Os sistemas atuais oferecem uma visão ampla da situação do Hotel ou Pousada, melhoria dos processos operacionais, otimização do fluxo de trabalho, redução de custos, identificação das prioridades, além de evitarem erros e imprevistos que geram insatisfação nos hóspedes.

E, assim como todo programa de gestão empresarial, os Sistemas de Gestão Hoteleira precisam estar em constante evolução para atender às novas demandas do setor. Por isso, indica-se acompanhar o desempenho do seu Sistema de Hotel e avaliá-lo constantemente para entender quando trocá-lo.

Neste artigo, vamos dar dicas importantes para você avaliar seu sistema atual e saber se está na hora de substituí-lo por um sistema mais moderno e mais simples de usar. Considere:

Ausência ou defasagem de funcionalidades essenciais

Ao contratar um Programa para Hotel ou para Pousada, o Hoteleiro espera que ele tenha as principais funções para como controlar a operação do dia-a-dia, otimizar o trabalho de seus colaboradores e auxiliá-lo na tomada de decisões com informações claras e objetivas.

Podem ser consideradas funcionalidades essenciais dos Programas Hoteleiros:

• Controle da disponibilidade de quartos e do tarifário por categoria;
• Gestão e controle de reservas, incluindo check-in e check-out;
• Gestão e controle das contas dos hóspedes, incluindo diárias, consumos e pagamentos;
• Gestão dos serviços de governança e manutenção;
• Gestão de Clientes;
• Finanças, incluindo Contas a Receber, a Pagar, Fluxo de Caixa e Controle do Caixa Físico;
• Controle de estoque em diferentes depósitos; e
• dentre outros.

É claro que, dificilmente, um sistema terá 100% das funcionalidades exatamente como imaginadas por você. Mas ele deve sim oferecer formas de atender todas as suas necessidades. Ou até, desenvolver funcionalidades customizadas para você.

O seu Sistema Hoteleiro atual atende suas principais necessidades?

Se o Hotel ou Pousada evolui um processo, o seu Sistema de Gestão Hoteleira acompanha essa evolução?

Suas respostas já dirão se está na hora de trocá-lo.

Plataforma tecnológica do programa de hotel X sua necessidade

Você não precisa ser um especialista para entender se a plataforma tecnológica de seu sistema é atual ou não. Vamos a 2 exemplos que ajudarão a ilustrar como é fácil perceber se seu Sistema Hoteleiro acompanha suas necessidades ou não:

• Uma das grandes expectativas do empresário Hoteleiro na hora de implantar um Sistema de Gestão é ter facilidade para acessar as informações de seu negócio em qualquer lugar que esteja, já que, em boa parte das vezes, o Hoteleiro acompanha o seu negócio à distância. Embora, aparentemente, esta seja uma funcionalidade primária de qualquer sistema de gestão, é importante lembrar que os sistemas mais antigos são obsoletos e bem limitados quanto à consulta de informações à distância e em tempo real. Se este é o seu caso, você precisará buscar um Sistema de Gestão Hoteleira Online, já que esta é uma função essencial para quem quer ganhar tempo e manter o controle mesmo à distância.
• Hoje em dia, para oferecendo experiência mais personalizada, e também para reduzir custos com Comissões e Taxa de Administração de Cartões, vários Hotéis e Pousadas estão vendendo diretamente para seus hóspedes pelo Motor de Reservas. O seu Motor de Reservas, por exemplo, possuiu design vendedor e oferece, aos seus hóspedes, o PIX automatizado como forma de pagamento?

Esses exemplos permitem avaliar se o Sistema de Gestão Hoteleira atual evoluiu constantemente ou se está parado no tempo.

Suporte técnico e treinamento.

A relação entre o hotel ou pousada e o fornecedor do sistema de gestão hoteleira é um fator fundamental para o sucesso dessa parceria. Caso esta relação seja comprometida por algum motivo, talvez, seja melhor considerar uma possível mudança.

O relacionamento entre as partes deve ser amigável e o fornecedor deve estar atento as necessidades do hoteleiro, bem como o bom funcionamento e a constante atualização do sistema de gestão.

É indicativo irrevogável da necessidade de mudança quando:

• Os funcionários do Hotel não são treinados na implantação ou nas novas versões. A empresa provedora do sistema de gestão hoteleiro deve oferecer treinamento explicativo para o uso do software na implantação e, se necessário, nas atualizações mais relevantes. E, ainda, na renovação da equipe do hotel ou pousada, estar disponível para um treinamento de reciclagem.
• Embora os melhores sistemas de gestão tenham o uso intuitivo, é fundamental que um treinamento esclareça, não só ao hoteleiro, mas a toda a sua equipe as funções que o sistema oferece, a forma de uso e as aplicações de atualizações.
• Este treinamento deve ser acordado no momento da escolha do software e, caso o fornecedor, não cumpra com a disponibilidade deste recurso, tem-se fator de descontinuidade do sistema no empreendimento. Não só pelo treinamento em si, como também pelo fato que uma parceria de sucesso depende de um relacionamento de confiança.
• O hoteleiro encontra dificuldade na hora de acionar o suporte técnico ou se o mesmo for feito apenas com visitas presenciais. Com a escassez de tempo e a necessidade de agilidade nas atividades, o sistema de gestão deve ser corrigido de forma ágil e simples. Ter atualizações online e transparentes para o hotel ou pousada é fundamental para um bom atendimento. A ausência desta funcionalidade pode comprometer toda a operação do sistema e indicar que ele está obsoleto.
• O hoteleiro não encontra um canal aberto para discutir o uso de novas funcionalidades disponíveis no software de hotel ou necessidades futuras. Mais que um simples suporte, aqui o ponto de análise é a capacidade de o fornecedor do sistema de gestão fazer um atendimento consultivo que ajude o hotel ou pousada a fazer um uso mais racional do sistema.

