Fluxo de Caixa: a importância de acompanhar o contas a pagar

O controle que evita multas por atraso e desequilíbrio no caixa do negócio

É impossível ter um negócio financeiramente saudável sem uma boa gestão financeira. E esse processo passa, necessariamente, pelo controle do fluxo de caixa – uma ferramenta de negócio que projeta, em detalhes, todos os valores que irão entrar ou sair (ou já entraram e saíram) da empresa, gerando uma previsão do saldo das contas bancárias e dinheiro disponível em caixa ao longo do tempo. Em outras palavras, ele indica qual será o saldo em caixa no final do mês atual ou qualquer outro do período pré-estabelecido pelo próprio gestor.

Só com esse acompanhamento completo e bem planejado é possível prever movimentações futuras e se preparar para o período de baixa temporada turística, para gastos que não estavam programados e para novos investimentos no Hotel. É por isso que, o empreendedor do ramo hoteleiro que domina o fluxo de caixa do seu estabelecimento, sai na frente da concorrência.

Conta a Pagar

Comece a utilizar a ferramenta de acompanhamento do contas a pagar do FastHotel para organizar seus pagamentos. Você pode programar contas a pagar por até 12 meses.

Ou seja, hoje mesmo você pode programar suas despesas mensais com água, luz, gás, contabilidade, impostos, salários, etc… por até 12 meses. Ao receber o boleto de cobrança, você apenas corrige o valor do próximo vencimento para tornar o Fluxo de Caixa mais preciso.

Compras de insumos, por exemplo, são registradas em pedidos de compras e os pagamentos devidos são registrados conforme o parcelamento informado no pedido de compras. Saiba mais sobre o módulo de compras aqui.

São tantos gastos dentro de um Hotel ou Pousada que o acompanhamento dos valores, datas de vencimento e status torna-se fundamental. E, quando não há um controle, os riscos de desequilibrar o caixa são grandes – seja porque não há valor disponível no dia do vencimento ou por conta dos altos juros e multas por atraso de pagamento.

Pagamento

Representa o ato de pagar, mas não necessária a baixa dos valores no caixa físico ou na conta bancária.

Em geral, a maioria das formas de pagamento debitam os valores no momento do pagamento. A exceção mais comum é o pagamento com cartão de crédito do Hotel ou da Pousada que gerará uma saída real dos valores no dia do pagamento da fatura (e em meses consecutivos no caso das compras parceladas).

Saída Real (Débito na conta)

Após os pagamentos de boletos, eventuais transferências e pagamento da fatura da cartão, é realizado o débito na conta do Hotel ou Pousada. Neste momento, os valores saem do caixa físico (em dinheiro) ou a baixa aparece no extrato bancário.

Para facilitar todo esse processo, esqueça também o caderninho e as planilhas de excel. Já existem diversos softwares de hotelaria, como o FastHotel, que oferecem muito mais controle e segurança para a gestão financeira de Hotéis e Pousadas. Afinal, qualquer número a mais ou a menos pode causar estragos no planejamento. O FastHotel permite uma visão completa das receitas e despesas e um acompanhamento detalhado das contas a pagar – além de oferecer funcionalidades de gestão do caixa físico, conciliação bancária, visão classificada de Receitas e Despesas e Fluxo de Caixa.

Uma dica importante para quem quer manter um Fluxo de Caixa ordenado é nunca misturar os gastos da empresa com gastos pessoais. O erro, embora comum, principalmente em estabelecimentos menores, é o primeiro passo para perder o controle financeiro do negócio.

Por fim, tenha em mente que o contas a pagar é um processo dinâmico e devem ser mantido em dia, o tempo todo. Portanto, nunca deixe de alimentar os controles financeiros sob pena de esquecer algum registro importante que representará uma quebra no fim do mês. Mantenha os dados sempre atualizados e garanta um negócio saudável.

Com as informações de contas a pagar em mãos, somado ao valor de contas a receber (leia mais sobre esse tema aqui), é possível ter uma visão macro das finanças, analisar com mais clareza o fluxo de caixa e corrigir o planejamento financeiro. Informações que ajudam na tomada de decisão tanto no período de dificuldade, quanto na bonança.