É unânime entre os gestores: diante de uma concorrência cada vez mais acirrada no setor hoteleiro e de um cenário econômico instável, o Hotel ou Pousada que investe na organização e no controle financeiro de suas contas sempre sai na frente dos concorrentes. Um fluxo de caixa bem feito vai muito além do controle do dinheiro que entra e do que sai. O fluxo de caixa permite um raio X da saúde do caixa de seu estabelecimento, além de permitir uma administração mais eficaz – já que possibilita uma melhor avaliação do cenário financeiro para a tomada de decisões sobre os rumos do negócio.

É fácil imaginar que um Hotel ou Pousada possui uma infinidade de valores a receber, para uma infinidade de datas de recebimento – já que a maioria desses itens não cai de imediato na conta do estabelecimento. E para não perder o controle, só há uma solução: controle próximo e disciplinado. Com tantas variáveis, quem não gerencia prazos, não prioriza as atividades, não estabelece os critérios de controle e não coloca a mão na massa diariamente, vai aprender da pior forma que valor faturado não é valor recebido.

Dentre os controles existentes para um fluxo de caixa bem feito estão:

Contas a receber

E engana-se o gestor que pensa que este é um controle fácil de ser feito. Não são poucas as contas a receber em negócios de hotelaria. Elas referem-se aos valores das diárias e demais despesas dos hóspedes e que ainda não foram pagas por eles.

Os exemplos mais comuns são:

• valores de diárias em reservas não-confirmadas
• valores de diárias em reservas confirmadas com pagamento inicial parcial
• valores dos consumos dos hóspedes durante a estadia

Em outras palavras, se existe uma conta e o hóspede ainda não pagou integralmente, então existe uma “conta a receber”. O hoteleiro deve ter a previsão desses valores, mas sabendo que ainda não há garantia de que serão recebidos.

Quando o contratante é uma pessoa jurídica, em geral, há uma etapa que é a consolidação das despesas da empresa e geração de uma fatura (com explicação detalhada das despesas dos funcionários da empresa). Para a cobrança desta conta a receber, a fatura normalmente é enviada à empresa acompanhada da Nota Fiscal de prestação de serviço e boleto de cobrança.

Recebimento (Prazo de Compensação)

Mesmo após o pagamento realizado pelos hóspedes ou empresas, ainda há um período em que os valores ainda não estão disponíveis. Isso ocorre devido ao fato que algumas formas de pagamento possuem um prazo entre a realização do pagamento e o recebimento do valor.

Em geral, temos os seguintes prazos por forma de pagamento:

• dinheiro: imediato
• transferência entre contas do mesmo banco: imediato
• transferência via pix: imediato
• transferência via ted: imediato
• transferência via doc: em geral, 1 dia útil
• cartão de débito: em geral, 1 dia útil
• boleto: de 1 a 2 dias úteis
• cheque (cada vez mais raro): de 1 a 3 dias úteis (a partir do depósito do cheque no banco). No caso dos pré-datados, o depósito só é realizado após a data indicada pelo emissor de forma manuscrita no próprio cheque após texto “bom para”
• cartão de crédito: em geral, 30 dias, mas pode haver antecipação de recebível com pagamento de juros

Em outras palavras, se existe um pagamento e o valor ainda não está disponível na sua conta, então existe um processo de compensação a ser realizado. O hoteleiro deve ter a previsão desses valores com as datas estimadas de efetivação. Ainda há um pequeno risco de que esses valores não sejam recebidos, mas é um risco muito menor que o anterior.

Entrada Real (Crédito em Conta)

Após a realização do processo de compensação, os valores passam a estar disponíveis na conta do Hotel ou Pousada. Neste momento, os valores aparecem no caixa físico (em dinheiro) ou no extrato bancário.

Em outras palavras, o dinheiro está no caixa da empresa! Disponível para pagamento de contas. Como sempre, ainda há um pequeníssimo risco de que parte desses valores devam ser devolvidos por razão de chargeback de cartão de crédito por exemplo. Mas é um risco ínfimo se foram tomados todos os cuidados necessários no momento do pagamento.

Não sabe por onde começar?

Há quem ainda use o caderninho de anotações ou planilhas eletrônicas de excel, mas o melhor caminho para o hoteleiro que quer organizar seu contas a receber de maneira mais prática e rápida é contratar um programa de hotel para gestão hoteleira completa como o FastHotel. O software permite mais controle e segurança na gestão financeira de Hotéis e Pousadas já que disponibiliza a você:

• acompanhamento das contas a receber devido a reservas não-confirmadas, valores em reservas confirmadas com pagamento inicial parcial e consumos dos hóspedes durante a estadia
• criação de faturas detalhadas para cobranças de empresas conveniadas
• gestão do caixa físico
• conciliação bancária
• extrato de caixa e banco e, claro,
• fluxo de caixa

Assim, é possível controlar e visualizar de maneira clara e objetiva toda a evolução do caixa do Hotel e auxiliar no controle dos recebimentos. É garantia de mais controle e também de mais produtividade, já que a plataforma é otimizada para agilizar boa parte do trabalho.