Custo x benefício do software de hotel

Uma situação bastante delicada para o hoteleiro é quando o sistema de gestão não gera o benefício esperado. Isso pode acontecer por diversos motivos, dentre eles:

• Erro na avaliação do sistema: quando o hoteleiro não consegue adotar critérios de escolha adequado a sua necessidade e, consequentemente, avalia incorretamente o software de gestão hoteleira durante o processo de escolha do sistema ideal. Nestes casos, o sistema não conseguirá gerar os benefícios esperados;
• “Ausência” de funcionalidades fundamentais: como já foi dito, é comum que os sistemas não oferecem funcionalidades exatamente como o esperado. Geralmente, funcionalidades alternativas são apresentadas durante o processo de venda do programa hoteleiro. As alternativas podem ser interessantes e até ajudar na evolução dos processos do hotel ou pousada; ou podem simplesmente atrapalhar a execução das atividades do dia-a-dia. Mas, é fato que, é muito difícil avalia-las com profundidade durante o processo de definição da mesma. Nesses casos, é altamente indicado que se busque sistemas de gestão hoteleiros mais modernos para substituir o antigo;
• Incompatibilidade de valor x versão: os sistemas obsoletos tentam evoluir para se manterem atualizados. Conseguem disponibilizar novas funcionalidades e até novas versões, mas com velocidade baixa e custo alto, já que a plataforma na qual são programados está obsoleta. Além do problema da falta de agilidade, o custo é repassado ao cliente e, com o tempo, o sistema vai ficando mais caro que um sistema moderno.
• Custos ocultos: é comum ver no mercado sistemas que exigem uma rede local, infraestrutura de servidores, técnico de informática disponível no local, dentre outros. Além disso, muitas vezes o treinamento, usuários ilimitados e computadores ilimitados não estão inclusos nos custos apresentados inicialmente. Por isso, sempre avalie os custos totais de operação de um sistema antes de qualquer decisão. Conheça as vantagens de um sistema online.

Em todas as situações acima, protelar a substituição do sistema é, com certeza, a pior opção. Busque uma solução tecnológica que atenda bem as suas necessidades. Mas, calma! Avalie corretamente as outras opções no mercado para não cometer os mesmos erros na sua próxima experiência. Veja como escolher um bom sistema de gestão hoteleira.

Como escolher um bom Sistema de Gestão Hoteleira:

Ao escolher seu novo sistema de gestão hoteleira, você deve levar em consideração as funcionalidades essenciais para seu negócio. Um bom sistema de gestão permite uma visão geral de seu Hotel ou Pousada minuto a minuto, otimiza o fluxo de trabalho e melhora os procedimentos operacionais, evitando erros e imprevistos.

Um PMS eficiente te ajuda na gestão de reservas e atividades de front-desk (recepção). Sendo a criação de reservas é uma das atividades mais importantes em um Hotel ou Pousada, seu novo software deve facilitar e otimizar esses procedimentos, proporcionando uma visão clara dos check-outs e check-ins que ocorrerão no dia, agilizando o procedimento de entrada e saída dos hóspedes.

Seu novo sistema de gestão deve também controlar as atividades de governança, possibilitando a otimização dos serviços de arrumação, limpeza e manutenção, além de permitir o lançamento do consumo do frigobar nas contas dos hóspedes.

Tendo em vista que é comum grupos empresariais serem responsáveis por mais de uma propriedade no ramos hoteleiro, é essencial que, além da visão geral de cada estabelecimento, seja possível também a visão geral de todo grupo.

Seu novo sistema deve também ferramentas que gerem relatórios em tempo real, possibilitando a tomada de decisões e garantido a boa administração de seu negócio.

Implantação do novo sistema

Mudanças lentas são danosas à operação por gerarem mais esforço de todos no hotel ou pousada. Ao decidir por um sistema de gestão hoteleira online e moderno, você coloque foco e seja ágil. Concentre as atividades de implantação num período mais curto. A mudança será absorvida mais facilmente e você pode usufruir dos benefícios da troca com mais rapidez.

