o PMS, o centro de operações, sistema em que ficam todas as informações essenciais, como reservas, disponibilidade, dados dos hóspedes, governança e finanças.

Esses dados alimentam o RMS, que analisa demanda, concorrência e sazonalidade para definir tarifas ideais e maximizar a receita.

E quando o RMS ajusta um preço, a atualização acontece no PMS, que a envia automaticamente ao gestor de canais.

Dessa forma, no caso de FastHotel, o PMS garante que o site do hotel e outros canais de venda de reservas diretas exibam informações atualizadas sempre; enquanto o gestor sincroniza os novos dados com OTAs, metabuscadores e GDSs.

Essa comunicação constante entre as ferramentas permite que o hotel mantenha preços competitivos, aumente a ocupação e economize tempo da equipe.

Quais são os benefícios de implementar ferramentas de gestão para hotel?

Os benefícios de implementar ferramentas de gestão para hotel vão além da automação. A integração entre PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais cria um fluxo único de informações, em que operações, preços, inventário e reservas se conectam de forma inteligente.

Portanto, ajuda a reduzir erros, acelerar processos e potencializar os resultados financeiros, ao mesmo tempo que melhora a experiência do hóspede.

Confira as principais vantagens dessa integração:

• dados unificados: todas as áreas operam a partir da mesma base, o que evita retrabalho;
• otimização de receita: tarifas ajustadas dinamicamente em todos os canais promovem o aumento da receita;
• eficiência operacional: menos processos manuais e mais agilidade na gestão;
• experiência aprimorada do hóspede: reservas precisas, tarifas competitivas e atendimento ágil e personalizado;
• decisões mais estratégicas: relatórios em tempo real para ajustes comerciais e financeiros;
• redução de custos e erros: menos risco de overbooking, falhas de precificação ou duplicidade de dados;
• mais competitividade: devido à otimização da ocupação e do faturamento com uso da precificação inteligente.

Com a integração correta, cada sistema desempenha seu papel, mas todos atuam juntos para tornar o hotel mais eficiente, lucrativo e competitivo no mercado.

Se quiser saber mais, leia o nosso artigo: 7 vantagens de um PMS para gerenciar a operação do seu hotel

Como escolher ferramentas de gestão para hotelaria?

Para garantir eficiência operacional, integração entre setores e aumento de receita, o primeiro passo é escolher a ferramenta certa. Ou seja, aquela que realmente atenda às necessidades da sua operação.

E seguir um método para optar pelo sistema ideal evita investimentos em soluções que não se adaptam à realidade do seu hotel. Por isso, separamos as principais etapas para não errar na sua decisão.

Confira como escolher ferramentas de gestão para hotelaria com os passos abaixo.

1. Mapeie suas necessidades: liste as áreas que precisam de mais suporte e considere o porte e a complexidade da sua operação;
2. Priorize sistemas integrados: certifique-se de que o PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais conversem entre si;
3. Verifique a usabilidade e o suporte: prefira softwares intuitivos, modulares e com atendimento técnico ágil e em português;
4. Avalie funcionalidades essenciais: confira se o sistema cobre desde check-in/out até relatórios e precificação dinâmica;
5. Opte por tecnologia em nuvem: para garantir mobilidade, atualizações automáticas e acesso remoto seguro;
6. Consulte as integrações externas: a compatibilidade com OTAs, gateways de pagamento e outros sistemas é essencial para uma boa gestão;
7. Analise custo-benefício: compare preços, funcionalidades e retorno esperado;
8. Busque referências: leia avaliações de outros hoteleiros e teste a plataforma antes de contratar.

PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais do FastHotel

O FastHotel é uma solução completa e modular de gestão hoteleira, ideal para hotéis e pousadas que buscam tecnologia integrada sem abrir mão da flexibilidade.

Esse sistema PMS centraliza toda a operação, de reservas e check-in/check-out à governança, manutenção, controle financeiro e estoque, com painéis superinterativos, mapa de reservas ágil, check-in online e atalhos ultrarrápidos para facilitar o dia a dia da recepção.

No motor de reservas, transforma o site, redes sociais e WhatsApp em canais de venda diretos, com FastPIX, apresentação otimizada das acomodações, tarifas flexíveis e possibilidade de oferecer pacotes e experiências personalizadas.

Sua integração com gestores de canais, como Omnibees, HSystem e Bukly, permite alcançar até 700 OTAs, atualizar tarifas e disponibilidade automaticamente, evitar o overbooking e maximizar a sua ocupação. Além disso, incorpora estratégias de RMS e aplica tarifas dinâmicas para aumentar a rentabilidade.

Ou seja, em uma única plataforma, você encontra o PMS, RMS, motor de reservas e gestor de canais prontos para facilitar o seu crescimento.

Experimente grátis e descubra como esse sistema pode elevar seu hotel ou pousada a outro patamar!