Informatização das operações do Hotel

Cada vez mais, fica para trás o controle das operações de Hotéis e Pousadas em papéis ou simples planilhas do Excel. A informatização das operações por meio de softwares de gestão hoteleira, cada vez mais tem impactado a relação dos hotéis com seus hóspedes. Por isso, é um diferencial que deve ser explorado pelo hoteleiro atento a eficiência, segurança e agilidade no atendimento.

A informatização das operações, além de melhorar a experiência dos hóspedes, aumenta a produtividade dos funcionários, reduz erros, otimiza processos e economiza recursos. Se assunto ainda é um tabu para você, continue lendo esse artigo!

CORONA VÍRUS: Quando iniciará e quanto tempo vai levar a retomada da economia são perguntas sem resposta neste momento. O proprietário ou o gerente tem a obrigação de preparar a empreendimento para um cenário muito provavelmente mais competitivo que se apresentará no início da retomada da economia.

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Operação de um hotel sem operações automatizadas

Imagine que um hóspede fez uma reserva e você precise lança-la na sua planilha. No dia do check-in, a recepção sabe que o hóspede está prestes a chegar, mas não tem informação sobre a limpeza do quarto e no momento que o hóspede chega precisa se comunicar com as camareiras ou o responsável pela organização dos serviços para ter certeza se o quarto está pronto, perdendo vários minutos nessa comunicação e deixando o hóspede esperando.

Ou, imagine que na chegada desse mesmo hóspede, a recepção supõe que o quarto já está pronto, entrega a chave ao hóspede que, ao chegar no quarto, percebe que tudo está desarrumado?

São situações que não devem acontecer em hipótese alguma: deixar o hóspede esperando ou, pior, entregar um quarto desarrumado a ele.

Se as informações sobre os quartos estivessem disponíveis em tempo real, através de um programa de gestão hoteleira, essa situação teria sido evitada, pois a recepção já atribuiria um quarto no sistema antes da chegada do hóspede e a equipe de limpeza atualizaria o status do quarto no sistema, não havendo margens para erros.

Este é apenas um exemplo básico de como os sistemas para hotel podem impactar positivamente a experiência do hóspede. Há muitos benefícios operacionais de informatizar a operação e a gestão de seu hotel ou pousada: visibilidade online de tudo o que está acontecendo, atualizações em tempo real, eliminação dos erros gerados pelos controles em papel (já que “papel aceita tudo”) e melhor a eficiência da equipe.

Como o FastHotel melhora a experiência do hóspede

Pensando inicialmente na experiência de compra, o FastHotel possui o Motor de Reservas mais revolucionário do mercado. Com um design exclusivo e uso simples, você causa uma boa impressão já no momento em que seu futuro cliente está analisando sua propriedade (com fotos e textos vendedores).

Em seguida, com o módulo de Relacionamento com o Cliente, o FastHotel enviará automaticamente a confirmação da reserva, Fast Check-in (com link para o hóspede complementa seus dados para receber uma FNRH praticamente preenchida e agilizar o processo de check-in – veja os benefícios do Fast Check-in), aviso de estadia próxima (que pode conter dicas da suas região) e Pesquisa de Satisfação pós check-out. É um salto significativo na experiência do cliente mesmo antes de ele chegar na recepção.

Numa operação informatizada, a recepção tem informações em tempo real sobre os quartos disponíveis e sobre os quartos que estão em arrumação ou em bloqueio por manutenção, por exemplo.

Assim, ao receber o hóspede, a recepção precisa somente verificar qual quarto da categoria comprada está disponível, confirmar os dados do cliente (e imprimir a FNRH pré-preenchida) e entregar a chave para ele. O tempo que o funcionário da recepção perderia fazendo as verificações do quarto, ele pode usar envolvendo o hóspede em sua chegada. Essa agilidade no Check-in é essencial para reforçar boa impressão que seu hóspede vem tendo desde a compra da reserva!

