Fluxo de Caixa: a importância de acompanhar o contas a receber

É unânime entre os gestores: diante de uma concorrência cada vez mais acirrada no setor hoteleiro e de um cenário econômico instável, o Hotel ou Pousada que investe na organização e no controle financeiro de suas contas sempre sai na frente dos concorrentes. Um fluxo de caixa bem feito vai muito além do controle do dinheiro que entra e do que sai. O fluxo de caixa permite um raio X da saúde do caixa de seu estabelecimento, além de permitir uma administração mais eficaz – já que possibilita uma melhor avaliação do cenário financeiro para a tomada de decisões sobre os rumos do negócio.

É fácil imaginar que um Hotel ou Pousada possui uma infinidade de valores a receber, para uma infinidade de datas de recebimento – já que a maioria desses itens não cai de imediato na conta do estabelecimento. E para não perder o controle, só há uma solução: controle próximo e disciplinado. Com tantas variáveis, quem não gerencia prazos, não prioriza as atividades, não estabelece os critérios de controle e não coloca a mão na massa diariamente, vai aprender da pior forma que valor faturado não é valor recebido.

Dentre os controles existentes para um fluxo de caixa bem feito estão:

Contas a receber

E engana-se o gestor que pensa que este é um controle fácil de ser feito. Não são poucas as contas a receber em negócios de hotelaria. Elas referem-se aos valores das diárias e demais despesas dos hóspedes e que ainda não foram pagas por eles.

Os exemplos mais comuns são:

• valores de diárias em reservas não-confirmadas
• valores de diárias em reservas confirmadas com pagamento inicial parcial
• valores dos consumos dos hóspedes durante a estadia

Em outras palavras, se existe uma conta e o hóspede ainda não pagou integralmente, então existe uma “conta a receber”. O hoteleiro deve ter a previsão desses valores, mas sabendo que ainda não há garantia de que serão recebidos.

Quando o contratante é uma pessoa jurídica, em geral, há uma etapa que é a consolidação das despesas da empresa e geração de uma fatura (com explicação detalhada das despesas dos funcionários da empresa). Para a cobrança desta conta a receber, a fatura normalmente é enviada à empresa acompanhada da Nota Fiscal de prestação de serviço e boleto de cobrança.

Recebimento (Prazo de Compensação)

Mesmo após o pagamento realizado pelos hóspedes ou empresas, ainda há um período em que os valores ainda não estão disponíveis. Isso ocorre devido ao fato que algumas formas de pagamento possuem um prazo entre a realização do pagamento e o recebimento do valor.

Em geral, temos os seguintes prazos por forma de pagamento:

• dinheiro: imediato
• transferência entre contas do mesmo banco: imediato
• transferência via pix: imediato
• transferência via ted: imediato
• transferência via doc: em geral, 1 dia útil
• cartão de débito: em geral, 1 dia útil
• boleto: de 1 a 2 dias úteis
• cheque (cada vez mais raro): de 1 a 3 dias úteis (a partir do depósito do cheque no banco). No caso dos pré-datados, o depósito só é realizado após a data indicada pelo emissor de forma manuscrita no próprio cheque após texto “bom para”
• cartão de crédito: em geral, 30 dias, mas pode haver antecipação de recebível com pagamento de juros

Em outras palavras, se existe um pagamento e o valor ainda não está disponível na sua conta, então existe um processo de compensação a ser realizado. O hoteleiro deve ter a previsão desses valores com as datas estimadas de efetivação. Ainda há um pequeno risco de que esses valores não sejam recebidos, mas é um risco muito menor que o anterior.

Entrada Real (Crédito em Conta)

Após a realização do processo de compensação, os valores passam a estar disponíveis na conta do Hotel ou Pousada. Neste momento, os valores aparecem no caixa físico (em dinheiro) ou no extrato bancário.

Em outras palavras, o dinheiro está no caixa da empresa! Disponível para pagamento de contas. Como sempre, ainda há um pequeníssimo risco de que parte desses valores devam ser devolvidos por razão de chargeback de cartão de crédito por exemplo. Mas é um risco ínfimo se foram tomados todos os cuidados necessários no momento do pagamento.

Não sabe por onde começar?

Há quem ainda use o caderninho de anotações ou planilhas eletrônicas de excel, mas o melhor caminho para o hoteleiro que quer organizar seu contas a receber de maneira mais prática e rápida é contratar um programa de hotel para gestão hoteleira completa como o FastHotel. O software permite mais controle e segurança na gestão financeira de Hotéis e Pousadas já que disponibiliza a você:

• acompanhamento das contas a receber devido a reservas não-confirmadas, valores em reservas confirmadas com pagamento inicial parcial e consumos dos hóspedes durante a estadia
• criação de faturas detalhadas para cobranças de empresas conveniadas
• gestão do caixa físico
• conciliação bancária
• extrato de caixa e banco e, claro,
• fluxo de caixa

Assim, é possível controlar e visualizar de maneira clara e objetiva toda a evolução do caixa do Hotel e auxiliar no controle dos recebimentos. É garantia de mais controle e também de mais produtividade, já que a plataforma é otimizada para agilizar boa parte do trabalho.

O uso deste tipo de ferramenta é, ainda, uma alternativa mais precisa afinal, qualquer erro na previsão de prazos dos recebimentos, reflete na falta de recursos para pagar as contas que estão por vir.

Conduzir um negócio com excelência passa, necessariamente, pelo acompanhamento do fluxo de caixa. E, se esse processo fica meio de lado no seu negócio ou se mistura a outras atividades, é hora de repensar a estratégia. O FastHotel vai te ajudar a controlar o contas a receber e contas a pagar (saiba mais aqui). É dele que o seu estabelecimento depende para prosperar.