6 desafios da gestão hoteleira (e como superá-los na prática)
Aumentar a renda é um dos maiores desafios da gestão hoteleira atualmente, segundo dados do Hotel Operations. Além de enfrentar custos operacionais elevados, gestores precisam lidar com pressões financeiras constantes.
Ainda assim, a atuação na gestão vai além do controle de finanças. Entender o que é gestão hoteleira e o que um gestor hoteleiro precisa fazer é essencial para alcançar bons resultados em um mercado cada vez mais competitivo.
A função é responsável por gerenciar a operação completa, desde a experiência do hóspede até a supervisão das equipes, com foco em manter consistência e qualidade em todas as áreas do hotel.
Quer entender os maiores desafios e descobrir como melhorar a gestão do seu hotel ou pousada? Então, continue a leitura até o final para aplicar estratégias que aumentam a eficiência, reduzem custos e elevam a satisfação.
O que é gestão hoteleira?
Gestão hoteleira é a gestão de todas as atividades que garantem o funcionamento eficiente de um hotel ou pousada. O hoteleiro é responsável por essa administração atua em diversas áreas da operação, incluindo atendimento, governança, manutenção, finanças e, em muitas propriedades, marketing e área comercial.
Entre as funções mais específicas da gestão, destacam-se:
- gerenciar o sistema de reservas online e offline para verificar disponibilidade e evitar overbooking;
- organizar a limpeza diária de quartos, áreas comuns e infraestrutura, com atenção à qualidade e cumprimento de cronogramas;
- treinar e supervisionar a equipe de recepção, atendimento telefônico e concierge, a fim de oferecer um serviço eficiente e cortês;
- controlar o orçamento de despesas operacionais, realizar conciliações de caixa e analisar relatórios financeiros para otimizar lucros.
- criar campanhas de marketing digital, administrar redes sociais e parcerias para aumentar a taxa de ocupação;
- avaliar feedbacks de hóspedes e implementar melhorias para aprimorar a experiência e aumentar a fidelização.
Entender o que é gestão hoteleira abre espaço para uma pergunta ainda mais importante: por que faz tanta diferença no sucesso de um hotel? Veja só!
Qual é a importância da gestão hoteleira?
A gestão hoteleira impacta diretamente a percepção dos clientes. Afinal, um hóspede repara na qualidade da operação em cada detalhe: no check-in rápido, no café servido no horário, no quarto limpo, na simpatia da equipe e até na solução ágil de um problema.
A importância da gestão hoteleira também está nos resultados para o negócio. Quando bem estruturada, aumenta a taxa de ocupação, melhora o aproveitamento dos recursos e assegura maior controle financeiro.
Mesmo sabendo da sua relevância, quem atua nesse setor precisa lidar com barreiras que dificultam o dia a dia e podem comprometer os resultados.
6 desafios da gestão hoteleira
A gestão hoteleira enfrenta uma série de desafios que pressionam a operação e limitam os resultados. A seguir, confira obstáculos que precisam de atenção para melhorar o desempenho do hotel.
Aumentar a receita
Como vimos, manter o negócio financeiramente saudável é um dos principais desafios da gestão hoteleira. Muitos empreendimentos operam com margens apertadas e alta dependência de intermediários, como as OTAs.
Aumentar a receita, portanto, exige ações estratégicas para vender e explorar melhor cada oportunidade.
Estratégias inteligentes para aumentar a receita incluem:
- aplicar tarifas flutuantes com base em dados precisos. Utilize sistemas que ajustem as diárias conforme fatores como taxa de ocupação, comportamentos de reserva, concorrência e antecedência do check‑in;
- explorar oportunidades de upsell e cross-sell. Pense em ofertas complementares, como upgrade de quarto, early check-in, late check-out, experiências gastronômicas, traslados ou serviços personalizados;
- analisar o custo de aquisição por canal de vendas. Calcule as comissões e quais plataformas realmente entregam valor e considere um motor de reservas para reduzir gastos e controlar a precificação.
Fortalecer o marketing
Muitos hotéis divulgam o mesmo conteúdo para todos os públicos, o que reduz a chance de conversão. Se o seu hotel recebe principalmente hóspedes corporativos, por exemplo, uma campanha direcionada apenas para quem viaja a trabalho tende a ter mais impacto.
Algumas boas práticas para lidar com esse desafio na gestão hoteleira são:
- segmentar o público com base em dados reais. Use histórico de reservas, comportamento de navegação e sazonalidade para criar campanhas específicas para famílias, casais, viajantes a negócios ou grupos;
- usar canais diretos com mensagens personalizadas. WhatsApp e e-mail marketing permitem uma comunicação mais próxima, com ofertas adequadas ao público-alvo;
- medir o desempenho de cada ação. Avalie taxas de abertura, cliques, reservas geradas e custo por aquisição. Use esses dados para ajustar as campanhas e investir apenas no que traz resultado de fato.
Profissionalizar a área comercial
A gestão comercial pode ser um ponto fraco em muitos empreendimentos. Sem metas ou abordagem ativa, o hotel depende demais de terceiros para vender. Profissionalizar a área comercial significa assumir o controle das vendas, treinar a equipe e estruturar uma operação que gere receita de forma previsível.
Para superar esse obstáculo, a gestão deve:
- capacitar a equipe para vender com segurança. O time de vendas diretas, principalmente pelo whatsapp, precisa saber abordar, ouvir, argumentar e fechar reservas. Vender exige atitude ativa e domínio das objeções do potencial cliente;
- criar um método de vendas objetivo. Defina etapas, scripts, gatilhos e ações práticas para cada fase do contato com o público-alvo, a fim de padronizar a experiência e aumentar a conversão;
- comissionar vendas de forma estratégica. Estabeleça metas realistas e remuneração variável atrelada a resultados para estimular o foco comercial e valorizar o desempenho da equipe.
Integrar as operações do hotel
Outro grande desafio da gestão hoteleira é o funcionamento integrado das áreas. Imagine que, quando um hóspede chega, seu quarto ainda não esteja pronto porque a recepção não avisou a governança com antecedência.
Situações como essa mostram como a falta de integração entre setores compromete a experiência e a reputação da operação.
Diante desse cenário, o hoteleiro precisa:
- garantir a troca de informações entre setores em tempo real. Estabeleça canais rápidos e objetivos para que as equipes comuniquem problemas, demandas ou atualizações sem ruído ou atraso;
- padronizar fluxos operacionais. Crie rotinas compartilhadas entre áreas (ex: liberação de quartos, relatórios de manutenção, pedidos internos), com responsáveis e prazos definidos;
- alinhar objetivos entre os times. Promova reuniões rápidas e frequentes para ajustar prioridades e se certificar de que todos os setores trabalhem com o mesmo foco: atender bem e manter a operação fluida.
Adotar e usar tecnologias
Alguns hotéis usam um sistema para reservas, outro para restaurante e um terceiro para relatórios financeiros. Nenhum se conecta aos demais, o que gera retrabalho e falhas na comunicação. A tecnologia deve facilitar a rotina, e não complicar.
Não é à toa que, segundo uma pesquisa do Hotel Property Management System Guide, 80% dos executivos da área afirmam que o sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) é a tecnologia mais importante para o setor.
Confira soluções práticas para esse desafio na gestão hoteleira:
- integrar os sistemas da operação. Conecte PMS, motor de reservas, canais de venda, comunicação interna e relatórios financeiros para reduzir erros manuais e agilizar a rotina;
- capacitar a equipe para usar as ferramentas corretamente. Treine todos os envolvidos para aproveitar os recursos disponíveis. Softwares mal utilizados geram retrabalho e desperdício de tempo;
- avaliar constantemente o retorno de cada ferramenta. Revise contratos, funcionalidades e resultados. Elimine soluções redundantes e priorize ferramentas que contribuem para a performance do hotel.
Como melhorar a gestão hoteleira?
Se você quer entender como melhorar a gestão hoteleira, precisa se atentar a alguns aspectos essenciais. Entre os principais estão a definição de estratégias de tarifas e vendas, a segmentação dos potenciais clientes, a estruturação da área comercial, a integração dos setores operacionais e a adoção de softwares de gestão hoteleira.
Porém, cada hotel tem sua própria realidade: localização, público-alvo, estrutura, equipe, nível de tecnologia e maturidade operacional.
Então, mais do que aplicar fórmulas prontas, analise com atenção as dificuldades específicas do seu empreendimento. Identifique os gargalos, as áreas que geram mais retrabalho, os pontos de perda de receita e o modo como sua equipe atua no dia a dia.
No fim das contas, escolher um excelente sistema de gestão hoteleira pode fazer toda a diferença.
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- mapa de reservas interativo que tem check-in e check-out com poucos cliques e permite fazer remarcações arrastando o mouse;
- integração com gestores de canais, como Omnibees, HSystem e Bukly, para administrar OTAs de forma simples;
- módulos completos de governança, financeiro, estoque, restaurante, marketing digital e BI;
- relacionamento automatizado com hóspedes via WhatsApp direto do FastHotel, desde o check-in online até a pesquisa de satisfação.
Hotéis e pousadas que adotaram o FastHotel já alcançaram até 40% de aumento na receita e redução de 50% no tempo gasto em tarefas operacionais.
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