Um sistema de gestão hoteleira também traz agilidade no processo de check-out, ao ter disponível em tempo real todo o consumo do hóspede durante sua hospedagem, controle de eventuais débitos e fechamento simplificado da conta.

Além disso, todas as informações captadas de seu hóspede podem ser usadas posteriormente para o pós-venda, fidelização e personalização de atendimento no retorno deste hóspede, uma vez que o hoteleiro tem condições de reunir todas as informações sobre seu cliente de forma fácil.

Como otimiza as atividades dos funcionários

Funcionários dedicando tempo em verificações manuais é desperdício que pode ser evitado. E esse tempo economizado pode ser redirecionado para tarefas mais importantes e para atenção ao hóspede.

Um software hoteleiro eficiente mostra aos funcionários um painel de situação atual que facilita o gerenciamento das acomodações, pois mostra, em tempo real, a situação dos quartos: qual reserva ocupa o quarto, haverá check-out, serviço de camareira (faxina, arrumação ou conferência), serviço de manutenção rápida ou com bloqueio, haverá check-in. Tudo isso numa única tela, com atalhos rápidos para qualquer uma das atividades acima.

Sem contar o controle automatizado dos serviços de camareira: faxina programadas após check-outs, arrumações para as hospedagens prolongadas e conferências. E você ainda pode programar manutenção do quarto e acompanhando no painel a liberação da acomodação para um novo hóspede.

Automatização das operações hoteleiras na prática

Automatizar as atividades de seu Hotel ou Pousada por meio de um Programa de Gestão Hoteleira facilita e simplifica as atividades do front-desk, governança e back-office e o “FastHotel” proporciona uma gestão dinâmica, eficaz e moderna de seu negócio. Veja mais detalhes de como transformar algumas atividades do front-desk:

FastHotel Painel de Reservas com indicador de ocupação
Os status das reservas são representados por cores configuráveis no Painel de Reservas do FastHotel.
Além disso, um indicador mostra a ocupação dia-a-dia também com cores para compreensão mais fácil.
Painel de Reservas: apresenta os quartos, as datas e as reservas ou bloqueios alocados à cada acomodação. Aqui você visualiza e controla todas as reservas de seu Hotel ou Pousada. Além disso, pode criar novas reservas cadastrando os dados do contratante, definindo a tarifa e as condições de pagamento e cancelamento e lançando a pagamento realizado.

Check-in: a recepção terá condições de complementar dados dos hóspedes, visualizar os valores já pagos e cobrar por eventuais débitos pendentes, agilizando assim todo o processo e evitando erros.

Hospedagem em si: o sistema permite que você adicione itens de consumo do hóspede, que serão centralizados na conta, evitando cobranças duplicadas ou até mesmo a falta de lançamento de algum item.

Check-out: você tem reunida toda informação do consumo de seu hóspede durante sua hospedagem e os valores em aberto para pagamento. O check-out só é permitido quando há a quitação completa das despesas, tornando todo o processo muito seguro para o hoteleiro.

Enfim, os benefícios são inúmeros. Veja mais alguns:

  • identifique os períodos de menor ocupação para ter insights de venda;
  • analise os dados de receita, exporte para pdf ou xls;
  • liste os pagamentos;
  • faça conciliação desses pagamentos com seus extratos;
  • conheça o motivo dos descontos concedidos, cortesias, late check-out, cancelamentos, estornos de itens
  • defina acessos por cargo.

Informatizar a gestão de seu Hotel ou Pousada melhora a experiência do hóspede e torna a vida do hoteleiro muito mais simples e segura em todos os aspectos. Conheça as funcionalidades do Fast Hotel, otimize sua gestão, otimize sua vida.

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Dados da Publicação

Criação: 6 de março de 2018 | Última atualização: 29 de maio de 2021
Programa de Hotel, Programa para Pousada
Um caminho sem volta. Mas, aqui, você não está sozinho.