O uso deste tipo de ferramenta é, ainda, uma alternativa mais precisa afinal, qualquer erro na previsão de prazos dos recebimentos, reflete na falta de recursos para pagar as contas que estão por vir.

Conduzir um negócio com excelência passa, necessariamente, pelo acompanhamento do fluxo de caixa. E, se esse processo fica meio de lado no seu negócio ou se mistura a outras atividades, é hora de repensar a estratégia. O FastHotel vai te ajudar a controlar o contas a receber e contas a pagar (saiba mais aqui). É dele que o seu estabelecimento depende para prosperar.

O controle que evita multas por atraso e desequilíbrio no caixa do negócio

É impossível ter um negócio financeiramente saudável sem uma boa gestão financeira. E esse processo passa, necessariamente, pelo controle do fluxo de caixa – uma ferramenta de negócio que projeta, em detalhes, todos os valores que irão entrar ou sair (ou já entraram e saíram) da empresa, gerando uma previsão do saldo das contas bancárias e dinheiro disponível em caixa ao longo do tempo. Em outras palavras, ele indica qual será o saldo em caixa no final do mês atual ou qualquer outro do período pré-estabelecido pelo próprio gestor.

Só com esse acompanhamento completo e bem planejado é possível prever movimentações futuras e se preparar para o período de baixa temporada turística, para gastos que não estavam programados e para novos investimentos no Hotel. É por isso que, o empreendedor do ramo hoteleiro que domina o fluxo de caixa do seu estabelecimento, sai na frente da concorrência.

Conta a Pagar

Comece a utilizar a ferramenta de acompanhamento do contas a pagar do FastHotel para organizar seus pagamentos. Você pode programar contas a pagar por até 12 meses.

Ou seja, hoje mesmo você pode programar suas despesas mensais com água, luz, gás, contabilidade, impostos, salários, etc… por até 12 meses. Ao receber o boleto de cobrança, você apenas corrige o valor do próximo vencimento para tornar o Fluxo de Caixa mais preciso.

Compras de insumos, por exemplo, são registradas em pedidos de compras e os pagamentos devidos são registrados conforme o parcelamento informado no pedido de compras. Saiba mais sobre o módulo de compras aqui.

São tantos gastos dentro de um Hotel ou Pousada que o acompanhamento dos valores, datas de vencimento e status torna-se fundamental. E, quando não há um controle, os riscos de desequilibrar o caixa são grandes – seja porque não há valor disponível no dia do vencimento ou por conta dos altos juros e multas por atraso de pagamento.

Pagamento

Representa o ato de pagar, mas não necessária a baixa dos valores no caixa físico ou na conta bancária.

Em geral, a maioria das formas de pagamento debitam os valores no momento do pagamento. A exceção mais comum é o pagamento com cartão de crédito do Hotel ou da Pousada que gerará uma saída real dos valores no dia do pagamento da fatura (e em meses consecutivos no caso das compras parceladas).

Saída Real (Débito na conta)

Após os pagamentos de boletos, eventuais transferências e pagamento da fatura da cartão, é realizado o débito na conta do Hotel ou Pousada. Neste momento, os valores saem do caixa físico (em dinheiro) ou a baixa aparece no extrato bancário.

Para facilitar todo esse processo, esqueça também o caderninho e as planilhas de excel. Já existem diversos softwares de hotelaria, como o FastHotel, que oferecem muito mais controle e segurança para a gestão financeira de Hotéis e Pousadas. Afinal, qualquer número a mais ou a menos pode causar estragos no planejamento. O FastHotel permite uma visão completa das receitas e despesas e um acompanhamento detalhado das contas a pagar – além de oferecer funcionalidades de gestão do caixa físico, conciliação bancária, visão classificada de Receitas e Despesas e Fluxo de Caixa.

Uma dica importante para quem quer manter um Fluxo de Caixa ordenado é nunca misturar os gastos da empresa com gastos pessoais. O erro, embora comum, principalmente em estabelecimentos menores, é o primeiro passo para perder o controle financeiro do negócio.

Por fim, tenha em mente que o contas a pagar é um processo dinâmico e devem ser mantido em dia, o tempo todo. Portanto, nunca deixe de alimentar os controles financeiros sob pena de esquecer algum registro importante que representará uma quebra no fim do mês. Mantenha os dados sempre atualizados e garanta um negócio saudável.

Com as informações de contas a pagar em mãos, somado ao valor de contas a receber (leia mais sobre esse tema aqui), é possível ter uma visão macro das finanças, analisar com mais clareza o fluxo de caixa e corrigir o planejamento financeiro. Informações que ajudam na tomada de decisão tanto no período de dificuldade, quanto na bonança.