Mais dicas de como organizar a implantação do novo sistema de gestão hotelaria:

• Seja diretivo e rápido no processo de substituição.
• Comunique a mudança à equipe.
• Exija uma implantação rápida por parte do fornecedor do sistema de gestão.
• escolha num funcionário com desenvoltura para aprendizado de informática. Ele será o primeiro contato dos demais em caso de dúvidas.
• treine os funcionários, especialmente o ponto focal escolhido.
• cobre-os pelo uso correto do sistema desde o primeiro dia.

Operação de um hotel sem operações automatizadas

Imagine que um hóspede fez uma reserva e você precise lança-la na sua planilha. No dia do check-in, a recepção sabe que o hóspede está prestes a chegar, mas não tem informação sobre a limpeza do quarto e no momento que o hóspede chega precisa se comunicar com as camareiras ou o responsável pela organização dos serviços para ter certeza se o quarto está pronto, perdendo vários minutos nessa comunicação e deixando o hóspede esperando.

Ou, imagine que na chegada desse mesmo hóspede, a recepção supõe que o quarto já está pronto, entrega a chave ao hóspede que, ao chegar no quarto, percebe que tudo está desarrumado?

São situações que não devem acontecer em hipótese alguma: deixar o hóspede esperando ou, pior, entregar um quarto desarrumado a ele.

Se as informações sobre os quartos estivessem disponíveis em tempo real, através de um programa de gestão hoteleira, essa situação teria sido evitada, pois a recepção já atribuiria um quarto no sistema antes da chegada do hóspede e a equipe de limpeza atualizaria o status do quarto no sistema, não havendo margens para erros.

Este é apenas um exemplo básico de como os sistemas para hotel podem impactar positivamente a experiência do hóspede. Há muitos benefícios operacionais de informatizar a operação e a gestão de seu hotel ou pousada: visibilidade online de tudo o que está acontecendo, atualizações em tempo real, eliminação dos erros gerados pelos controles em papel (já que “papel aceita tudo”) e melhor a eficiência da equipe.

Como o FastHotel melhora a experiência do hóspede

Pensando inicialmente na experiência de compra, o FastHotel possui o Motor de Reservas mais revolucionário do mercado. Com um design exclusivo e uso simples, você causa uma boa impressão já no momento em que seu futuro cliente está analisando sua propriedade (com fotos e textos vendedores).

Em seguida, com o módulo de Relacionamento com o Cliente, o FastHotel enviará automaticamente a confirmação da reserva, Fast Check-in (com link para o hóspede complementa seus dados para receber uma FNRH praticamente preenchida e agilizar o processo de check-in – veja os benefícios do Fast Check-in), aviso de estadia próxima (que pode conter dicas da suas região) e Pesquisa de Satisfação pós check-out. É um salto significativo na experiência do cliente mesmo antes de ele chegar na recepção.

Numa operação informatizada, a recepção tem informações em tempo real sobre os quartos disponíveis e sobre os quartos que estão em arrumação ou em bloqueio por manutenção, por exemplo.

Assim, ao receber o hóspede, a recepção precisa somente verificar qual quarto da categoria comprada está disponível, confirmar os dados do cliente (e imprimir a FNRH pré-preenchida) e entregar a chave para ele. O tempo que o funcionário da recepção perderia fazendo as verificações do quarto, ele pode usar envolvendo o hóspede em sua chegada. Essa agilidade no Check-in é essencial para reforçar boa impressão que seu hóspede vem tendo desde a compra da reserva!

Um sistema de gestão hoteleira também traz agilidade no processo de check-out, ao ter disponível em tempo real todo o consumo do hóspede durante sua hospedagem, controle de eventuais débitos e fechamento simplificado da conta.

Além disso, todas as informações captadas de seu hóspede podem ser usadas posteriormente para o pós-venda, fidelização e personalização de atendimento no retorno deste hóspede, uma vez que o hoteleiro tem condições de reunir todas as informações sobre seu cliente de forma fácil.

Como otimiza as atividades dos funcionários

Funcionários dedicando tempo em verificações manuais é desperdício que pode ser evitado. E esse tempo economizado pode ser redirecionado para tarefas mais importantes e para atenção ao hóspede.

Um software hoteleiro eficiente mostra aos funcionários um painel de situação atual que facilita o gerenciamento das acomodações, pois mostra, em tempo real, a situação dos quartos: qual reserva ocupa o quarto, haverá check-out, serviço de camareira (faxina, arrumação ou conferência), serviço de manutenção rápida ou com bloqueio, haverá check-in. Tudo isso numa única tela, com atalhos rápidos para qualquer uma das atividades acima.

Sem contar o controle automatizado dos serviços de camareira: faxina programadas após check-outs, arrumações para as hospedagens prolongadas e conferências. E você ainda pode programar manutenção do quarto e acompanhando no painel a liberação da acomodação para um novo hóspede.

Automatização das operações hoteleiras na prática

Automatizar as atividades de seu Hotel ou Pousada por meio de um Programa de Gestão Hoteleira facilita e simplifica as atividades do front-desk, governança e back-office e o “FastHotel” proporciona uma gestão dinâmica, eficaz e moderna de seu negócio. Veja mais detalhes de como transformar algumas atividades do front-desk: