Quando trocar seu Sistema de Gestão Hoteleira

Tem crescido, no últimos anos, a procura de Hotéis e Pousadas por Programa Hoteleiro ou Programa para Pousada para a informatização da operação e gestão hoteleira. Em outras palavras, Hotéis e Pousadas estão buscando mais controle e mais produtividade.

Os sistemas atuais oferecem uma visão ampla da situação do Hotel ou Pousada, melhoria dos processos operacionais, otimização do fluxo de trabalho, redução de custos, identificação das prioridades, além de evitarem erros e imprevistos que geram insatisfação nos hóspedes.

E, assim como todo programa de gestão empresarial, os Sistemas de Gestão Hoteleira precisam estar em constante evolução para atender às novas demandas do setor. Por isso, indica-se acompanhar o desempenho do seu Sistema de Hotel e avaliá-lo constantemente para entender quando trocá-lo.

Neste artigo, vamos dar dicas importantes para você avaliar seu sistema atual e saber se está na hora de substituí-lo por um sistema mais moderno e mais simples de usar. Considere:

Ausência ou defasagem de funcionalidades essenciais

Ao contratar um Programa para Hotel ou para Pousada, o Hoteleiro espera que ele tenha as principais funções para como controlar a operação do dia-a-dia, otimizar o trabalho de seus colaboradores e auxiliá-lo na tomada de decisões com informações claras e objetivas.

Podem ser consideradas funcionalidades essenciais dos Programas Hoteleiros:

  • Controle da disponibilidade de quartos e do tarifário por categoria;
  • Gestão e controle de reservas, incluindo check-in e check-out;
  • Gestão e controle das contas dos hóspedes, incluindo diárias, consumos e pagamentos;
  • Gestão dos serviços de governança e manutenção;
  • Gestão de Clientes;
  • Finanças, incluindo Contas a Receber, a Pagar, Fluxo de Caixa e Controle do Caixa Físico;
  • Controle de estoque em diferentes depósitos; e
  • dentre outros.

É claro que, dificilmente, um sistema terá 100% das funcionalidades exatamente como imaginadas por você. Mas ele deve sim oferecer formas de atender todas as suas necessidades. Ou até, desenvolver funcionalidades customizadas para você.

O seu Sistema Hoteleiro atual atende suas principais necessidades?

Se o Hotel ou Pousada evolui um processo, o seu Sistema de Gestão Hoteleira acompanha essa evolução?

Suas respostas já dirão se está na hora de trocá-lo.

Plataforma tecnológica do programa de hotel X sua necessidade

Você não precisa ser um especialista para entender se a plataforma tecnológica de seu sistema é atual ou não. Vamos a 2 exemplos que ajudarão a ilustrar como é fácil perceber se seu Sistema Hoteleiro acompanha suas necessidades ou não:

  • Uma das grandes expectativas do empresário Hoteleiro na hora de implantar um Sistema de Gestão é ter facilidade para acessar as informações de seu negócio em qualquer lugar que esteja, já que, em boa parte das vezes, o Hoteleiro acompanha o seu negócio à distância. Embora, aparentemente, esta seja uma funcionalidade primária de qualquer sistema de gestão, é importante lembrar que os sistemas mais antigos são obsoletos e bem limitados quanto à consulta de informações à distância e em tempo real. Se este é o seu caso, você precisará buscar um Sistema de Gestão Hoteleira Online, já que esta é uma função essencial para quem quer ganhar tempo e manter o controle mesmo à distância.
  • Hoje em dia, para oferecendo experiência mais personalizada, e também para reduzir custos com Comissões e Taxa de Administração de Cartões, vários Hotéis e Pousadas estão vendendo diretamente para seus hóspedes pelo Motor de Reservas. O seu Motor de Reservas, por exemplo, possuiu design vendedor e oferece, aos seus hóspedes, o PIX automatizado como forma de pagamento?

Esses exemplos permitem avaliar se o Sistema de Gestão Hoteleira atual evoluiu constantemente ou se está parado no tempo.

Suporte técnico e treinamento.

A relação entre o hotel ou pousada e o fornecedor do sistema de gestão hoteleira é um fator fundamental para o sucesso dessa parceria. Caso esta relação seja comprometida por algum motivo, talvez, seja melhor considerar uma possível mudança.

O relacionamento entre as partes deve ser amigável e o fornecedor deve estar atento as necessidades do hoteleiro, bem como o bom funcionamento e a constante atualização do sistema de gestão.

É indicativo irrevogável da necessidade de mudança quando:

  • Os funcionários do Hotel não são treinados na implantação ou nas novas versões. A empresa provedora do sistema de gestão hoteleiro deve oferecer treinamento explicativo para o uso do software na implantação e, se necessário, nas atualizações mais relevantes. E, ainda, na renovação da equipe do hotel ou pousada, estar disponível para um treinamento de reciclagem.
  • Embora os melhores sistemas de gestão tenham o uso intuitivo, é fundamental que um treinamento esclareça, não só ao hoteleiro, mas a toda a sua equipe as funções que o sistema oferece, a forma de uso e as aplicações de atualizações.
  • Este treinamento deve ser acordado no momento da escolha do software e, caso o fornecedor, não cumpra com a disponibilidade deste recurso, tem-se fator de descontinuidade do sistema no empreendimento. Não só pelo treinamento em si, como também pelo fato que uma parceria de sucesso depende de um relacionamento de confiança.
  • O hoteleiro encontra dificuldade na hora de acionar o suporte técnico ou se o mesmo for feito apenas com visitas presenciais. Com a escassez de tempo e a necessidade de agilidade nas atividades, o sistema de gestão deve ser corrigido de forma ágil e simples. Ter atualizações online e transparentes para o hotel ou pousada é fundamental para um bom atendimento. A ausência desta funcionalidade pode comprometer toda a operação do sistema e indicar que ele está obsoleto.
  • O hoteleiro não encontra um canal aberto para discutir o uso de novas funcionalidades disponíveis no software de hotel ou necessidades futuras. Mais que um simples suporte, aqui o ponto de análise é a capacidade de o fornecedor do sistema de gestão fazer um atendimento consultivo que ajude o hotel ou pousada a fazer um uso mais racional do sistema.

Custo x benefício do software de hotel

Uma situação bastante delicada para o hoteleiro é quando o sistema de gestão não gera o benefício esperado. Isso pode acontecer por diversos motivos, dentre eles:

  • Erro na avaliação do sistema: quando o hoteleiro não consegue adotar critérios de escolha adequado a sua necessidade e, consequentemente, avalia incorretamente o software de gestão hoteleira durante o processo de escolha do sistema ideal. Nestes casos, o sistema não conseguirá gerar os benefícios esperados;
  • “Ausência” de funcionalidades fundamentais: como já foi dito, é comum que os sistemas não oferecem funcionalidades exatamente como o esperado. Geralmente, funcionalidades alternativas são apresentadas durante o processo de venda do programa hoteleiro. As alternativas podem ser interessantes e até ajudar na evolução dos processos do hotel ou pousada; ou podem simplesmente atrapalhar a execução das atividades do dia-a-dia. Mas, é fato que, é muito difícil avalia-las com profundidade durante o processo de definição da mesma. Nesses casos, é altamente indicado que se busque sistemas de gestão hoteleiros mais modernos para substituir o antigo;
  • Incompatibilidade de valor x versão: os sistemas obsoletos tentam evoluir para se manterem atualizados. Conseguem disponibilizar novas funcionalidades e até novas versões, mas com velocidade baixa e custo alto, já que a plataforma na qual são programados está obsoleta. Além do problema da falta de agilidade, o custo é repassado ao cliente e, com o tempo, o sistema vai ficando mais caro que um sistema moderno.
  • Custos ocultos: é comum ver no mercado sistemas que exigem uma rede local, infraestrutura de servidores, técnico de informática disponível no local, dentre outros. Além disso, muitas vezes o treinamento, usuários ilimitados e computadores ilimitados não estão inclusos nos custos apresentados inicialmente. Por isso, sempre avalie os custos totais de operação de um sistema antes de qualquer decisão. Conheça as vantagens de um sistema online.

Em todas as situações acima, protelar a substituição do sistema é, com certeza, a pior opção. Busque uma solução tecnológica que atenda bem as suas necessidades. Mas, calma! Avalie corretamente as outras opções no mercado para não cometer os mesmos erros na sua próxima experiência. Veja como escolher um bom sistema de gestão hoteleira.

Como escolher um bom Sistema de Gestão Hoteleira:

Ao escolher seu novo sistema de gestão hoteleira, você deve levar em consideração as funcionalidades essenciais para seu negócio. Um bom sistema de gestão permite uma visão geral de seu Hotel ou Pousada minuto a minuto, otimiza o fluxo de trabalho e melhora os procedimentos operacionais, evitando erros e imprevistos.

Um PMS eficiente te ajuda na gestão de reservas e atividades de front-desk (recepção). Sendo a criação de reservas é uma das atividades mais importantes em um Hotel ou Pousada, seu novo software deve facilitar e otimizar esses procedimentos, proporcionando uma visão clara dos check-outs e check-ins que ocorrerão no dia, agilizando o procedimento de entrada e saída dos hóspedes.

Seu novo sistema de gestão deve também controlar as atividades de governança, possibilitando a otimização dos serviços de arrumação, limpeza e manutenção, além de permitir o lançamento do consumo do frigobar nas contas dos hóspedes.

Tendo em vista que é comum grupos empresariais serem responsáveis por mais de uma propriedade no ramos hoteleiro, é essencial que, além da visão geral de cada estabelecimento, seja possível também a visão geral de todo grupo.

Seu novo sistema deve também ferramentas que gerem relatórios em tempo real, possibilitando a tomada de decisões e garantido a boa administração de seu negócio.

Implantação do novo sistema

Mudanças lentas são danosas à operação por gerarem mais esforço de todos no hotel ou pousada. Ao decidir por um sistema de gestão hoteleira online e moderno, você coloque foco e seja ágil. Concentre as atividades de implantação num período mais curto. A mudança será absorvida mais facilmente e você pode usufruir dos benefícios da troca com mais rapidez.

Mais dicas de como organizar a implantação do novo sistema de gestão hotelaria:

  • Seja diretivo e rápido no processo de substituição.
  • Comunique a mudança à equipe.
  • Exija uma implantação rápida por parte do fornecedor do sistema de gestão.
  • escolha num funcionário com desenvoltura para aprendizado de informática. Ele será o primeiro contato dos demais em caso de dúvidas.
  • treine os funcionários, especialmente o ponto focal escolhido.
  • cobre-os pelo uso correto do sistema desde o primeiro dia.
FastHotel implementa sistemas em 1 a 3 dias úteis. Treina os funcionários. E, ainda, disponibiliza canal de atendimento direto para esclarecimentos de dúvidas e orientações gerais nas primeiras semanas de uso.

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Criação: 17 de julho de 2018 | Última atualização: 17 de julho de 2022
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A importância do controle de estoque na Hotelaria

Para a realização das atividades típicas de um Hotel ou Pousada, faz-se uso dos mais diversos produtos, seja para uso interno, seja para uso dos hóspedes. Para fazer a gestão desses produtos é importante ter um controle de estoque eficiente. Sendo o estoque parte muito importante no orçamento de um Hotel, fica claro que uma gestão adequada refletirá positivamente no desempenho financeiro do negócio.

A gestão de estoque de Hotéis e Pousadas controla a quantidade de produtos no seu empreendimento e é primordial para evitar consumos internos excessivos e prejuízo com perdas de produtos, bem como evitar a insatisfação dos hóspedes pela falta de determinado produto. Além disso é a melhor forma de garantir que não haja desvios de nenhum item.

Um certo nível de perda é considerado aceitável, por exemplo uma quebra de garrafa, mas é importante fazer o acompanhamento do uso dos produtos em estoque para entender como é o consumo do seu Hotel ou Pousada. Quais os itens mais usados e que precisam de uma reposição constante? E os itens menos usados? Você está comprando quantidade menores para evitar perdas?
Na gestão de estoque é importante considerar itens de 5 grupos:

  • os itens do Enxoval (pelo seu custo unitário e também pelo número de vezes em que está exposto ao risco de perda, principalmente quando são enviados para lavanderia externas;
  • os itens que são vendidos para os hóspedes na recepção ou no frigobar (em geral A&B ou Alimentos e Bebidas, mas incluem-se também os produtos vendidos em lojinhas);
  • os itens que são ingredientes para preparo de café-da-manhã, lanches e refeições (ingredientes de A&B);
  • amenities (itens oferecidos aos hóspedes com reposição direta, nos quartos ou piscinas); e
  • os itens de uso interno como produtos de limpeza.

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No caso do Enxoval, você precisar controlar a quantidade de lençóis, fronhas, toalhas que foram enviadas ao seu fornecedor e a quantidade retornada por ele. As reclamações de “sumiço” de itens são constantes, já que uma lavanderia em uma cidade turística normalmente tem vários hotéis como clientes.

Entre os itens de compra direta pelo hóspede, temos bebidas engarrafadas/enlatadas, petiscos que não precisam de preparo e são oferecidos em pacotes fechados (chocolate, saquinhos de amendoim, bolachinhas, etc.) e produtos vendidos em lojinhas. Sempre que um item desses for lançado na conta do hóspede, o FastHotel reduzirá automaticamente o estoque na quantidade consumida. No caso de estorno do item na conta, o movimento de estoque também é estornado automaticamente.

Para os itens que são ingredientes, ao fazer um controle do estoque, o hoteleiro pode fazer um comparativo de quantidade de produtos que saíram do estoque de acordo com a quantidade de refeições vendidas. Com esse comparativo, é possível verificar qual o custo real com as refeições e criar padrões de consumo para esses ingredientes, por exemplo.

Os amenities são itens de consumo (sem venda) muito frequente assim como os produtos de uso interno como produtos usados em limpeza. Ambos são diretamente relacionado ao número de hóspedes. O custo dos amenities é relevante! Você sabe quanto seu hotel ou pousada gasta em amenities por hóspede? E os itens de consumo próprio do Hotel ou Pousada, que tem relação indireta com os hóspedes mas, ainda assim, é possível fazer uma relação. Qual a quantidade de insumos da lavanderia gastos versus a quantidade de reservas num determinado período?

Com essa análise, é possível também determinar os padrões de consumo dos produtos do estoque como sendo por hóspede ou por reserva. Por exemplo, os itens de amenidades são contados por hóspede, já os insumos de lavanderia por reserva, uma vez que a roupa de cama de uma cama de casal será lavada e terá o mesmo custo independentemente da hospedagem ser para uma pessoa ou para um casal, por um ou dois dias…

Você deve ter percebido que as vantagens do controle de estoque são inúmeras:

  • Organização do estoque em depósitos e determinação de responsáveis por esses depósitos.
  • Identificação e eliminação das perdas dos itens de estoque, principalmente os itens de valor mais relevante e com uso mais frequente).
  • Entendimento dos padrões de consumo por item como número de hóspedes, número de reservas, refeições servidas num determinado período, etc…
  • Possibilidade de estudar esses padrões de consumo para reduzir o custo com esses itens, principalmente os mais caros.
  • Determinação da quantidade de insumos ideal em estoque conforme a ocupação prevista: baixa temporada, alta temporada e feriados.
  • Redução do capital de giro, ou seja, do valor investido em estoque sem o risco de desabastecimento.
Em resumo, umas das forma mais eficientes para aumentar seu lucro é ficar muito atento ao controle de estoque em seu Hotel ou Pousada para entender e reduzir os custos com produtos em estoque:

E você também conseguirá buscar outras economias seguindo essas dicas de economia para Hotéis, Pousadas e Hostals.

Para um controle eficiente dos estoques é necessário o uso de um bom Sistema de Gestão Hoteleira. O FastHotel atende essa necessidade com seu módulo de estoque e as diversas funcionalidades disponíveis como: entradas de produtos nos recebimentos de compras, baixa automática de produtos consumidos pelos hóspedes, ajustes de inventário, movimentação de produtos entre depósitos, relatórios com informações em tempo real, dentre outras.

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Criação: 14 de maio de 2018 | Última atualização: 29 de abril de 2024
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Possíveis status (situações) de uma reserva

O status (ou situação) da reserva variará a partir do momento da sua criação, confirmação (por pagamento ou outro forma), check-in e check-out dos hóspedes (que é o fim da hospedagem). Eventuais cancelamentos também alteram o status da reserva. É importante conhecer e entender bem o significado cada um dos estágios dela.

Todos sabem que a reserva é a representação da venda, ou seja, do acordo comercial realizado entre o cliente (provavelmente, um dos hóspedes) e o hotel ou pousada. Para que esse acordo comercial seja devidamente registrado no programa hoteleiro é necessário indicar algumas informações no momento da criação da reserva, como:

  • Data da reserva;
  • Dados de identificação do contratante (nome, CPF, email, número do celular e do telefone fixo);
  • Dados de identificação de, pelo menos, um dos hóspedes;
  • Datas contratadas para hospedagem;
  • Tipo de quarto contratado;
  • Valor total; e
  • Condição comercial que inclui parcelamento e prazo de pagamento; regra de confirmação e regra de cancelamento.

Agência de viagem, número da reserva na agência de viagem, usuário responsável pela entrada da reserva no sistema, são alguns dos outros dados que também estão presentes na reserva.
A Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) que deve ser preenchida e assinada no momento do check-in, segundo o Ministério do Turismo, exigirá a coleta de informações mais completas de todos os hóspedes e da viagem. O Pré Check-in Online é uma forma mais modern e prática de se obter tais dados.

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Reserva Preliminar ou Pré-Reserva

Vimos acima que, quando uma venda é feita, definem-se as condições comerciais do contrato estabelecido entre o cliente e o Hotel ou Pousada. A partir dessa informação, determina-se qual o valor a ser pago na primeira parcela (que normalmente ocorre no ato da reserva, com tolerância de um ou dois dias). As reservas preliminares ou pré-reservas são aquelas em que esse pagamento inicial ainda não foi registrado.

Neste estágio, é necessário acompanhar o prazo de pagamento combinado para as reservas preliminares, fazer o processo de cobrança, identificar o pagamento e registrá-lo na ferramenta. O FastHotel, Sistema de Gestão Hoteleira Online, possuiu funcionalidades especialmente desenvolvidas para apoiá-lo nesse momento importante das reservas.

Reserva Confirmada

Ao contrário das reservas preliminares, as reservas confirmadas são aquelas em que o sinal combinado já foi pago. Uma reserva pode “nascer” confirmada ou pode ter sido confirmada a partir do pagamento de uma reserva confirmada.
A partir deste estágio, entende-se que a reserva é firme. O Hotel ou Pousada, portanto, deve reservar um quarto ao cliente para evitar o overbooking (venda de reservas acima da capacidade real do empreendimento).
Por este mesmo motivo, as regras de cancelamento podem ser aplicadas e geradas multas se for o caso. Veja quando aplicar a multa por cancelamento ou noshow.

O FastHotel tem funcionalidades muito úteis para facilitar a gestão do seu Hotel ou Pousada, como por exemplo:

  • administração das disponibilidade de quarto dia-a-dia para evitar overbooking;
  • flexibilidade na alocação de reservas aos quartos;
  • possibilidade de fazer o Check-in Online, com Pagamento Online; e
  • gestão automática da aplicação de multas conforme regra comercial configurada nos diversos tipos de tarifa.

Reserva Checked-in

Enfim, o dia inicial da hospedagem chegou. Os hóspedes irão para o Hotel ou Pousada, preencherão o longo e moroso Formulário Nacional de Registro de Hóspedes, o recepcionista avaliará se alguma parcela deverá ser paga no check-in (ou mesmo se há algum valor pendente de parcelas anteriores), indicará o quarto alocado ao hóspede, fornecerá forma de acesso ao mesmo e finalizará o check-in. Com isso, o status da reserva será atualizado para Checked-in. A hospedagem do(s) hóspede(s) está oficialmente iniciada.

Mas lembre-se que seus hóspedes viajaram algum tempo, provavelmente estão cansados e querendo um bom banho, uma boa cama. Mas não podem usufruir desse prazer imediatamente porque há uma fila na recepção para que os check-ins sejam executados. O FastHotel facilita tudo pra você e oferece o Pré Check-in Online. Funcionalidade envia automaticamente um e-mail para o hóspede principal da reserva com um link, ele acessa o link do e-mail e preenche as informações da FNRH. No momento da chegada ao Hotel ou Pousada, o procedimento de check-in se resumirá a conferir os dados dos documentos informações, avaliar eventuais pendências financeiras e desejar uma ótima hospedagem aos seus clientes. Essa é mais uma das vantagens de contar com um software hoteleiro prático e moderno.

Reserva Checked-out

O status checked-out indica que a hospedagem já foi encerrada. Portanto, o hóspede já liberou o quarto, devolveu as chaves do mesmo e quitou todas as pendências financeiras. A partir desse momento, o hóspede deixa de ter direito a usufruir de todos os serviços oferecidos pelo Hotel ou Pousada.

Reserva Cancelada

Sabemos que imprevistos acontecem. Os clientes podem, a qualquer momento, solicitar o cancelamento da reserva. Esse cancelamento pode significar a aplicação de multa conforme estabelecido no acordo comercial (sempre que bem comunicado ao cliente no momento da contratação e que respeite o Código de Defesa do Consumidor). Esse status indica que a reserva não está mais válida e que os quartos em questão, nas datas da reserva, voltam a ficar disponíveis para venda, alocação e check-in.

O FastHotel foi desenvolvido para simplificar essa atividade também. Ele identifica se é necessário aplicar multa, qual o valor e mostra tudo isso em destaque para o recepcionista. Ainda é possível abonar a multa ou transformar o valor em créditos para o cliente utilizar até uma data combinada. Mais uma vez, o software para hotéis e pousadas FastHotel se mostra prático, flexível e moderno para garantir economia de tempo na operação e no gerenciamento do seu Hotel ou Pousada. Conheça todas as funcionalidades que irão facilitar muito o seu dia-a-dia.

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Criação: 12 de abril de 2018 | Última atualização: 29 de novembro de 2023
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Saiba tudo sobre RevPAR

Um boa gestão hoteleira depende do acompanhamento de indicadores. RevPAR é um dos indicadores mais importantes para o ramo Hoteleiro porque ele mostra a receita média obtida por cada quarto disponível. E, por isso, muitas decisões de investimentos, com construção de um hotel, abertura de uma pousada, ampliação do número de quartos ou modificação da categoria ou tipo dos quartos, são tomadas a partir da análise do RevPAR.

O que é RevPAR na hotelaria?

RevPAR é o acrônimo da expressão em inglês “Revenue per Avaliable Room”, que significa, numa tradução livre, receita de hospedagem por quarto disponível. É um dos indicadores mais importantes para o ramo Hoteleiro porque ele mostra a receita média obtida por cada quarto disponível.

Como esse indicador, mostra a receita por quarto disponível, acaba sendo uma ótima opção para comparar empreendimentos com estruturas diferentes. Por isso, quando novos empreendimentos são construídos (saiba tudo sobre como montar uma pousada AQUI), o RevPAR é a uma das melhores formas de estimar a receita que será obtida, principalmente se você souber o RevPAR de empreendimentos próximos.

Para se calcular o RevPAR, existem duas opções: a partir da receita de hospedagem e número de quartos ou da taxa de ocupação e a diária média. Mas antes de aprofundar esse assunto, vamos conhecer algumas variações do RevPAR e para que servem.

Possíveis variações do RevPAR

Existem algumas variações no cálculo do RevPAR que permitem uma grande variedade de análises.

  • Análise de RevPAR por tipo de quarto: serve para você comparar o quanto você tem de receita por tipo de quarto. Essa análise pode levar você a transformar unidade de um tipo para outro visando aumentar os ganhos do Hotel ou Pousada. Para esta análise, calcule o RevPAR considerando apenas os dados (Receita, UHs vendidas, UHs disponíveis, etc…) de um determinado tipo de quarto.
  • Análise de RevPAR por canal de venda, operadora ou OTA: serve para você comparar o quanto você tem de receita por canal de venda. Essa análise pode mostrar que para reservas feitas pelo site, o RevPAR é muito maior que para reservas feitas por telefone. Com isso, você identificará, por exemplo, que os recepcionistas concedem muito mais desconto do que deveriam. Para esta análise, calcule o RevPAR considerando apenas os dados (Receita, UHs vendidas, UHs disponíveis, etc…) por canal, operadora ou OTA e compare com outro.
  • Análise de RevPAR por unidade da Rede: serve para você comparar o quanto uma unidade de sua Rede Hoteleira traz melhores resultados que outra. Essa análise pode mostrar qual das unidades deve receber um investimento de ampliação ou um treinamento diferenciado. Para esta análise, calcule o RevPAR considerando apenas os dados (Receita, UHs vendidas, UHs disponíveis, etc…) de uma unidade e compare com o de outra unidade.
  • TRevPAR (ou Total Revenue per Available Room) é uma variação do RevPAR. Ela mostra a Receita Total por quarto disponível. Ou seja, considera Receita Total ao invés de Receita de Hospedagem. A Receita Total inclui as despesas durante a estadia do hóspede. Assim, é possível que um tipo de quarto tenha um RevPAR melhor que outro. Mas esse segundo tipo pode ter o TRevPAR maior. Isso significa que os hóspedes que se hospedam nesse segundo tipo de quarto consomem mais durante sua estadia.
  • NRevPAR (ou Net Revenue per Available Room) é uma evolução do RevPAR. Resumidamente, ele considera apenas a receita líquida (receita descontada dos custos de distribuição ou comissões de agências) para o cálculo do RevPAR. Ou seja, desconta, da receita, as altas comissões impostas pelas agências de viagens. Saiba mais como fugir das altas comissões e melhorar suas vendas online.
  • RevPAR dos concorrentes: é importante salientar que o cálculo a partir da Diária Média pode ser feito usando dados da concorrência. Baseada em pesquisa na sua cesta competitiva (hotéis que concorrem diretamente com o seu), é possível pesquisar as diárias médias e estimar a ocupação. Com isso, você passa a ter um índice de comparação entre você e o(s) concorrente(s) e, portanto, ter um indicativo da sua competitividade frente a ele(s). Enfim, o RevPAR, embora seja um índice operacional que mostra qual é contribuição, em receita advinda de reservas, que cada quarto disponível traz para o negócio, pode ser utilizado em análises estratégicas.

Calculando o RevPAR a partir da Receita

Nesta opção, será necessário conhecer a receita de hospedagem e a quantidade de UHs (quartos) do empreendimento.

O RevPAR é calculado pela fórmula: RevPAR = RH / UH, onde:
– RH = Receita de Hospedagem num determinado período
– UH = Unidades de habitacionais (disponíveis para venda) neste mesmo período

Então, se um Hotel tiver tido uma Receita de Hospedagem de R$314.800 no mês de agosto. E durante esse mês, havia 50 UHs no empreendimento. O RevPAR de agosto é de R$6.296.

Calculando o RevPAR a partir da Ocupação

Nesta forma de cálculo, usa-se os dados de Taxa de Ocupação e Diária Média.

Taxa de ocupação

Mostra o quanto seu Hotel ou Pousada foi ocupado em um determinado período, conforme a disponibilidade dos quartos.

Existem diversas formas de cálculo, uma dela é: TO (%) = (Dv / Dd) x 100, onde:
– TO (%) = Taxa de ocupação
– Dv = Diárias vendidas num determinado período
– Dd = Diárias (disponíveis para venda) neste mesmo período

Se o período de análise for de um mês e seu Hotel ou Pousada tiver 50 UHs, isso significa que você tem 1.500 diárias disponíveis para venda. Se tiver vendido 1.200 diárias, a ocupação será 80%.

Diária Média

Trata-se de um índice que mostra o quanto os hóspedes, na média, pagaram pela diária no seu Hotel ou Pousada.

Pode ser calculada através da fórmula: DM = RH / NDV, onde:
– DM = Diária média
– RH = Receita de hospedagem no período
– NDV = Número total de diárias vendidas neste mesmo período

Mantendo o período de análise em um mês, com uma Receita de hospedagem de R$314.800 e 1.200 diárias foram vendidas, a Diária Média será de R$262,33.

Calculando o RevPAR

O RevPAR pode ser obtido multiplicando-se a taxa de ocupação pela diária média de um determinado período:
RevPAR = DM * TO * d, onde:
– DM = Diária média num determinado período
– TO = Taxa de ocupação neste mesmo período
– d = número de dias do período

Mantendo o período de análise em um mês, considerando uma Taxa de Ocupação de 80% e uma Diária Média de R$262,33 e os 30 dias de agosto, o RevPAR de agosto será de R$6.296.

Conclusão

Perceba que um aumento na diária média ou na taxa de ocupação refletirá num RevPAR maior. E este é um dos principais objetivos de um empreendimento hoteleiro. Note que práticas comuns, inclusive em grandes redes de hotéis, como:
– reduzir os valores das diárias para aumentar a ocupação; ou
– aumentar os valores das diárias sem conseguir manter o número quartos vendidos
não são suficientes para gerar um benefício significativo em RevPAR. É necessário conseguir, ao menos:
– melhorar a ocupação mantendo o valor das diárias médias; ou
– aumentar o valor das diárias mantendo o número de quartos vendidos
para gerar uma evolução relevante no seu RevPAR. Esse entendimento é um dos maiores benefícios do acompanhamento do RevPAR e um grande passo na direção da implementação de uma Gestão Hoteleria dinâmica e eficaz.

E, finalmente, conhecendo o RevPAR de seu Hotel ou Pousada é possível estimar receitas futuras e estabelecer metas para a melhoria dos resultados.

Um Software de Gestão Hoteleira atual e moderno como o FastHotel, oferece inúmeras facilidades para a obtenção dos dados necessários para as análises acima. Conheça mais sobre essa e outras funcionalidades

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Criação: 12 de abril de 2018 | Última atualização: 17 de julho de 2022
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Informatização das operações do Hotel

Cada vez mais, fica para trás o controle das operações de Hotéis e Pousadas em papéis ou simples planilhas do Excel. A informatização das operações por meio de softwares de gestão hoteleira, cada vez mais tem impactado a relação dos hotéis com seus hóspedes. Por isso, é um diferencial que deve ser explorado pelo hoteleiro atento a eficiência, segurança e agilidade no atendimento.

A informatização das operações, além de melhorar a experiência dos hóspedes, aumenta a produtividade dos funcionários, reduz erros, otimiza processos e economiza recursos. Se assunto ainda é um tabu para você, continue lendo esse artigo!

 

Operação de um hotel sem operações automatizadas

Imagine que um hóspede fez uma reserva e você precise lança-la na sua planilha. No dia do check-in, a recepção sabe que o hóspede está prestes a chegar, mas não tem informação sobre a limpeza do quarto e no momento que o hóspede chega precisa se comunicar com as camareiras ou o responsável pela organização dos serviços para ter certeza se o quarto está pronto, perdendo vários minutos nessa comunicação e deixando o hóspede esperando.

Ou, imagine que na chegada desse mesmo hóspede, a recepção supõe que o quarto já está pronto, entrega a chave ao hóspede que, ao chegar no quarto, percebe que tudo está desarrumado?

São situações que não devem acontecer em hipótese alguma: deixar o hóspede esperando ou, pior, entregar um quarto desarrumado a ele.

Se as informações sobre os quartos estivessem disponíveis em tempo real, através de um programa de gestão hoteleira, essa situação teria sido evitada, pois a recepção já atribuiria um quarto no sistema antes da chegada do hóspede e a equipe de limpeza atualizaria o status do quarto no sistema, não havendo margens para erros.

Este é apenas um exemplo básico de como os sistemas para hotel podem impactar positivamente a experiência do hóspede. Há muitos benefícios operacionais de informatizar a operação e a gestão de seu hotel ou pousada: visibilidade online de tudo o que está acontecendo, atualizações em tempo real, eliminação dos erros gerados pelos controles em papel (já que “papel aceita tudo”) e melhor a eficiência da equipe.

Como o FastHotel melhora a experiência do hóspede

Pensando inicialmente na experiência de compra, o FastHotel possui o Motor de Reservas mais revolucionário do mercado. Com um design exclusivo e uso simples, você causa uma boa impressão já no momento em que seu futuro cliente está analisando sua propriedade (com fotos e textos vendedores).

Em seguida, com o módulo de Relacionamento com o Cliente, o FastHotel enviará automaticamente a confirmação da reserva, Fast Check-in (com link para o hóspede complementa seus dados para receber uma FNRH praticamente preenchida e agilizar o processo de check-in – veja os benefícios do Fast Check-in), aviso de estadia próxima (que pode conter dicas da suas região) e Pesquisa de Satisfação pós check-out. É um salto significativo na experiência do cliente mesmo antes de ele chegar na recepção.

Numa operação informatizada, a recepção tem informações em tempo real sobre os quartos disponíveis e sobre os quartos que estão em arrumação ou em bloqueio por manutenção, por exemplo.

Assim, ao receber o hóspede, a recepção precisa somente verificar qual quarto da categoria comprada está disponível, confirmar os dados do cliente (e imprimir a FNRH pré-preenchida) e entregar a chave para ele. O tempo que o funcionário da recepção perderia fazendo as verificações do quarto, ele pode usar envolvendo o hóspede em sua chegada. Essa agilidade no Check-in é essencial para reforçar boa impressão que seu hóspede vem tendo desde a compra da reserva!

Um sistema de gestão hoteleira também traz agilidade no processo de check-out, ao ter disponível em tempo real todo o consumo do hóspede durante sua hospedagem, controle de eventuais débitos e fechamento simplificado da conta.

Além disso, todas as informações captadas de seu hóspede podem ser usadas posteriormente para o pós-venda, fidelização e personalização de atendimento no retorno deste hóspede, uma vez que o hoteleiro tem condições de reunir todas as informações sobre seu cliente de forma fácil.

Como otimiza as atividades dos funcionários

Funcionários dedicando tempo em verificações manuais é desperdício que pode ser evitado. E esse tempo economizado pode ser redirecionado para tarefas mais importantes e para atenção ao hóspede.

Um software hoteleiro eficiente mostra aos funcionários um painel de situação atual que facilita o gerenciamento das acomodações, pois mostra, em tempo real, a situação dos quartos: qual reserva ocupa o quarto, haverá check-out, serviço de camareira (faxina, arrumação ou conferência), serviço de manutenção rápida ou com bloqueio, haverá check-in. Tudo isso numa única tela, com atalhos rápidos para qualquer uma das atividades acima.

Sem contar o controle automatizado dos serviços de camareira: faxina programadas após check-outs, arrumações para as hospedagens prolongadas e conferências. E você ainda pode programar manutenção do quarto e acompanhando no painel a liberação da acomodação para um novo hóspede.

Automatização das operações hoteleiras na prática

Automatizar as atividades de seu Hotel ou Pousada por meio de um Programa de Gestão Hoteleira facilita e simplifica as atividades do front-desk, governança e back-office e o “FastHotel” proporciona uma gestão dinâmica, eficaz e moderna de seu negócio. Veja mais detalhes de como transformar algumas atividades do front-desk:

FastHotel Painel de Reservas com indicador de ocupação
Os status das reservas são representados por cores configuráveis no Painel de Reservas do FastHotel.
Além disso, um indicador mostra a ocupação dia-a-dia também com cores para compreensão mais fácil.
Painel de Reservas: apresenta os quartos, as datas e as reservas ou bloqueios alocados à cada acomodação. Aqui você visualiza e controla todas as reservas de seu Hotel ou Pousada. Além disso, pode criar novas reservas cadastrando os dados do contratante, definindo a tarifa e as condições de pagamento e cancelamento e lançando a pagamento realizado.

Check-in: a recepção terá condições de complementar dados dos hóspedes, visualizar os valores já pagos e cobrar por eventuais débitos pendentes, agilizando assim todo o processo e evitando erros.

Hospedagem em si: o sistema permite que você adicione itens de consumo do hóspede, que serão centralizados na conta, evitando cobranças duplicadas ou até mesmo a falta de lançamento de algum item.

Check-out: você tem reunida toda informação do consumo de seu hóspede durante sua hospedagem e os valores em aberto para pagamento. O check-out só é permitido quando há a quitação completa das despesas, tornando todo o processo muito seguro para o hoteleiro.

Enfim, os benefícios são inúmeros. Veja mais alguns:

  • identifique os períodos de menor ocupação para ter insights de venda;
  • analise os dados de receita, exporte para pdf ou xls;
  • liste os pagamentos;
  • faça conciliação desses pagamentos com seus extratos;
  • conheça o motivo dos descontos concedidos, cortesias, late check-out, cancelamentos, estornos de itens
  • defina acessos por cargo.

Informatizar a gestão de seu Hotel ou Pousada melhora a experiência do hóspede e torna a vida do hoteleiro muito mais simples e segura em todos os aspectos. Conheça as funcionalidades do Fast Hotel, otimize sua gestão, otimize sua vida.

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Se preferir, entre em contato pelo whatsapp (11) 93346-5691 ou comercial@fasthotel.com.br.

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Dados da Publicação

Criação: 6 de março de 2018 | Última atualização: 21 de outubro de 2023
Programa de Hotel, Programa para Pousada
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Quais as principais atribuições das camareiras em Hotéis e Pousadas

E como um Sistema de Gestão Hoteleira pode auxiliar na gestão de seu serviço

As camareiras fazem parte da área de governança e são responsáveis pela arrumação, limpeza e higienização dos quartos e áreas comuns do hotel, provendo o bem-estar dos hóspedes em suas acomodações. Dependendo da estrutura do Hotel ou Pousada, podem ser responsáveis por algumas tarefas de lavanderia, como limpeza dos enxovais e uniformes ou até mesmo auxílio na limpeza de cozinha.

Perfil

A camareira deve ser organizada, ter boa apresentação pessoal, usando sempre o uniforme designado. Deve também zelar por seu material de trabalho, manter um tratamento formal com hóspedes e ter conduta discreta com os funcionários do hotel e prestadores de serviço.

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Atividades em Hotéis e Pousadas

A camareira geralmente utiliza de um carrinho para transportar os produtos de limpeza e acessórios que utiliza em seu trabalho, bem como itens que deverão ser trocados nos quartos. Os itens mais comuns do carrinho da camareira são: produtos de limpeza, escovas e panos utilizados na limpeza; lençóis, toalhas de banho e rosto limpos (como o enxoval representa uma despesa importante, é necessário que todos os envolvidos saibam como cuidar do enxoval do seu Hotel ou Pousada); sacos para roupa suja; itens de reposição de “amenities” (sabonetes, xampus, condicionador, touca de banho, etc); papel higiênico; itens de reposição do frigobar, copos e guardanapos; dentre outros itens necessários. A profissional deve ser orientada pelo responsável pela governança sobre qual a melhor forma de organizar esse carrinho para não misturar itens sujos com itens limpos, por exemplo, e outras formas de otimizar sua rotina de trabalho

As principais atividades da camareira:

  • Arrumação de quartos durante a estadia do hóspede

    • Durante a estadia do hóspede, deve fazer diariamente a arrumação geral do quarto, organizando os objetos e arrumando as camas, higienização de banheiros, retirada de lixos e troca de toalhas, lençóis e “amenities”, conforme orientação da chefia de governança ou do gerente.

  • Faxina (limpeza completa) de quartos entre reservas

    • Ao vagar o quarto, a camareira deve realizar uma limpeza completa, lavando os banheiros, limpando o chão, janelas, móveis e tirando o lixo. Deve repor sabonetes, papel higiênico e outros itens de “amenities”, trocar todo o enxoval e repor os itens de frigobar, se for o caso. Deve revisar seu serviço e verificar se o quarto está em perfeito estado de uso, comunicando ao responsável caso verifique a necessidade de manutenção em algum item.

  • Conferência pré check-in de quartos

    • Quando um quarto fica alguns dias desocupado, é comum que algum funcionário ou prestador de serviço tenha acessado o quarto. Então, sempre que há um check-in programado após um período de desocupação, é prudente que a camareira faça uma conferência do quarto para verificar que ele esteja em perfeitas condições. Ou seja, verificar se a faxina realizada algum tempo atrás continua válida ou se é necessário fazer uma arrumação ou até nova faxina para que o quarto tenha perfeitas condições de uso.

  • Transferência de hóspedes de um quarto para outro

    • A necessidade de transferir hóspedes de quarto não é algo raro no setor de hotelaria. Em alguns casos, talvez até seja um pouco mais fácil se organizar para executá-la pois é uma atividade programada mas, em outros, pode acontecer de maneira imprevisível. A transferência consiste em levar os pertences do(s) hóspede(s) de um quarto para outro, tentando ao máximo manter o lugar de cada um deles.

  • Limpeza de corredores, recepção e áreas comuns

    • A camareira também é responsável pela limpeza dos corredores dos quartos, mantendo sempre limpos o chão, os móveis e objetos de decoração. Deve também, manter a área de recepção e área de café, se houver, sempre limpa e abastecida.

Veja mais detalhes sobre a diferença entre as principais atividades das camareiras.

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Na rotina de trabalho da camareira, ela é informada pelo responsável pela governança a quantidade de quartos ocupados naquele dia, quais deverão ser completamente limpos (após um check-out), quais deverão ser apenas arrumados (pois são de uma estadia em andamento) e os que deverão sofrer uma conferência. Além disso, é necessário informação que tipo de organização de camas é necessária. Por exemplo: os hóspedes são um casal ou apenas 2 amigos em camas de solteiro.

Com base, nessas informações, ela consegue determinar o material a ser utilizado, bem como os itens que deverão ser trocados (copos, garrafas, roupas de cama) e, assim, abastecer seu carrinho de trabalho e planejar o caminho mais eficiente para realizar o serviço, evitando vai-e-vem desnecessário entre os corredores, otimizando assim o seu tempo, uma vez que também é responsável pela arrumação e limpeza de outras áreas do Hotel ou Pousada.

Como um bom PMS pode ajudar na gestão

Um programa de gestão de hotéis apresenta a visão geral de seu Hotel ou Pousada em tempo real, isso é útil para o responsável pela governança ter informações em tempo real sobre o status das acomodações. E, assim, determinar a lista de atividades das camareiras.

O FastHotel tem um Painel de Situação Atual que mostra os quartos que estão ocupados e as atividades (faxina, arrumação, conferência e transferência de hóspedes entre quartos) agendadas automaticamente pelo sistema. Além disso, gera um relatório com todas essas informações mais detalhes importantes da estadia (organização desejada das camas e eventuais itens de decoração diferenciadas adquiridos pelo contratante no momento da reserva) trazendo muita economia de tempo na organização das atividades das camareiras.

Painel de Situação Atual muito prático do FastHotel

Salário médio

O salário de uma camareira pode variar bastante, conforme o tamanho do Hotel ou Pousada e sua categoria. No geral, o salário inicia-se em cerca de R$ 1000,00, podendo chegar a R$ 2500,00 em grandes Hotéis.

Conclusão

Concluímos que a Camareira tem grande importância no que diz respeito ao bem-estar do hóspede, pois é responsável pelos cuidados de uma das áreas mais importantes de um Hotel: o quarto. Por isso a profissional contratada para este cargo tem que ter o perfil adequado e um bom treinamento para exercer a função.

O FastHotel é um software que entende e valoriza o trabalho desses profissionais e, portanto, desenvolve funcionalidades para facilitar e enriquecer as atividades de governança. Conheça as funcionalidades.

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Dados da Publicação

Criação: 27 de fevereiro de 2018 | Última atualização: 7 de julho de 2023
Programa de Hotel, Programa para Pousada
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